Kesimpulan dahulu
Konvensyen yang paling penting ialah kesimpulan datang di bahagian atas. Pembaca harus mengetahui hasil dari baris pertama dan membaca yang lain hanya jika mereka menginginkan perincian.
Ini bertentangan dengan kebiasaan membina hujah ke arah kesimpulan, iaitu berapa ramai orang yang diajar untuk menulis. Dalam laporan perniagaan Jepun bahawa struktur dibaca sebagai mengelak atau tidak teratur.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Untuk memberi kesimpulan dahulu. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Kesimpulannya, pengenalan boleh dilaksanakan. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Butirannya ikut di bawah. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Siasatan mengesahkan tiada masalah. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | Pada masa ini penghakiman tidak boleh dibuat. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Kesimpulannya adalah seperti berikut. |
Bahagian standard
Laporan mengikut susunan konvensional, dan menggunakannya bermakna pembaca tahu di mana untuk mencari setiap perkara tanpa diberitahu.
Bukan setiap laporan memerlukan setiap bahagian, tetapi susunannya tetap apabila ia muncul.
| Bahagian | Jepun | Mengandungi |
|---|---|---|
| Kesimpulan | 結論 | Hasilnya, pertama |
| Latar belakang | 背景 | Mengapa perkara ini disiasat |
| Kaedah | 調査方法 | Apa yang dilakukan |
| Penemuan | 調査結果 | Fakta sahaja |
| Analisis | 考察 | Tafsiran, dilabel |
| Cadangan | 提案 | Apa yang patut berlaku seterusnya |
Penemuan dan analisis adalah bahagian yang berasingan atas sebab tertentu. Mencampurkannya ialah satu-satunya kritikan yang paling biasa terhadap laporan yang ditulis oleh seseorang yang baru.
Fakta dan pendapat, dipisahkan
Penulisan perniagaan Jepun mengharapkan garis yang jelas antara apa yang diperhatikan dan apa yang penulis simpulkan daripadanya. Menandakan garisan itu secara eksplisit bukanlah pedantry; itulah yang menjadikan laporan boleh dipercayai.
Frasa penanda melakukan kerja, dan menggunakannya secara konsisten menandakan bahawa anda memahami konvensyen tersebut.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Sebenarnya, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Menurut data, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Perkara di atas adalah fakta. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Berikut adalah pandangan saya sendiri. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Difikirkan begitu. (inferens) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Adalah diandaikan bahawa. (lebih lemah) |
Dua yang terakhir ialah lindung nilai standard untuk analisis. Mereka menandakan pernyataan sebagai inferens dan bukannya pemerhatian tanpa melemahkannya.
Gaya penulisan
Laporan menggunakan gaya tulisan biasa dan bukannya gaya perbualan yang sopan. Menulis laporan dalam penghujung desu dan masu dibaca sebagai mesej dan bukannya dokumen dan merupakan salah satu penanda paling jelas bagi seorang penulis yang tidak berpengalaman.
Ayat juga lebih pendek dan lebih berat kata nama daripada dalam pertuturan, yang sesuai untuk pelajar: ayat deklaratif pendek adalah apa yang genre mahukan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Masalah telah disahkan. (gaya laporan) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Kandungan yang sama, gaya mesej |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Jawapan adalah perlu. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Puncanya tidak diketahui. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Terdapat ruang untuk penambahbaikan. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Pemantauan akan diteruskan. |
Nombor dan bukti
Laporan dijangka khusus. Pengkuantiti yang samar-samar melemahkan laporan dengan ketara, dan menggantikannya dengan angka ialah cara terpantas untuk memperbaikinya.
Jika angka tidak pasti, katakan dengan jelas dan bukannya melindung nilai keseluruhan ayat.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Meningkat lima belas peratus pada bulan sebelumnya. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Terdapat tiga laporan. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Ini adalah anggaran. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Angka tersebut adalah sementara. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Butiran adalah seperti lampiran. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Sumber disenaraikan di akhir. |
Sebelum anda menghantarnya
Dua cek menangkap kebanyakan masalah. Pertama, adakah baris pembukaan menyatakan kesimpulannya? Kedua, bolehkah seorang pembaca memberitahu kenyataan mana yang merupakan fakta dan mana kenyataan anda?
Yang ketiga ialah konsistensi gaya: laporan yang bermula dalam gaya biasa dan melayang ke pengakhiran sopan adalah slip biasa dan jelas kepada pembaca Jepun.
- Baris pertama menyatakan kesimpulan.
- Fakta dan analisis adalah dalam bahagian berasingan atau ditanda dengan jelas.
- Gayanya konsisten sepanjang, tanpa pengakhiran sopan dicampur.
- Setiap nombor mempunyai sumber atau dilabelkan sebagai anggaran.
- Ia muat pada satu halaman melainkan ada sebab ia tidak boleh.