Ditulis untuk diedarkan
Fakta yang menentukan tentang cadangan Jepun ialah ia mengembara tanpa anda. Ia akan dimajukan, dicetak, dibincangkan dalam mesyuarat yang anda tidak sertai dan diputuskan oleh orang yang tidak mempunyai konteks di luar halaman.
Semua yang lain mengikuti daripada itu. Dokumen itu perlu menjawab soalan yang jelas itu sendiri, kerana tiada sesiapa yang hadir untuk menjawabnya, dan ia perlu cukup pendek sehingga pembaca yang sibuk menyelesaikannya.
| Bahagian | Jepun | Jawapan |
|---|---|---|
| Latar belakang | 背景 | Kenapa sekarang |
| Masalah | 課題 | apa yang tak kena |
| Cadangan | 提案内容 | Apa yang anda mahu lakukan |
| Kesan | 期待効果 | Apa yang bertambah baik |
| kos | 費用 | Berapa kosnya |
| Jadual | スケジュール | Apabila |
| Risiko | リスク | Apa yang boleh berlaku |
Tiga yang terakhir ialah perkara yang menjadikan cadangan boleh diambil tindakan. Tanpa kos, jadual dan risiko, pembaca tidak boleh memutuskan apa-apa dan hanya akan menangguhkannya.
Garis ringkasan
Buka dengan satu ayat yang menyatakan apa yang anda cadangkan. Pembaca yang tidak membaca apa-apa lagi harus tahu apa yang diminta.
Menulis baris ini terlebih dahulu juga merupakan ujian berguna untuk pemikiran anda sendiri: cadangan yang tidak boleh diringkaskan dalam ayat biasanya tidak bersedia.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Saya mencadangkan untuk memperkenalkan sistem baharu. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Saya mencadangkan untuk menyemak semula aliran kerja. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Cadangannya adalah seperti berikut. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Tujuannya adalah untuk memendekkan masa bekerja. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Tiga pilihan telah dibandingkan. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Kesimpulannya, pilihan A adalah disyorkan. |
Masalah sebelum penyelesaian
Bahagian masalah melakukan kerja persuasif. Pembaca yang tidak menerima bahawa masalah wujud tidak akan menerima cadangan itu walau bagaimanapun bagusnya, dan ini adalah bahagian yang pelajar cenderung menulis terlalu ringkas.
Kuantiti di mana mungkin. Masalah yang dinyatakan dengan nombor adalah jauh lebih sukar untuk diketepikan daripada yang dinyatakan sebagai tanggapan.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Pada masa ini kira-kira dua puluh jam sebulan diperlukan. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Menjadi manual, ralat berlaku dengan mudah. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Tiga kejadian berlaku pada tahun lepas. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Beban orang yang bertanggungjawab sangat berat. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Seperti yang berlaku, tiada peningkatan dijangka. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Sambutan adalah mendesak. |
Tiga yang pertama diukur dan selebihnya tidak. Cadangan dengan nombor dalam bahagian masalah adalah lebih meyakinkan.
Kos dan jadual
Cadangan tanpa kos dan jadual adalah idea dan bukannya cadangan, dan ia akan dikembalikan atau ditangguhkan. Bahagian-bahagian ini juga merupakan tempat kejujuran membayar: memandang rendah yang ditemui kemudiannya akan menyebabkan kerosakan lebih daripada seorang tokoh jujur yang lebih besar.
Apabila angka tidak pasti, labelkannya sebagai anggaran dan bukannya membentangkannya sebagai tegas.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Kos permulaan adalah kira-kira lima ratus ribu yen. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Kos operasi bulanan timbul secara berasingan. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Ini adalah anggaran dan mungkin berbeza-beza. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Pengenalan dijangka mengambil masa tiga bulan. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Fasa pertama bermula bulan depan. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Kesan terhadap kerja sedia ada adalah terhad. |
Menamakan bantahan
Setiap cadangan mempunyai bantahan yang jelas, dan pembaca akan memikirkannya sama ada anda menyebutnya atau tidak. Menamakan dan menjawabnya adalah kekuatan; meninggalkannya kelihatan sama ada naif atau mengelak.
Di sinilah cadangan mendapat kepercayaan, kerana seorang penulis yang telah menjangkakan kesukaran itu lebih berkemungkinan telah memikirkan yang lain.
| Jepun | Romaji | Maknanya |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Kebimbangan berikut boleh dibangkitkan. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Beban meningkat buat sementara waktu semasa pengenalan. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Ini ditangani dengan pengenalan berperingkat. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Risiko dianggap terhad. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Satu alternatif telah dipertimbangkan tetapi kosnya lebih tinggi. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Sekiranya kebimbangan dibangkitkan, ia akan disemak semula. |
Menyebut bahawa anda menganggap alternatif dan mengapa anda menolaknya adalah salah satu perkara paling kukuh yang boleh disertakan dalam cadangan ringkas.
Sebelum beredar
Semak dokumen terhadap pembaca yang akan melihatnya tanpa anda. Bolehkah mereka memberitahu apa yang dicadangkan, berapa kosnya, bila ia berlaku dan apa yang boleh berlaku, dari halaman sahaja?
Kekonsistenan gaya penting di sini seperti yang berlaku dalam laporan: cadangan menggunakan gaya bertulis biasa, dan pengakhiran yang sopan dicampurkan dalam menandakan dokumen sebagai mesej dan bukannya dokumen.
- Baris pertama menyatakan cadangan.
- Bahagian masalah mengandungi sekurang-kurangnya satu nombor.
- Kos dibahagikan kepada permulaan dan berterusan.
- Jadual dengan tarikh mula disertakan.
- Bantahan yang jelas dinamakan dan dijawab.
- Gayanya konsisten dan jelas sepanjang.