Struktur standard
Minit mengikuti susun atur konvensional yang hampir tidak berbeza antara syarikat, yang bermaksud kebanyakan dokumen boleh disediakan sebelum mesyuarat bermula.
Mengisi pengepala lebih awal memberi anda kebebasan untuk menumpukan perhatian pada dua perkara yang sebenarnya memerlukan pendengaran: keputusan dan tindakan.
| Padang | Jepun | Apa yang ada di dalamnya |
|---|---|---|
| Tajuk | 議事録 | Nama dokumen |
| Tarikh dan masa | 日時 | Tarikh, mula dan tamat |
| tempat | 場所 | Bilik atau dalam talian |
| Hadirin | 出席者 | Nama, kadang-kadang jabatan |
| Agenda | 議題 | Perkara yang dibincangkan |
| Keputusan | 決定事項 | Apa yang dipersetujui |
| Tindakan | 宿題事項 | Siapa buat apa bila |
Dua baris terakhir ialah titik dokumen. Segala-galanya di atas mereka adalah pentadbiran yang boleh diisi terlebih dahulu.
Merakam keputusan
Garis keputusan harus menyatakan apa yang dipersetujui dan tidak ada yang lain. Tahan godaan untuk merekodkan siapa yang berhujah untuk apa, yang jarang dimahukan dan boleh menimbulkan masalah di kemudian hari.
Frasa akhir kata nama adalah standard di sini dan memastikan entri pendek. Ayat penuh sopan membuat minit lebih lama tanpa menjadikannya lebih jelas.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Pengenalan sistem baru yang diluluskan. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Cadangan belanjawan dibawa ke masa akan datang. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Bersetuju untuk menerima pakai pilihan A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Dasar semasa diteruskan. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Kesimpulan ditangguhkan. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Butiran untuk dipertimbangkan secara berasingan. |
Merakam tindakan
Tindakan memerlukan tiga perkara: apa, siapa dan bila. Tindakan tanpa pemilik atau tarikh akhir bukanlah satu tindakan, dan minit yang ditinggalkan sama ada merupakan aduan yang paling biasa mengenainya.
Jika tarikh akhir tidak dinyatakan dalam mesyuarat, tanya sebelum menulis minit daripada membiarkannya kosong.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: sediakan bahan, menjelang Jumaat depan |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Setiap orang: serahkan pandangan, dalam minggu ini |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Jualan: sahkan angka |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Sediakan tiga cadangan pada masa akan datang |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Pemilik belum membuat keputusan |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Tarikh akhir akan dimaklumkan |
Dua yang terakhir adalah penyertaan yang sah apabila tiada apa yang diputuskan. Merakam bahawa pemilik tidak membuat keputusan adalah lebih berguna daripada meninggalkan talian keluar.
Apa yang perlu ditinggalkan
Minit lebih berguna apabila ia lebih pendek. Kesilapan yang paling biasa ialah menyalin perbincangan, yang menghasilkan dokumen yang tidak dibaca oleh sesiapa dan yang boleh menimbulkan kesukaran jika pendapat dikaitkan.
Tinggalkan hujah dan simpan hasilnya, melainkan ada sebab khusus untuk merekodkan cara keputusan dicapai.
- Siapa yang tidak bersetuju dengan apa, melainkan ia mesti dalam rekod.
- Balik-balik perbincangan.
- Tafsiran anda sendiri tentang maksud seseorang.
- Perbualan kecil dan penyelewengan.
- Apa-apa sahaja yang anda tidak pasti anda dengar dengan betul; tanya sebaliknya.
Mengambil minit dalam bahasa kedua
Mengambil minit semasa masih belajar bahasa Jepun terdengar mustahil dan boleh diurus, kerana anda tidak perlu mengikuti segala-galanya. Anda memerlukan keputusan dan tindakan, yang ditandai dengan frasa yang boleh diramal.
Mendengar untuk penanda tersebut dan bukannya untuk kandungan adalah teknik yang menjadikannya berkesan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Jadi, atas dasar itu. (keputusan sedang mendarat) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Siapa yang akan bertanggungjawab? (suatu tindakan) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Tarikh akhir ialah Jumaat depan. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Menjelang mesyuarat seterusnya, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Perkara ini ditangguhkan. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Itu mengakhiri mesyuarat. |
Beredar dan membetulkan
Hantar minit pada hari yang sama. Pembetulan adalah mudah sementara orang ingat dan mustahil seminggu kemudian, dan mengedarkan lebih awal juga cara anda mengetahui sama ada anda memahami mesyuarat dengan betul.
Menjemput pembetulan secara eksplisit adalah perkara biasa dan menghilangkan tekanan terhadap dokumen yang ditulis dalam bahasa kedua.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Saya menghantar minit. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Sila semak mereka. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Sila nyatakan sebarang kesilapan. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Saya menghantar semula versi yang diperbetulkan. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Ada bahagian yang saya tidak dapat tangkap. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Saya akan berterima kasih atas sebarang penambahan. |
Mengatakan dengan jelas bahawa anda tidak dapat menangkap sesuatu adalah lebih baik daripada meneka. Rakan sekerja mengisi jurang dengan mudah dan rekod berakhir dengan tepat.