Empat bahagian
Permohonan maaf rasmi mempunyai struktur, dan setiap bahagian melakukan kerja yang berbeza. Pelajar biasanya menulis bahagian pertama dengan baik dan dua bahagian terakhir dengan nipis, yang menghasilkan huruf yang kedengaran ikhlas dan tidak memuaskan hati sesiapa.
Pembaca sedang mencari bahagian keempat. Apa yang anda akan lakukan supaya perkara ini tidak berlaku lagi ialah soalan surat itu wujud untuk dijawab.
| Bahagian | Jepun | Tujuan |
|---|---|---|
| Minta maaf | お詫び | Nyatakan dengan jelas, dahulu |
| Fakta | 経緯 | Apa yang berlaku, sebenarnya |
| sebab | 原因 | Mengapa ia berlaku |
| Pencegahan | 再発防止策 | Apa yang akan berubah |
| Penutup permohonan maaf | 重ねてお詫び | Ulangi secara ringkas |
Permohonan maaf muncul dua kali: sekali pada permulaan dan sekali pada penutup. Pengulangan itu adalah konvensional dan dijangka.
Pembukaan dengan permohonan maaf
Surat itu dibuka dengan permintaan maaf, bukan dengan latar belakang. Membuat pembaca bekerja melalui penjelasan sebelum mencapai permintaan maaf dibaca dengan teruk.
Daftar adalah lebih berat daripada surat-menyurat perniagaan biasa, dengan borang yang sederhana digunakan di seluruh.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | Saya benar-benar minta maaf atas masalah yang timbul. |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | Saya memohon maaf yang mendalam. |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | Kami telah menyebabkan anda banyak masalah. |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | Tiada ruang untuk alasan. |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | Saya minta maaf dari hati. |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | Saya memohon maaf atas kebimbangan yang ditimbulkan. |
Fakta, tanpa membela
Kisah tentang apa yang berlaku hendaklah berdasarkan fakta, kronologi dan ringkas. Ini adalah bahagian di mana permohonan maaf paling mudah tersilap, kerana penjelasan dan pembelaan kelihatan serupa pada halaman.
Ujian adalah sama ada ayat memberitahu pembaca apa yang berlaku atau memberitahu mereka mengapa ia bukan salah anda. Jenis kedua harus dikeluarkan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | Saya akan menerangkan apa yang berlaku. |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | Pada 10 Mac, kelewatan penghantaran berlaku. |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | Pemeriksaan kami tidak mencukupi. |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | Penyelarasan dalaman kurang. |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | Ini disebabkan oleh pemeriksaan saya yang tidak mencukupi. |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | Akibatnya, kami menyebabkan anda masalah. |
Perhatikan bahawa mereka menerima tanggungjawab dan bukannya mengagihkannya. Menamakan rakan sekerja atau pembekal sebagai punca tidak diterima walaupun tepat.
Pencegahan, yang membawa berat
Ini adalah bahagian yang pembaca inginkan dan bahagian yang membezakan antara permintaan maaf yang menutup sesuatu dan yang tidak.
Langkah-langkah hendaklah konkrit dan boleh diperiksa. Janji untuk lebih berhati-hati bukanlah ukuran; proses yang berubah adalah.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | Kami telah menetapkan langkah-langkah pencegahan berikut. |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | Kami akan menyemak semula pada setiap langkah. |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | Kami akan menugaskan dua orang untuk tugas itu. |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | Kami telah membuat senarai semak baharu. |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | Kami telah berkongsi dan menyampaikan perkara ini secara dalaman. |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | Kami akan berusaha untuk memastikan perkara ini tidak berulang. |
Ditulis atau dituturkan
Kebanyakan permohonan maaf diucapkan dan serta-merta. Permohonan maaf bertulis berikutan apabila perkara itu serius, di mana pelanggan terjejas, atau di mana rekod langkah-langkah itu dikehendaki.
Untuk perkara yang serius, perintah itu biasanya diucapkan dahulu dan ditulis selepas itu, kerana permohonan maaf bertulis tiba sebelum sebarang kenalan berbunyi sebagai pengelakan.
| Situasi | Dituturkan | Ditulis |
|---|---|---|
| Kesilapan dalaman kecil | ya | Tidak |
| Terlepas tarikh akhir dalaman | ya | Kadang-kadang |
| Pelanggan terjejas | Ya, pertama | Ya, selepas |
| Kerugian kewangan yang disebabkan | Ya, pertama | Ya, formal |
| Masalah berulang | ya | Ya, dengan langkah-langkah |
Di mana kedua-duanya diperlukan, bercakap dahulu. Surat yang tiba sebelum sebarang hubungan manusia dibaca sebagai bersembunyi dan bukannya meminta maaf.
Masa dan nada
Kepantasan lebih penting daripada menggilap. Permohonan maaf yang dihantar pada hari yang sama dalam bahasa Jepun yang tidak sempurna diterima jauh lebih baik daripada yang dibuat dengan baik dihantar seminggu kemudian.
Nada harus jelas dan bukannya dramatik. Ungkapan penyesalan yang terlalu terperinci boleh dibaca sebagai prestasi, dan frasa konvensional wujud dengan tepat supaya anda tidak perlu mencipta bahasa untuk ini.
- Hantar pada hari yang sama jika boleh.
- Gunakan frasa konvensional daripada mencipta sendiri.
- Simpan pada satu muka surat; panjang bukan keikhlasan.
- Sertakan sekurang-kurangnya satu ukuran konkrit.
- Minta rakan sekerja menyemaknya jika perkara itu serius.