Kesimpulan dulu
Konvensi yang paling penting adalah kesimpulannya ada di bagian atas. Seorang pembaca harus mengetahui hasil dari baris pertama dan membaca sisanya hanya jika mereka menginginkan detailnya.
Hal ini bertentangan dengan kebiasaan membangun argumen menuju suatu kesimpulan, seperti yang diajarkan banyak orang untuk menulis. Dalam laporan bisnis Jepang, struktur tersebut dianggap mengelak atau tidak terorganisir.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Untuk memberikan kesimpulan terlebih dahulu. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Kesimpulannya, pengenalan dapat dilakukan. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Detailnya ikuti di bawah ini. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Investigasi memastikan tidak ada masalah. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | Saat ini keputusan tidak dapat dibuat. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Kesimpulannya adalah sebagai berikut. |
Bagian standar
Laporan mengikuti urutan konvensional, dan menggunakannya berarti pembaca mengetahui di mana menemukan setiap hal tanpa harus diberi tahu.
Tidak setiap laporan memerlukan setiap bagian, namun urutannya sudah ditetapkan ketika laporan tersebut muncul.
| Bagian | Jepang | Berisi |
|---|---|---|
| Kesimpulan | 結論 | Hasilnya, pertama |
| Latar belakang | itu | Mengapa hal ini diselidiki |
| Metode | 調査方法 | Apa yang telah dilakukan |
| Temuan | 調査結果 | Fakta saja |
| Analisa | itu | Interpretasi, diberi label |
| Usul | 提案 | Apa yang harus terjadi selanjutnya |
Temuan dan analisis merupakan bagian terpisah karena suatu alasan. Mencampurnya adalah satu-satunya kritik paling umum terhadap laporan yang ditulis oleh orang baru.
Fakta dan opini, dipisah-pisahkan
Penulisan bisnis Jepang mengharapkan garis yang jelas antara apa yang diamati dan apa yang penulis simpulkan darinya. Menandai garis itu secara eksplisit bukanlah tindakan yang berlebihan; itulah yang membuat sebuah laporan dapat dipercaya.
Frase penanda melakukan tugasnya, dan menggunakannya secara konsisten menandakan bahwa Anda memahami konvensi tersebut.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Bahkan, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Menurut data, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Hal di atas adalah fakta. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Berikut ini adalah pandangan saya sendiri. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Diperkirakan demikian. (kesimpulan) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Hal ini diduga demikian. (lebih lemah) |
Dua yang terakhir adalah lindung nilai standar untuk analisis. Mereka menandai suatu pernyataan sebagai kesimpulan daripada observasi tanpa melemahkannya.
Gaya tertulis
Laporan menggunakan gaya penulisan yang polos dibandingkan gaya percakapan yang sopan. Menulis laporan dengan akhiran desu dan masu dibaca sebagai pesan, bukan dokumen, dan merupakan salah satu penanda paling jelas dari seorang penulis yang tidak berpengalaman.
Kalimat-kalimatnya juga lebih pendek dan lebih berisi kata benda dibandingkan ucapan, sehingga nyaman bagi pembelajar: kalimat deklaratif pendek adalah kalimat yang sesuai dengan genre yang diinginkan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Masalah telah dikonfirmasi. (gaya laporan) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Konten yang sama, gaya pesan |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Sebuah respons diperlukan. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Penyebabnya tidak diketahui. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Ada ruang untuk perbaikan. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Pemantauan akan terus berlanjut. |
Angka dan bukti
Laporan diharapkan spesifik. Pengukur yang tidak jelas sangat melemahkan laporan, dan menggantinya dengan angka adalah cara tercepat untuk memperbaikinya.
Jika suatu angka tidak pasti, ucapkan secara eksplisit daripada membatasi keseluruhan kalimat.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Meningkat lima belas persen dibandingkan bulan sebelumnya. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Ada tiga laporan. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Ini adalah perkiraan. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Angka tersebut bersifat sementara. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Detailnya sesuai lampiran. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Sumber tercantum di bagian akhir. |
Sebelum Anda mengirimkannya
Dua pemeriksaan menangkap sebagian besar masalah. Pertama, apakah kalimat pembuka menyatakan kesimpulannya? Kedua, bisakah pembaca membedakan pernyataan mana yang fakta dan mana pernyataan Anda?
Yang ketiga adalah konsistensi gaya: laporan yang dimulai dengan gaya sederhana dan berakhir dengan sopan adalah kesalahan yang umum dan jelas bagi pembaca Jepang.
- Baris pertama menyatakan kesimpulan.
- Fakta dan analisis terdapat pada bagian terpisah atau ditandai dengan jelas.
- Gayanya konsisten sepanjang cerita, tanpa ada akhiran sopan yang tercampur.
- Setiap angka mempunyai sumber atau diberi label sebagai perkiraan.
- Itu muat di satu halaman kecuali ada alasan mengapa tidak bisa.