Передача повідомлення японською мовою: Денгон і звітність

Прийом повідомлення на телефон

Послідовність достатньо фіксована, щоб її можна було вивчати як сценарій. Ви встановлюєте, що людина недоступна, повідомляєте, коли вона повернеться, пропонуєте прийняти повідомлення, берете його, читаєте ще раз і називаєте своє ім’я, щоб абонент знав, у кого воно є. Цей останній крок є стандартною практикою в японських офісах, і його часто пропускають учні.

Очікуваним кроком є ​​пропозиція прийняти повідомлення до того, як абонент запитає. Dengon o oazukari shimashō ka, чи можу я прийняти повідомлення, позиціонує вас як корисного, а не як перешкоду, і це те, що сказав би японський колега.

Підтвердження того, що ви записали

Перечитування повідомлення не є обов’язковим для японського офісу, і саме там виявляються помилки. Імена, числа та дати – це три елементи, які необхідно підтвердити, тому що це три, які неможливо відновити з контексту, якщо ви помилитеся.

Щодо імен, запитайте, як пишуться кандзі, якщо вам знадобиться їх написати. Для чисел читайте їх цифра за цифрою. У разі дати вказуйте день тижня поруч із датою, оскільки це відразу вловить різницю.

Фукушо, повторюємо, це названа практика, а не особиста звичка. Оголошення про те, що ви це робите, є нормальним і очікуваним.

Доповідна промова: Ітте Імашіта та її родичам

Щоб передати те, що хтось сказав, приєднайте цитату до речення простої форми та додайте дієслово. Речення всередині залишається зрозумілим, навіть якщо ваше речення є ввічливим, а це правило, яке учні найчастіше порушують: ashita kuru до itte imashita, а не ashita kimasu до itte imashita.

Дієслово сказати змінюється залежно від статусу особи, яка говорить. Itte imashita є нейтральним і охоплює більшість випадків. Osshatte imashita є почесним і використовується, коли повідомляється про клієнта або високопоставлену особу. Mōshite orimashita скромний і використовується, коли ви доповідаєте про свою сторону чужому.

Передаючи повідомлення

Коли ви доставляєте повідомлення, укажіть, від кого воно надійшло та чого він хоче, а потім надайте деталі. Ваш колега має вирішити, чи діяти зараз, і поховати запит у кінці хронологічного звіту ускладнює це.

Нехай слова абонента будуть відрізнятися від вашого власного резюме. Сигнал to no koto desu, вони сказали це, або to itte imashita відокремлює те, що було сказано, від того, що ви припустили, що має значення, якщо пізніше буде виконано повідомлення.

To no koto desu — найкорисніша фраза в цьому розділі. Він позначає ціле твердження як повідомлене, не потребуючи дієслова.

Почесна пастка в ретранслюваних повідомленнях

Японські правила внутрішньої та позагрупової групи застосовуються до всього повідомлення, і вони змінюються залежно від того, з ким ви розмовляєте. Для того, хто дзвонить ззовні, ваш власний менеджер є внутрішнім учі, тому ви відмовляєтеся від титулу та використовуєте скромні форми про нього. Після цього для вашого колеги той самий керівник є старшим і знову отримує почесні нагороди.

Це справжнє джерело помилок, оскільки повідомлення те саме, а мова – ні. Практичне правило полягає в тому, щоб запитувати, хто слухає, а не того, кого описують, і скидати пошану щоразу, коли змінюється аудиторія.

Зверніть увагу, що абонент зберігає свої пошани в кожному рядку. Це лише ваша власна мова, мова якої змінюється разом із аудиторією.

Письмові повідомлення та чат

Більшість ретранслюваних повідомлень тепер передається чатом або електронною поштою, а не паперовою запискою, і умовності стискаються. Очікувана форма: джерело, запит, кінцевий термін і ваше ім’я в такому порядку на чотирьох коротких рядках. Довга проза не підходить для того, що колега читає між зустрічами.

Зберігайте маркери повідомленого мовлення навіть у письмовій формі. Повідомлення в чаті, в якому зазначено, що крайній термін п’ятниця, читається як ваша заява; той, у якому сказано, що крайній термін – п’ятниця, робить джерело явним і захищає всіх, якщо виявиться, що це неправильно.

Коли ви не можете прийняти повідомлення належним чином

Іноді лінія погана, абонент говорить швидко або ви просто не слідкуєте. Неправильна відповідь - це вгадати та передати напівповідомлення; правильний – чітко сказати, що ти зробив і чого не отримав, як абоненту, так і своєму колезі.

Що стосується абонента, то просити його сповільнитися є цілком прийнятним і очікуваним від будь-кого, хто має погану лінію. Якщо ваш колега чітко позначає свою невпевненість, це те, що дозволяє йому вирішити, чи варто передзвонити та перевірити.