Ett typiskt besök i kontur
Varje byrå är organiserad lite annorlunda, men de flesta besök följer samma form. Du hittar rätt våning, tar en numrerad biljett, väntar på ditt nummer på en skylttavla, lämnar över din ansökan vid en disk och väntar igen medan den kontrolleras.
Den första motkonversationen är där språket betyder mest. Handläggaren måste veta vilket förfarande du vill ha, kontrollera att formuläret och dokumenten är kompletta och berätta vad som händer härnäst. Allt annat väntar.
- Kontrollera aktuell blankett och dokumentlista innan besöket.
- Kom tidigt; köer kan vara långa, särskilt nära högsäsong.
- Ta en numrerad biljett för rätt typ av procedur.
- Skicka in ansökan och svara på frågor om dina dokument.
- Få instruktioner om resultatet och hur du kommer att bli kontaktad.
Namnge din procedur
Öppna med proceduren snarare än en lång förklaring av din situation. En kontorist kan dirigera dig på några sekunder när de hör kōshin eller henkō, och detaljerna kan följa om de frågar.
Om du inte är säker på vilken procedur som gäller dig, säg det direkt. Det är en normal fråga vid en informationsdisk och mycket bättre än att ställa sig i fel kö.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 在留期間の更新をしたいです。 | Zairyū kikan no kōshin o shitai desu. | Jag skulle vilja förnya min vistelseperiod. |
| 在留資格の変更をお願いしたいのですが。 | Zairyū shikaku no henkō o onegai shitai no desu ga. | Jag skulle vilja ansöka om statusändring. |
| 在留カード | zairyū kādo | Uppehållskort |
| 申請書 | shinseisho | Ansökningsformulär |
| どの手続きが必要か分かりません。 | Dono tetsuzuki ga hitsuyō ka wakarimasen. | Jag är inte säker på vilken procedur jag behöver. |
| 仕事が変わったので、相談したいです。 | Shigoto ga kawatta node, sōdan shitai desu. | Mitt jobb har förändrats, så jag skulle vilja ha lite råd. |
Biljetter, diskar och väntan
Det numrerade biljettsystemet är detsamma som används på stadskontor och banker, men väntan kan bli mycket längre. Titta på displayen och lyssna efter ditt nummer, eftersom samtal ofta bara görs en eller två gånger.
Om du är osäker på om du är på rätt plats, fråga innan du sätter dig. Personalen omdirigerar dig hellre i början än efter en timmes väntan.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 番号札を取ってください。 | Bangōfuda o totte kudasai. | Ta gärna en numrerad biljett. |
| 何番の窓口に行けばいいですか。 | Nanban no madoguchi ni ikeba ii desu ka. | Vilket disknummer ska jag gå till? |
| 呼ばれるまでお待ちください。 | Yobareru made o-machi kudasai. | Vänta tills du blir uppringd. |
| ここで待っていればいいですか。 | Koko de matte ireba ii desu ka. | Är det okej att vänta här? |
| もう呼ばれましたか。 | Mō yobaremashita ka. | Har mitt nummer redan blivit uppringt? |
Handlingar och vad expediten kontrollerar
Det mesta av motkonversationen handlar om papper. Handläggaren kontrollerar att blanketten är ifylld, att bilden uppfyller kraven och att underlagen stämmer överens med din situation. Den exakta listan beror på din status, så tabellen nedan visar bara de typer av föremål som vanligtvis är involverade.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 書類が足りません。 | Shorui ga tarimasen. | Ett dokument saknas. |
| 追加の書類を出してください。 | Tsuika no shorui o dashite kudasai. | Vänligen skicka in ytterligare dokument. |
| この写真で大丈夫ですか。 | Kono shashin de daijōbu desu ka. | Är det här fotot acceptabelt? |
| 後で郵送してもいいですか。 | Ato de yūsō shite mo ii desu ka. | Kan jag skicka det med posten senare? |
| 収入印紙はどこで買えますか。 | Shūnyū inshi wa doko de kaemasu ka. | Var kan jag köpa en intäktsstämpel? |
| Objekt du kan bli tillfrågad om | Varför det spelar roll |
|---|---|
| Ansökningsformulär | Det måste vara formuläret för ditt specifika förfarande |
| Pass och uppehållskort | De identifierar dig och visar din nuvarande status |
| Bild | Det måste uppfylla formulärets storlek och bakgrundsregler |
| Dokument från din arbetsgivare eller skola | De stödjer anledningen till din vistelse |
| Intäktsstämpel för avgiften | Vissa ingrepp betalas med en stämpel när du får resultatet |
Efter att du ansökt
En ansökan avgörs sällan på dagen. Du kan få veta hur resultatet kommer att nå dig, ofta av ett vykort eller meddelande som ber dig komma tillbaka och hämta ditt nya kort, och ditt nuvarande kort kan markeras för att visa att en ansökan pågår.
Detta är tillfället att ställa dina frågor, eftersom disken är det enklaste stället att få ett tydligt svar. Fråga hur du kommer att bli kontaktad, vad du ska ta med dig när du kommer tillbaka och vad du ska göra om du flyttar innan resultatet kommer.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| 結果はいつごろ分かりますか。 | Kekka wa itsugoro wakarimasu ka. | När får jag veta resultatet ungefär? |
| はがきが届いたら、何を持ってくればいいですか。 | Hagaki ga todoitara, nani o motte kureba ii desu ka. | Vad ska jag ta med när vykortet kommer? |
| 申請中 | shinsei-chū | Ansökan pågår |
| その間に引っ越したら、どうすればいいですか。 | Sono aida ni hikkoshitara, dō sureba ii desu ka. | Vad ska jag göra om jag flyttar under tiden? |
| 今日の受付票はなくさないでください。 | Kyō no uketsukehyō wa nakusanaide kudasai. | Tappa inte bort dagens kvitto. |
Att ställa frågor utan att gå vilse
Diskpersonalen talar snabbt för att de är upptagna, inte för att de förväntar sig att du ska hänga med. Att be dem att sakta ner, förenkla eller skriva ett ord är helt vanligt, och det är mycket bättre än att nicka åt en instruktion du inte hörde.
Att upprepa nyckelpunkten tillbaka är den enskilt mest användbara vanan här. Det bekräftar instruktionen och ger expediten en chans att rätta dig innan du går.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| すみません、もう一度ゆっくりお願いします。 | Sumimasen, mō ichido yukkuri onegai shimasu. | Förlåt, sakta ännu en gång, tack. |
| もう少し簡単な日本語でお願いできますか。 | Mō sukoshi kantan na nihongo de onegai dekimasu ka. | Kan du säga det på enklare japanska? |
| 紙に書いていただけますか。 | Kami ni kaite itadakemasu ka. | Kan du skriva ner det åt mig? |
| 英語の案内はありますか。 | Eigo no annai wa arimasu ka. | Finns det någon information på engelska? |
| つまり、来週までにこの書類を出せばいいですね。 | Tsumari, raishū made ni kono shorui o daseba ii desu ne. | Så jag behöver bara skicka in det här dokumentet senast nästa vecka, eller hur? |
Förbereder inför besöket
Förberedelser gör en stressig dag till en hanterbar. De flesta problem vid disken kommer från ett saknat dokument eller från att inte kunna förklara en förändring i omständigheterna, och båda kan hanteras hemma.
Att repetera öppningsväxlingen högt hjälper mer än folk förväntar sig, eftersom disken är bullrig och du kommer inte vilja söka efter ord där. Genom att träna med en AI Sensei i Unihongos 3D-klassrum kan du köra utbytet flera gånger, och korrigeringarna i sessionsrapporten visar vilka rader som blev otydliga.
- Skriv ut eller spara den aktuella dokumentlistan för din procedur.
- Placera dokument i den ordning de är listade.
- Skriv en mening som förklarar varje förändring, till exempel en ny arbetsgivare.
- Ta med ditt uppehållskort, pass och en penna.
- Tillåt en hel morgon eller mer och ta med något att göra medan du väntar.