Cara Mengisi Borang Jepun Tanpa Panik

Mengapa borang kelihatan lebih sukar daripada itu

Borang menggunakan label Jepun: dua atau tiga kanji berdiri untuk soalan keseluruhan. 氏名 bukan ayat, ia adalah kotak untuk nama penuh anda, dan apabila anda mengetahuinya, anda mengetahuinya di mana-mana sahaja. Set perbendaharaan kata adalah kecil dan ia berulang merentasi aplikasi akaun bank, kontrak telefon, keahlian gim, helaian lawatan pertama hospital dan kertas pendaftaran sekolah. Mempelajari dua puluh label merangkumi kebanyakan perkara yang akan diberikan kepada anda.

Kesukaran kedua ialah susun atur. Borang Jepun mengharapkan maklumat dalam susunan tetap yang bermula dari umum kepada khusus: nama keluarga sebelum nama diberikan, wilayah sebelum bandar, tahun sebelum bulan sebelum hari. Jika anda menulis mengikut susunan kebiasaan anda sendiri, kotak tidak akan berbaris, dan orang yang menyemak borang akan menyerahkannya kembali. Kaunter perbandaran mempunyai rutin mereka sendiri, diliputi dalam panduan prosedur dewan bandar raya, jadi siaran ini kekal dengan kertas itu sendiri.

Medan yang muncul pada hampir setiap borang

Ambil gambar meja ini dan simpan pada telefon anda. Apabila borang baharu muncul, padankan labelnya dengan senarai dahulu dan hanya kotak yang tidak dikenali sahaja yang tinggal untuk ditanyakan. Borang berbeza mengikut syarikat dan pejabat, jadi anggap lajur sebelah kanan sebagai amalan biasa dan bukannya peraturan.

Nama anda, dan garis furigana di bawahnya

Borang Jepun meletakkan nama keluarga terlebih dahulu, dan banyak yang mencetak 姓 untuk nama keluarga dan 名 untuk nama yang diberikan di atas dua kotak berasingan. Gunakan pesanan dan ejaan pada kad kediaman anda, kerana ketidakpadanan antara borang dan kad adalah sebab paling biasa kertas kerja dikembalikan. Jika nama anda panjang, anda boleh mengisi kotak dengan ketat; apa yang penting ialah setiap watak boleh dibaca.

Baris di bawah nama anda meminta bacaan. Apabila label dicetak dalam hiragana sebagai ふりがな, tulis hiragana; apabila ia dicetak dalam katakana sebagai フリガナ, tulis katakana. Nama asing biasanya ditulis dalam katakana pada kedua-dua baris, yang terasa seperti pengulangan tetapi adalah apa yang diharapkan oleh pejabat. Pisahkan nama dengan titik tengah jika anda sudah menulisnya seperti itu pada kad anda.

Tarikh dalam dua kalendar

Jepun menggunakan kedua-dua tahun Barat, 西暦, dan tahun era, 和暦. Garis tarikh lahir sering mencetak nama era baru-baru ini dengan bulatan kecil supaya anda boleh membunyikan yang betul, kemudian meninggalkan kotak untuk tahun, bulan dan hari. Jika tiada apa-apa yang dicetak, tahun Barat biasanya baik. Penukaran adalah aritmetik mudah setelah anda mengetahui tahun permulaan setiap era, dan tahun pertukaran adalah satu-satunya yang patut disemak semula.

Oleh kerana era berubah separuh melalui setahun, tarikh pada awal 1989 atau pada bulan pertama 2019 boleh menjadi milik sama ada era lama atau baharu. Jika anda dilahirkan di salah satu tingkap tersebut, semak sekali pada dokumen rasmi dan hafal jawapannya daripada mengira semula setiap kali.

Alamat, dari poskod ke nombor bilik

Alamat bahasa Jepun bermula dari unit terbesar hingga terkecil, bertentangan dengan susunan yang biasa digunakan oleh ramai pelajar. Mulakan dengan poskod selepas tanda 〒, kemudian wilayah, bandar atau wad, daerah, dan tiga nombor yang mengenal pasti blok, lot dan rumah. Nama bangunan dan nombor bilik adalah yang terakhir, dan meninggalkannya ialah satu-satunya sebab yang paling biasa pos dan penghantaran gagal.

Sesetengah borang membahagikan alamat pada dua baris, dengan yang kedua dilabelkan 建物名 untuk nama bangunan. Tulis nama bangunan dalam katakana betul-betul seperti yang tertera pada kontrak anda, termasuk bahagian ハイツ atau マンション, dan letakkan nombor bilik selepas 号室. Jika kotak meminta 番地 sahaja, ia mahu nombor tanpa bangunan.

Telefon, e-mel, tempat kerja dan hubungan kecemasan

Blok kenalan adalah mudah tetapi tepat. Nombor telefon ditulis dengan sempang, dan borang selalunya mempunyai baris berasingan untuk 自宅 di rumah dan 携帯 untuk telefon bimbit; jika anda tidak mempunyai talian tetap, tulis telefon bimbit anda pada talian mudah alih dan なし pada talian lain. Alamat e-mel digunakan dalam huruf besar blok dan huruf kecil seperti yang sebenarnya, dan anda patut membacanya kembali kepada ahli kakitangan, kerana satu aksara yang salah secara senyap memecahkan setiap pemberitahuan kemudian.

勤務先 mahukan nama majikan anda, dan borang yang lebih besar juga meminta alamat dan nombor telefonnya, jadi bawa nama itu pada telefon anda. 緊急連絡先 ialah orang yang perlu dihubungi jika sesuatu berlaku kepada anda, dengan 続柄 bertanya bagaimana mereka berkaitan dengan anda. Pilih seseorang yang boleh dihubungi di Jepun jika boleh, dan beritahu mereka bahawa anda telah menyenaraikan nombor mereka.

Melingkari, berdetik dan tanda medan yang diperlukan

Di mana bentuk bahasa Inggeris mengharapkan tanda, bentuk Jepun selalunya mengharapkan bulatan. Arahan 該当するものに〇をつけてください bermaksud lukiskan maru di sekeliling pilihan yang digunakan dan bulatan itu mengelilingi keseluruhan perkataan dan bukannya di sebelahnya. Salib, 罰点, berbunyi sebagai dibatalkan atau salah di Jepun, jadi jangan sekali-kali gunakan satu untuk menandakan pilihan anda. Petak kotak semak memang wujud, dan di sana arahannya biasanya レ点 atau チェック.

• 〇をつける: lukis bulatan di sekeliling pilihan yang terpakai kepada anda
• 該当するものすべてに〇: bulatkan setiap pilihan yang berkenaan, bukan satu sahaja
• レ点を入れる atau チェックする: letakkan tanda di dalam petak bercetak
• 必須 atau merah ※: medan ini mesti diisi
• 任意: pilihan, dan selamat untuk dibiarkan kosong
• 太枠内のみご記入ください: tulis hanya di dalam bingkai tebal
• 黒のボールペンでご記入ください: gunakan mata bola hitam, bukan pensel atau dakwat boleh padam
• 楷書でご記入ください: tulis dalam aksara yang jelas dan terpisah daripada skrip yang digabungkan

Membetulkan kesilapan dengan cara yang diterima

Cecair pembetulan dan pita pembetulan biasanya ditolak pada borang rasmi, kerana mereka menyembunyikan apa yang ada sebelum ini. Pembaikan yang diterima ialah garisan berkembar: lukis dua garisan mendatar lurus melalui teks yang salah, kemudian tulis versi yang betul di atasnya atau di ruang di sebelahnya. Teks lama kekal boleh dibaca, iaitu intipatinya. Beberapa pejabat kemudian meminta anda mengecap meterai kecil, dipanggil 訂正印, di sebelah pembetulan.

Jika kesilapan itu besar, atau jika anda telah menulis maklumat peribadi dalam medan yang salah, minta helaian baharu daripada menampalnya. Kakitangan mengedarkan borang baharu sepanjang hari dan lebih suka melakukannya daripada memproses borang yang tidak boleh dibaca. Amalan berbeza antara pejabat dan syarikat, jadi satu soalan pendek menyelesaikannya lebih cepat daripada meneka.

Tandatangan, meterai dan tarikh anda menandatangani

Bahagian bawah borang biasanya membawa tiga perkara bersama-sama: 記入日 untuk tarikh, 署名 atau お名前 untuk nama anda, dan bulatan kecil atau persegi bertanda 印 untuk meterai. Tandatangan mesti ditulis tangan oleh anda; menaip atau mencetak nama anda dalam kotak itu tidak dikira. Di mana kotak meterai muncul, banyak borang harian kini menerima tandatangan sebaliknya, tetapi bank, kontrak dan beberapa kertas kerja rasmi masih mengharapkan hanko.

Jika anda memiliki hanko, tekan terus ke bawah dengan tekanan sekata pada permukaan yang lembut dan angkat tanpa berpusing, supaya bacaan kekal bersih. Setem conteng biasanya dicop semula di sebelah yang pertama dan bukannya dihapuskan. Meterai berdaftar, digunakan untuk kontrak yang lebih berat, adalah kategori yang berasingan, dan kakitangan akan menyatakan dengan jelas apabila diperlukan.

Bertanya kepada kakitangan tentang sesuatu bidang

Kakitangan di kaunter menghabiskan sepanjang hari menerangkan borang dan tidak akan menganggap anda kurang untuk bertanya. Langkah yang paling berguna ialah menunjuk ke arah kotak dan menamakan masalah, bukannya meminta maaf secara panjang lebar. Mulakan dengan sumimasen, tunjuk, dan tanya satu soalan yang jelas; jika jawapannya terlalu cepat, mō ichido onegai shimasu membeli anda ulangan yang lebih perlahan tanpa melanggar pertukaran.

Dua balasan patut dikenali serta-merta. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, bermaksud sila tulis di sini dan biasanya disertakan dengan jari pada kotak. ここは書かなくて大丈夫です, koko wa kakanakute daijōbu desu, bermakna anda boleh meninggalkan bahagian itu sahaja, dan ia menjimatkan anda mencipta jawapan untuk medan yang dimaksudkan untuk kakitangan.

Latihan yang boleh anda lakukan minggu ini

• Salin dua puluh lima label daripada jadual ke satu halaman dan baca dengan kuat sehingga anda mengenali setiap satu tanpa menterjemah.
• Tulis nama, alamat dan nombor telefon anda sendiri dalam bahasa Jepun pada helaian kosong, kemudian bandingkan dengan kad kediaman anda mengikut aksara.
• Tukar tarikh lahir anda ke dalam sistem era sekali dan tulis hasilnya pada helaian yang sama.
• Pilih kenalan kecemasan anda, minta kebenaran mereka, dan catatkan nombor mereka dan perkataan 続柄 yang akan anda gunakan.
• Sebut sepuluh soalan balas dengan kuat, tunjuk pada kotak khayalan setiap kali supaya isyarat dan ayat tiba bersama.
• Simpan foto borang yang telah diisi dengan betul sebagai templat anda untuk yang seterusnya.