抵达之前：确认预约和时间
客户拜访从前一天开始，并通过一封简短的电子邮件确认日期、时间和地点；它让客户有机会提及更换房间或额外的与会者。当您与客户的员工交谈时，约会在随意演讲中是 apo，在敬语中是 o-yakusoku。
当天，请提前十分钟到达大楼，并提前五分钟到达前台。利用空余时间检查证件，将手机静音，冬天进门前脱掉外套；来访者手臂上搭着外套进入客户的办公室。如果火车延误导致您迟到，请在预约时间之前致电告知实际的新到达时间。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | 期待我们明天十点的见面。 |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | 按照计划，该地点是您的总部吗？ |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | 非常抱歉，由于火车晚点，我会迟到大约十分钟。 |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | 我来的有点早，所以我就在大厅等一下。 |
接待脚本：uketsuke
接待、受付有三种形式，剧本几乎没有变化。大型建筑设有配备人员的办公桌，通常还配有安全门；一家中型公司的柜台上有一部电话，上面有分机列表；一个小办公室有一扇门，你可以一边说“shitsurei itashimasu”一边打开。在每种情况下，您都按顺序提供三项信息：您的公司、您的姓名以及您预约的对象和时间。
注意动词。 To mōshimasu 是 to iimasu 的简写形式，也是在这里介绍自己的唯一方式。 O-yakusoku o itadaite orimasu，我被安排了一个约会，把这个约会放在客户的礼物里，这是礼貌的框架。将 sama 附加到您要拜访的人的姓名后，如果您知道，请添加他们的部门，因为一家大公司可能有几个同姓的人。
接待员会说 shōshō o-machi kudasai，给对方打电话，然后说 tadaima mairimasu，他们正在路上，或者指定一个房间。如果有访客证（nyūkanshō），请将其佩戴在明显位置，并在离开时归还。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | 我叫田中，来自 ABC 公司。 |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | 我和销售部门的佐藤先生有个约会，十点钟。 |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | 请稍等。 |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | 佐藤正在路上；请在这里坐。 |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | 抱歉让您久等了。 |
等候室和被带入
您可以在大堂、接待室、接待室或会议室等候。当工作人员带领您时，稍微走在他们后面，让他们按下电梯按钮；在电梯里，导游站在面板旁边，您站在后面。
在房间里，导游说“dōzo o-hairi kudasai”或“kochira e dōzo”。即使房间是空的，进门时也要说“shitsurei itashimasu”，然后就座。如果没有人说话，请站在最靠近门的座位附近，或者坐在里面，当你要见的人进来时再站起来。把你的包放在椅子旁边的地板上，而不是放在桌子上。如果送茶，除非等待时间较长，否则要向茶人道谢并等待主人的dōzo后再喝。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | 请这边走。 |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | 对不起（进入房间）。 |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | 请坐下来等待。 |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | 这个座位可以吗？ |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | 请坐在后面的座位上。 |
座位、名片和开幕致辞
会议室设有离门最远的上座（kamiza）和距离门最近的下座（shimoza）。神座属于客人，最年长的客人离门最远，最年长的主人在对面。如有疑问，请等待放置。
当你要见的人进来时，起立。第一次会议从交换名片开始：双手面向对方拿着你的名片，将你的公司、部门和名字写给mōshimasu，用双手接过他们的名片，看一眼，然后将其放在你面前的桌子上进行会议。关于美食礼仪的单独指南涵盖了细节；在这里，只要知道交换发生在任何人坐下之前就足够了。
然后感谢他们抽出时间来，并用一句话说明这次访问的目的。现在，我们将与 kokoro bakari desu ga 一起赠送一份小礼物 temiyage。主持人通常会以 dewa、hajimemashō ka 或有关您的旅程的问题开始，只需简短回答即可。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | 感谢您今天在百忙之中抽出时间来接受我们的采访。 |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | 我今天来是为了解释新计划。 |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | 一个小小的令牌，分享给大家。 |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | 那么，如果可以的话，让我们立即开始吧。 |
总结：总结后续步骤
日本的会议很少以当场宣布决定结束。它以清晰的清单结束，列出双方下一步将做什么以及何时做什么，并且访客应该大声说出来。用 honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu 介绍摘要，然后用 mazu、tsugi ni、saigo ni 列出项目。客户端会纠正他们看到的任何不同的地方，这就是重点。
如果客户需要咨询其他人，他们会说 shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu。要求与五郎约个大概的时间，但不要当场催促约会。当主持人说“honjitsu wa arigatō gozaimashita”时，用“kochira koso”回复，并在他们站起来时站起来。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | 那么我来确认一下我们今天讨论的内容。 |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | 首先，我们将在下周内向您发送报价。 |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | 我们将在内部考虑并在下周与您联系。 |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | 大约什么时候可以收到您的回复？ |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | 还有什么不清楚的吗？ |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | 今天谢谢你。快乐是我们的；我们期待与您合作。 |
离开：每扇门都有shissurei itashimasu
离开和到达一样有多个阶段。收集您的文件和客户的名片，将其放入您的名片盒中。把椅子推进去。在会议室门口，转身说“shitsurei itashimasu”并鞠躬。主人通常会带您到电梯或入口处；保持轻松的谈话，并在行走时再次感谢他们。
到达电梯后，步入电梯，转身面向主人，说“honjitsu wa arigatō gozaimashita”，并在电梯门关闭时鞠躬。在底层入口处，在门口鞠躬。把你的外套放在大楼外面。将任何访客的徽章与 O-kaeshi shimasu 一起归还给接待处，并感谢接待员。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | 那么，我就告辞了。 |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | 请不要费心送我出去。 |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | 今天谢谢你。再见。 |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | 我正在归还访客证。谢谢。 |
拜访客户的词汇
这些是您在接待处、走廊和会议室都会听到的话语。有几种，例如 kisha 和 heisha，只有成对才有意义。
| 单词 | 阅读 | 意义 |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | 工作会议，与客户讨论 |
| 受付 | uketsuke | 接待台 |
| 入館証 | nyūkanshō | 访客证或入场证 |
| 応接室 | ōsetsushitsu | 访客接待室 |
| 会議室 | kaigishitsu | 会议室 |
| 上座 | kamiza | 上层座位，距门最远 |
| 下座 | shimoza | 较低的座位，最靠近门 |
| 貴社 | kisha | 你的公司（与客户交谈） |
| 弊社 | heisha | 我们公司（谦虚） |
| 名刺 | meishi | 名片 |
| 手土産 | temiyage | 拜访时带来的小礼物 |
| お礼メール | o-rei mēru | 访问后的感谢电子邮件 |
头衔也很重要：bucho，部门主管； kachō，科长。使用带有姓氏的头衔 Satō-kachō 或带有 sama 的姓氏，切勿两者同时使用。
后续电子邮件和要避免的错误
访问以当天发送的 o-rei mēru 结束。它有固定的形状：客户的公司、部门、姓名，第一行是sama；感谢您抽出时间；两到三行确认商定的内容以及下一步的日期；以及结束语，如hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu。附上您承诺的任何文件。
最突出的错误是关于顺序和注册的。在被邀请之前就坐会被注意到。把客户的名片放在裤兜里或在上面写字是一种小小的侮辱。在言语中，常见的错误是对客户使用anata，忘记拜访者的名字sama，以及用随意的desu ne回答keigo。如果你说错了，请在下一句中纠正它并继续。公司的习惯各不相同，因此请遵循主人的指导并询问以前拜访过该客户的同事。
- 请勿提前到达十分钟或迟到一分钟而不打电话
- 未受邀请请勿坐，不请自来请勿坐神座
- 会议期间将客户的名片放在桌子上，然后放入名片盒中
- 请勿为客户或其公司使用 anata、kimi 或普通 kaisha
- 请勿在建筑物内或电梯内穿上外套
- 当天发送感谢电子邮件并附上商定的后续步骤