Mengapa bentuknya terlihat lebih sulit dari yang sebenarnya
Formulir menggunakan label bahasa Jepang: dua atau tiga kanji mewakili keseluruhan pertanyaan. 氏名 bukanlah sebuah kalimat, itu adalah kotak untuk nama lengkap Anda, dan begitu Anda mengetahuinya, Anda akan mengetahuinya di mana-mana. Kumpulan kosakatanya kecil dan berulang di aplikasi rekening bank, kontrak telepon, keanggotaan gym, lembar kunjungan pertama ke rumah sakit, dan kertas pendaftaran sekolah. Mempelajari dua puluh label mencakup sebagian besar dari apa yang pernah Anda terima.
Kesulitan kedua adalah tata letak. Formulir Jepang mengharapkan informasi dalam urutan tetap yang dimulai dari umum ke khusus: nama keluarga sebelum nama pemberian, prefektur sebelum kota, tahun sebelum bulan sebelum hari. Jika Anda menulis sesuai urutan yang biasa Anda lakukan, kotak-kotak itu tidak akan sejajar, dan orang yang memeriksa formulir akan mengembalikannya. Loket kota memiliki rutinitasnya sendiri, yang tercakup dalam panduan tata cara balai kota, jadi postingan ini tetap ada di koran itu sendiri.
Bidang yang muncul di hampir setiap formulir
| Bidang | Membaca | Arti | Apa yang harus ditulis |
|---|---|---|---|
| 氏名 | Shimei | Nama lengkap | Nama keluarga terlebih dahulu, kemudian nama pemberian, sesuai naskah yang diminta |
| ふりがな | Furigana | Membaca namamu | Hiragana bila labelnya dalam hiragana |
| フリガナ | Furigana | Membaca namamu | Katakana jika labelnya dalam katakana |
| 生年月日 | Seinengappi | Tanggal lahir | Tahun, bulan dan hari, dengan dilingkari zaman jika era dicetak |
| 年齢 | Nenrei | Usia | Usia Anda saat ini; 満 berarti tahun yang telah selesai |
| 性別 | Seibetsu | Seks | Lingkari 男 untuk laki-laki atau 女 untuk perempuan |
| 国籍 | Kokuseki | Kebangsaan | Nama negara seperti yang tertera pada kartu penduduk Anda |
| itu | Jusho | Alamat | Kode pos, lalu prefektur ke gedung dan ruangan |
| 現住所 | Genjūsho | Alamat saat ini | Tempat tinggal Anda sekarang, bukan alamat negara asal Anda |
| 電話番号 | Denwa bango | Nomor telepon | Digit dengan tanda hubung; 携帯 berarti ponsel Anda |
| メールアドレス | Aku sangat menyukainya | Alamat email | Huruf blok, satu karakter per kotak jika kotak dicetak |
| 勤務先 | Kinmusaki | Tempat kerja | Nama perusahaan, terkadang disertai alamat dan nomor teleponnya |
| 学校名 | Gakkomei | Nama sekolah | Dicetak sebagai pengganti 勤務先 pada formulir siswa |
| itu | Shokugyo | Pekerjaan | 会社員, 学生, パート, 自営業, 無職 dan sejenisnya |
| 緊急連絡先 | Kinkyu renrakusaki | Kontak darurat | Nama dan nomor yang sebenarnya akan dijawab oleh seseorang |
| 続柄 | Tsuzukigara | Hubungan denganmu | 父, 母, 夫, 妻, 友人 dan seterusnya |
| 署名 | Shomei | Tanda tangan | Tanda tangani dengan tangan; nama yang dicetak bukanlah tanda tangan |
| 印 | Di dalam | Segel | Stempel hanko Anda, atau tanyakan apakah tanda tangan diterima |
| 記入日 | Kinyubi | Tanggal penulisan | Pada hari Anda menandatangani, bukan pada hari janji temu Anda |
| 在留カード番号 | Zairyū kādo bango | Nomor kartu tempat tinggal | Salin karakter demi karakter dari kartu |
| ※ | Kome-jirushi | Tanda catatan | Menunjuk ke instruksi kecil yang dicetak di bawah |
| 必須 | Hissu | Diperlukan | Harus diisi sebelum Anda menyerahkan formulir |
| itu | Tidak | Opsional | Mungkin dibiarkan kosong |
| 太枠内 | Futowaku-nai | Di dalam bingkai tebal | Tulis hanya di dalam batas yang tebal; staf mengisi sisanya |
| なし | Nashi | Tidak ada | Tulis ini daripada membiarkan kotak yang diperlukan kosong |
Foto meja ini dan simpan di ponsel Anda. Saat formulir baru muncul, cocokkan labelnya dengan daftar terlebih dahulu, dan hanya kotak asing yang tersisa untuk ditanyakan. Formulir berbeda-beda di setiap perusahaan dan kantor, jadi perlakukan kolom di sebelah kanan sebagai praktik umum dan bukan aturan.
Namamu, dan garis furigana di bawahnya
Formulir Jepang mencantumkan nama keluarga terlebih dahulu, dan banyak yang mencetak 姓 untuk nama keluarga dan 名 untuk nama pemberian di atas dua kotak terpisah. Gunakan urutan dan ejaan pada kartu kependudukan Anda, karena ketidaksesuaian antara formulir dan kartu adalah alasan paling umum pengembalian dokumen. Jika nama Anda panjang, boleh saja mengisi kotaknya dengan rapat; yang penting adalah setiap karakter dapat terbaca.
Baris di bawah nama Anda meminta pembacaan. Jika label dicetak dalam hiragana sebagai ふりがな, tulislah hiragana; jika dicetak dalam katakana sebagai フリガナ, tulis katakana. Nama-nama asing biasanya ditulis dalam katakana pada kedua baris, yang terasa seperti pengulangan tetapi merupakan apa yang diharapkan oleh kantor. Pisahkan nama dengan titik tengah jika Anda sudah menuliskannya seperti itu di kartu Anda.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 氏名 グエン ヴァン ナム | Shimei: Guen Van Namu | Nama lengkap: Nguyen Van Nam |
| フリガナ グエン ヴァン ナム | Furigana: Guen Van Namu | Pembacaan nama: Nguyen Van Nam |
| 姓はグエン、名はナムです。 | Sei wa Guen, mei wa Namu desu. | Nama keluarga saya adalah Nguyen dan nama pemberian saya adalah Nam. |
| カタカナで書けばいいですか。 | Katakana de kakeba ii desu ka? | Haruskah saya menulisnya dalam katakana? |
| ふりがなはひらがなですか、カタカナですか。 | Furigana wa hiragana desu ka, katakana desu ka? | Apakah baris bacaannya harus hiragana atau katakana? |
| 在留カードと同じ順番で書きました。 | Zairyū kādo to onaji junban de kakimashita. | Saya menulisnya dengan urutan yang sama dengan kartu tempat tinggal saya. |
Tanggal dalam dua kalender
Jepang menggunakan tahun Barat, 西暦, dan tahun era, 和暦. Garis tanggal lahir sering kali mencantumkan nama era terkini dalam lingkaran kecil sehingga Anda dapat membunyikan nama yang tepat, lalu menyisakan kotak untuk tahun, bulan, dan hari. Jika tidak ada yang dicetak, tahun Barat biasanya baik-baik saja. Konversinya adalah aritmatika sederhana setelah Anda mengetahui tahun awal setiap era, dan tahun peralihan adalah satu-satunya tahun yang perlu diperiksa ulang.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 生年月日 1995年3月14日 | Seinengappi: sen-kyūhyaku-kyūjūgo-nen san-gatsu jūyokka | Tanggal lahir : 14 Maret 1995 |
| 平成7年3月14日生まれです。 | Heisei nana-nen san-gatsu jūyokka umare desu. | Saya lahir pada tanggal 14 Maret, Heisei 7. |
| 西暦で書いてもいいですか。 | Seireki de kaite mo ii desu ka? | Bolehkah saya menulis tahun Barat? |
| 和暦がわからないので、教えていただけますか。 | Wareki ga wakaranai node, oshiete itadakemasu ka? | Saya tidak tahu tahun eranya, jadi bisakah Anda memberi tahu saya? |
| 記入日 令和8年9月6日 | Kinyūbi: Reiwa hachi-nen ku-gatsu muika | Tanggal penulisan: 6 September, Reiwa 8 |
| Era | Membaca | Dimulai | Mengkonversi dari tahun Barat |
|---|---|---|---|
| itu | Reiwa | 2019 | Kurangi 2018, jadi 2026 adalah 令和8年 |
| 平成 | Heisei | 1989 | Kurangi tahun 1988, jadi tahun 1995 adalah 平成7年 |
| 昭和 | Showa | 1926 | Kurangi tahun 1925, jadi tahun 1980 adalah 昭和55年 |
Karena zaman berubah di tengah tahun, suatu tanggal di awal tahun 1989 atau di bulan-bulan pertama tahun 2019 dapat termasuk dalam zaman lama atau baru. Jika Anda lahir di salah satu jendela tersebut, periksa sekali dengan dokumen resmi dan hafalkan jawabannya daripada menghitung ulang setiap kali.
Alamatnya, dari kode pos hingga nomor kamar
Alamat dalam bahasa Jepang dimulai dari satuan terbesar hingga terkecil, kebalikan dari urutan yang biasa digunakan oleh banyak pelajar. Mulailah dengan kode pos setelah tanda 〒, lalu prefektur, kota atau distrik, distrik, dan tiga angka yang mengidentifikasi blok, tanah, dan rumah. Nama gedung dan nomor kamar berada di urutan terakhir, dan tidak mencantumkannya adalah satu-satunya alasan paling umum kegagalan pengiriman dan pengiriman.
Beberapa formulir membagi alamat menjadi dua baris, dengan baris kedua diberi label 建物名 untuk nama bangunan. Tulis nama bangunan dalam katakana persis seperti yang tertera di kontrak Anda, termasuk bagian ハイツ atau マンション, dan cantumkan nomor kamar setelah 号室. Jika sebuah kotak meminta 番地 saja, ia menginginkan angka tanpa bangunan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 〒160-0022 | Yūbin bangō ichi-roku-zero no zero-zero-ni-ni | Kode pos 160-0022 |
| 東京都新宿区新宿3丁目1番1号 | Tōkyō-to Shinjuku-ku Shinjuku san-chōme ichi-ban ichi-gō | 3-1-1 Shinjuku, Distrik Shinjuku, Tokyo |
| さくらハイツ201号室 | Sakura Haitsu nihyaku-ichi gōshitsu | Ketinggian Sakura, kamar 201 |
| 建物名も書きますか。 | Tatemonomei mo kakimasu ka? | Haruskah saya menulis nama bangunannya juga? |
| 郵便番号がわからないんですが。 | Yūbin bangō ga wakaranai n desu ga. | Saya khawatir saya tidak tahu kode posnya. |
| 住所は在留カードの裏に書いてあります。 | Jūsho wa zairyū kādo no ura ni kaite arimasu. | Alamat saya tertulis di belakang kartu tempat tinggal saya. |
Telepon, email, tempat kerja dan kontak darurat
Blok kontaknya mudah namun tepat. Nomor telepon ditulis dengan tanda hubung, dan formulir sering kali memiliki baris terpisah untuk 自宅 di rumah dan 携帯 untuk ponsel; jika Anda tidak memiliki telepon rumah, tuliskan ponsel Anda di saluran seluler dan なし di saluran lainnya. Alamat email menggunakan huruf kapital dan huruf kecil sebagaimana adanya, dan ada baiknya membacakan alamat email Anda kembali kepada anggota staf, karena satu karakter yang salah secara diam-diam merusak setiap pemberitahuan berikutnya.
勤務先 menginginkan nama perusahaan Anda, dan formulir yang lebih besar juga menanyakan alamat dan nomor teleponnya, jadi bawalah itu di telepon Anda. 緊急連絡先 adalah orang yang harus dihubungi jika terjadi sesuatu pada Anda, dengan 続柄 menanyakan hubungan mereka dengan Anda. Pilih seseorang yang dapat dihubungi di Jepang jika memungkinkan, dan beri tahu mereka bahwa Anda telah mencantumkan nomor teleponnya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 電話番号 090-1234-5678 | Denwa bangō: zero-kyū-zero no ichi-ni-san-yon no go-roku-nana-hachi | Nomor telepon: 090-1234-5678 |
| 自宅の電話はありません。 | Jitaku no denwa wa arimasen. | Saya tidak punya telepon rumah. |
| メールアドレスを確認していただけますか。 | Mēru adoresu o kakunin shite itadakemasu ka? | Bisakah Anda memeriksa alamat email saya? |
| 勤務先 さくら食品株式会社 | Kinmusaki: Sakura Shokuhin Kabushiki-gaisha | Tempat kerja: Sakura Foods Co., Ltd. |
| 勤務先の住所も必要ですか。 | Kinmusaki no jūsho mo hitsuyō desu ka? | Apakah Anda memerlukan alamat majikan saya juga? |
| 緊急連絡先は友人でもいいですか。 | Kinkyū renrakusaki wa yūjin demo ii desu ka? | Bolehkah kontak darurat saya menjadi teman? |
| 続柄は「友人」と書きます。 | Tsuzukigara wa yūjin to kakimasu. | Untuk hubungan saya akan menulis teman. |
Melingkari, mencentang, dan menandai bidang yang wajib diisi
Bila bentuk bahasa Inggris mengharapkan tanda centang, bentuk Jepang sering kali mengharapkan lingkaran. Instruksi 該当するものに〇をつけてください berarti menggambar maru di sekitar opsi yang berlaku, dan lingkaran tersebut melingkari seluruh kata dengan rapi, bukan di sampingnya. Tanda silang, 罰点, dibaca sebagai dibatalkan atau salah di Jepang, jadi jangan pernah menggunakan tanda silang untuk menandai pilihan Anda. Kotak centang memang ada, dan instruksinya biasanya レ点 atau チェック.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 該当するものに〇をつけてください。 | Gaitō suru mono ni maru o tsukete kudasai. | Silakan lingkari opsi yang sesuai. |
| どちらに〇をつければいいですか。 | Dochira ni maru o tsukereba ii desu ka? | Yang mana yang harus saya lingkari? |
| ここは必須ですか。 | Koko wa hissu desu ka? | Apakah bidang ini wajib diisi? |
| ここは空欄のままでいいですか。 | Koko wa kūran no mama de ii desu ka? | Bolehkah saya membiarkan ini kosong? |
| 鉛筆で書いてもいいですか。 | Enpitsu de kaite mo ii desu ka? | Bolehkah saya menulis dengan pensil? |
| 黒のボールペンでお願いします。 | Kuro no bōrupen de onegai shimasu. | Tolong, dengan bolpoin hitam. |
- 〇をつける: buatlah lingkaran di sekitar opsi yang sesuai untuk Anda
- 該当するものすべてに〇 : lingkari setiap pilihan yang berlaku, jangan hanya satu
- レ点を入れる atau チェックする: beri tanda centang pada kotak yang sudah dicetak
- 必須 atau ※ merah: kolom ini harus diisi
- 任意: opsional, dan aman untuk dikosongkan
- 太枠内のみご記入ください: tulis hanya di dalam bingkai tebal
- 黒のボールペンでご記入ください: gunakan bolpoin hitam, bukan pensil atau tinta yang bisa dihapus
- 楷書でご記入ください: tulis dengan karakter yang jelas dan terpisah, bukan dalam skrip gabungan
Memperbaiki kesalahan dengan cara yang diterima
Cairan koreksi dan pita koreksi biasanya ditolak pada formulir resmi, karena menyembunyikan apa yang ada sebelumnya. Perbaikan yang diterima adalah garis ganda: gambar dua garis horizontal lurus melalui teks yang salah, lalu tulis versi yang benar di atasnya atau di ruang di sampingnya. Teks lama tetap dapat dibaca, itulah intinya. Beberapa kantor kemudian meminta Anda untuk membubuhkan stempel kecil, yang disebut 訂正印, di sebelah koreksi.
Jika kesalahannya besar, atau jika Anda telah menulis informasi pribadi di kolom yang salah, mintalah lembaran baru daripada menambalnya. Staf membagikan formulir baru sepanjang hari dan lebih memilih melakukannya daripada memproses formulir yang tidak dapat mereka baca. Praktiknya berbeda-beda antara kantor dan perusahaan, jadi satu pertanyaan singkat menyelesaikannya lebih cepat daripada menebak-nebak.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 間違えてしまいました。 | Machigaete shimaimashita. | Saya telah melakukan kesalahan. |
| 修正テープを使ってもいいですか。 | Shūsei tēpu o tsukatte mo ii desu ka? | Bolehkah saya menggunakan pita koreksi? |
| 二重線を引いて、上に書き直してください。 | Nijūsen o hiite, ue ni kakinaoshite kudasai. | Gambarlah garis ganda melaluinya dan tulis ulang di atasnya. |
| 訂正印は必要ですか。 | Teiseiin wa hitsuyō desu ka? | Apakah saya memerlukan segel koreksi? |
| 新しい用紙をいただけますか。 | Atarashii yōshi o itadakemasu ka? | Bisakah saya mendapatkan formulir baru? |
| 書き直したほうがいいですか。 | Kakinaoshita hō ga ii desu ka? | Apakah lebih baik menulis ulang? |
Tanda tangan, stempel dan tanggal Anda menandatangani
Bagian bawah formulir biasanya berisi tiga hal: 記入日 untuk tanggal, 署名 atau お名前 untuk nama Anda, dan lingkaran kecil atau persegi bertanda 印 untuk segel. Tanda tangan harus ditulis tangan oleh Anda; mengetik atau mencetak nama Anda di kotak itu tidak dihitung. Ketika kotak segel muncul, banyak formulir sehari-hari yang kini menerima tanda tangan, namun bank, kontrak, dan beberapa dokumen resmi masih memerlukan hanko.
Jika Anda memiliki hanko, tekan lurus ke bawah dengan tekanan merata pada permukaan lembut dan angkat tanpa memutar, sehingga pembacaan tetap bersih. Prangko yang tercoreng biasanya dicap ulang di samping prangko pertama, bukannya dihapus. Stempel terdaftar, yang digunakan untuk kontrak yang lebih berat, merupakan kategori terpisah, dan staf akan menyatakan dengan jelas bila diperlukan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 印鑑は必要ですか。 | Inkan wa hitsuyō desu ka? | Apakah saya memerlukan stempel pribadi? |
| サインでも大丈夫ですか。 | Sain demo daijōbu desu ka? | Apakah tanda tangan dapat diterima? |
| サインで結構です。 | Sain de kekkō desu. | Tanda tangan tidak masalah. |
| 印鑑を持っていません。 | Inkan o motte imasen. | Saya tidak membawa segel. |
| ここに署名をお願いします。 | Koko ni shomei o onegai shimasu. | Silakan tanda tangan di sini. |
| 日付は今日の日付でいいですか。 | Hizuke wa kyō no hizuke de ii desu ka? | Haruskah tanggalnya menjadi tanggal hari ini? |
Menanyakan kepada anggota staf tentang suatu bidang
Staf di konter menghabiskan sepanjang hari untuk menjelaskan formulir dan tidak akan meremehkan Anda saat bertanya. Langkah yang paling berguna adalah menunjuk ke kotak dan menyebutkan masalahnya, daripada meminta maaf panjang lebar. Mulailah dengan sumimasen, tunjuk, dan ajukan satu pertanyaan yang jelas; jika jawabannya terlalu cepat, mō ichido onegai shimasu memberi Anda pengulangan yang lebih lambat tanpa merusak pertukaran.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| すみません、この用紙の書き方を教えていただけますか。 | Sumimasen, kono yōshi no kakikata o oshiete itadakemasu ka? | Permisi, bisakah Anda menunjukkan cara mengisi formulir ini? |
| ここは何を書けばいいですか。 | Koko wa nani o kakeba ii desu ka? | Apa yang harus saya tulis di sini? |
| 「続柄」はどういう意味ですか。 | Tsuzukigara wa dō iu imi desu ka? | Apa yang dimaksud dengan tsuzukigara? |
| この漢字が読めません。 | Kono kanji ga yomemasen. | Saya tidak bisa membaca kanji ini. |
| 記入例はありますか。 | Kinyūrei wa arimasu ka? | Apakah ada contoh yang diisi? |
| ペンを貸していただけますか。 | Pen o kashite itadakemasu ka? | Bisakah kamu meminjamkanku pena? |
| もう一度お願いします。 | Mō ichido onegai shimasu. | Tolong sekali lagi. |
| ゆっくりお願いします。 | Yukkuri onegai shimasu. | Tolong pelan-pelan. |
| 書けました。確認していただけますか。 | Kakemashita. Kakunin shite itadakemasu ka? | saya telah selesai. Bisakah Anda memeriksanya? |
| ありがとうございました。助かりました。 | Arigatō gozaimashita. Tasukarimashita. | Terima kasih banyak. Itu sangat membantu. |
Dua balasan layak untuk dikenali secara instan. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, artinya silakan tulis di sini dan biasanya dilengkapi dengan jari di kotaknya. ここは書かなくて大丈夫です, koko wa kakanakute daijōbu desu, berarti Anda dapat membiarkan bagian itu saja, dan ini akan menghemat waktu Anda dalam menemukan jawaban untuk bidang yang diperuntukkan bagi staf.
Latihan yang bisa Anda lakukan minggu ini
- Salin dua puluh lima label dari tabel ke satu halaman dan bacalah dengan keras sampai Anda mengenali masing-masing label tanpa menerjemahkannya.
- Tulislah nama, alamat, dan nomor telepon Anda sendiri dalam bahasa Jepang pada selembar kertas kosong, kemudian bandingkan dengan kartu kependudukan Anda karakter demi karakter.
- Ubah tanggal lahir Anda menjadi sistem era satu kali dan tulis hasilnya pada lembar yang sama.
- Pilih kontak darurat Anda, minta izin mereka, dan catat nomor mereka serta kata 続柄 yang akan Anda gunakan.
- Ucapkan sepuluh pertanyaan balasan dengan lantang, sambil menunjuk ke kotak imajiner setiap kali sehingga isyarat dan kalimatnya menyatu.
- Simpan foto formulir yang telah diisi dengan benar sebagai templat Anda untuk formulir berikutnya.