Svarar i telefon
Kontorstelefonen är den svåraste delen av det här jobbet och den mest skriptade, vilket är en bra kombination: den kan förberedas nästan helt.
Öppningen är fast, och moshi moshi används inte i affärssamtal. Du anger företagets namn och ditt eget, sedan tar du deras.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。株式会社サンプルの田中でございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Kabushiki-gaisha Sanpuru no Tanaka de gozaimasu. | Tack för att du ringde. Det här är Tanaka från Sample Ltd. |
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Tack för ditt fortsatta stöd. |
| 恐れ入りますが、お名前を伺えますか。 | Osoreirimasu ga, onamae o ukagaemasu ka. | Får jag fråga ditt namn? |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō omachi kudasaimase. | Vänta ett ögonblick. |
| おつなぎいたします。 | Otsunagi itashimasu. | Jag kommer att sätta dig igenom. |
| お電話が遠いようです。 | Odenwa ga tōi yō desu. | Linjen verkar svag. |
Tar ett meddelande
Att ta ett meddelande är där fel är kostsamma, och disciplinen är att bekräfta allt tillbaka: namn, företag, nummer och substans.
Att bekräfta ett telefonnummer siffra för siffra är standardpraxis, och de säkrare avläsningarna för fyra och sju finns just för detta.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| あいにく田中は席を外しております。 | Ainiku Tanaka wa seki o hazushite orimasu. | Tyvärr är Tanaka borta från sitt skrivbord. |
| 折り返しお電話いたしましょうか。 | Orikaeshi odenwa itashimashō ka. | Ska vi ringa tillbaka? |
| ご伝言を承ります。 | Godengon o uketamawarimasu. | Jag tar ett meddelande. |
| お電話番号を確認させていただきます。 | Odenwa bangō o kakunin sasete itadakimasu. | Låt mig bekräfta ditt telefonnummer. |
| 復唱いたします。 | Fukushō itashimasu. | Jag kommer att upprepa det tillbaka. |
| 田中に申し伝えます。 | Tanaka ni mōshitsutaemasu. | Jag kommer att ge det vidare till Tanaka. |
Lägg märke till att din egen kollega hänvisas till utan hedersbetygelse när du pratar med en extern uppringare. Detta är den punkt eleverna oftast har fel.
Registret som skiftar
Den enda begreppsmässiga svårigheten med detta jobb är att registret beror på vem som är i andra änden snarare än på vad du gör. Samma person hänvisas till olika beroende på vem du pratar med.
Att få ödmjukhetens riktning rätt är viktigare än att få varje form perfekt, och det är det som utmärker någon som förstår konventionen.
| Att prata med | Din chef är | Deras chef är |
|---|---|---|
| En klient | 田中 | 田中様 |
| En kollega | 田中部長 | Deras titel |
| Din chef | Hedersformer | Ej tillämpligt |
| En leverantör | 田中 | Hederlig |
| En annan avdelning | 田中部長 | Deras titel |
Den första raden är den som ska internaliseras. Att lägga till en hedersbetygelse till din egen chefs namn inför en klient är omedelbart hörbart som ett fel.
Interna förfrågningar
Förfrågningar inom kontoret är artiga men lättare, och de är konstanta: be om ett dokument, jaga ett godkännande, kontrollera en deadline. Registret är artigt utan full keigo.
Chasing är en normal del av rollen och har konventionella mjukgörare som gör den omärklig.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| お忙しいところ、すみません。 | Oisogashii tokoro, sumimasen. | Ledsen att jag stör dig när du är upptagen. |
| こちらの書類、ご確認いただけますか。 | Kochira no shorui, gokakunin itadakemasu ka. | Skulle du kunna kontrollera detta dokument? |
| 先日の件、いかがでしょうか。 | Senjitsu no ken, ikaga deshō ka. | Hur går saken från häromdagen? |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | Deadline är imorgon. |
| ご都合のよいときで結構です。 | Gotsugō no yoi toki de kekkō desu. | När det passar är bra. |
| 念のため、確認させてください。 | Nen no tame, kakunin sasete kudasai. | Låt mig bekräfta för säkerhets skull. |
Besökare
Receptionsutbyten är korta, fasta och frekventa. Hälsa, bekräfta vem de är här för att se, placera dem och informera personen.
Att erbjuda te är vanligt på många kontor och är en del av manuset snarare än ett initiativ.
| japanska | Romaji | Menande |
|---|---|---|
| いらっしゃいませ。 | Irasshaimase. | Välkomna. |
| お約束はございますか。 | Oyakusoku wa gozaimasu ka. | Har du en tid? |
| ただいま担当者を呼んでまいります。 | Tadaima tantōsha o yonde mairimasu. | Jag ska hämta personen nu. |
| こちらでお掛けになってお待ちください。 | Kochira de okake ni natte omachi kudasai. | Sätt dig här och vänta. |
| お茶をお持ちいたします。 | Ocha o omochi itashimasu. | Jag ska ge dig lite te. |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Tack för att du väntar. |
Borra telefonen
Av allt i det här jobbet är telefonen vad man ska öva på, av tre anledningar: det är det svåraste mediet, det är det mest skriptade innehållet och det är det nya administrativa personalen fruktar mest.
Eftersom det är manus, borrar det bra. Att köra samtalsskriptet med en AI Sensei i Unihongos uppslukande 3D-klassrum, talat snarare än maskinskrivet, får öppningen och meddelandet att ta den hastighet ett verkligt samtal behöver, och uttalslabbet är värt att använda på siffrorna, eftersom en telefonlinje försämrar exakt längdskillnaderna som skiljer fyra från sju.
Mitten av ett samtal är inte skriptat, och det är vad ett rollspel tillägger: en uppringare som säger något du inte förutsåg, då de bekräftande fraserna måste komma fram utan komposition.
Lär dig öppningen och meddelandehanteringen för att fullborda automatiken. Mellan dem täcker de de flesta samtal, och förtroendet i telefonen förändrar hela jobbet.