Empat bagian
Permintaan maaf formal memiliki struktur, dan setiap bagian melakukan tugasnya berbeda. Pelajar biasanya menulis bagian pertama dengan baik dan dua bagian terakhir dengan tipis, sehingga menghasilkan surat yang terdengar tulus dan tidak memuaskan siapa pun.
Pembaca sedang mencari bagian keempat. Apa yang akan Anda lakukan agar hal ini tidak terjadi lagi adalah pertanyaan yang ada dalam surat itu untuk dijawab.
| Bagian | Jepang | Tujuan |
|---|---|---|
| Permintaan maaf | お詫び | Nyatakan dengan jelas terlebih dahulu |
| Fakta | 経緯 | Apa yang sebenarnya terjadi |
| Menyebabkan | 原因 | Mengapa hal itu terjadi |
| Pencegahan | 再発防止策 | Apa yang akan berubah |
| Menutup permintaan maaf | 重ねてお詫び | Ulangi sebentar |
Permintaan maaf muncul dua kali: sekali di awal dan sekali di akhir. Pengulangan itu bersifat konvensional dan diharapkan.
Dibuka dengan permintaan maaf
Surat itu dibuka dengan permintaan maaf, bukan dengan latar belakang. Membuat pembaca berusaha memberikan penjelasan sebelum mencapai permintaan maaf dianggap buruk.
Registernya lebih berat daripada korespondensi bisnis biasa, dengan formulir sederhana digunakan di seluruh bagiannya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | Saya benar-benar minta maaf atas masalah yang ditimbulkan. |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | Saya menyampaikan permintaan maaf saya yang terdalam. |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | Kami telah menyebabkan banyak masalah bagi Anda. |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | Tidak ada ruang untuk alasan. |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | Saya minta maaf dari hati. |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | Saya minta maaf atas kekhawatiran yang ditimbulkan. |
Fakta, tanpa pembelaan
Penjelasan mengenai apa yang terjadi harus faktual, kronologis dan singkat. Ini adalah bagian di mana permintaan maaf paling mudah salah, karena penjelasan dan pembelaan terlihat serupa di halaman tersebut.
Ujiannya adalah apakah sebuah kalimat memberitahu pembaca apa yang terjadi atau memberitahu mereka mengapa itu bukan kesalahan Anda. Jenis kedua harus dihilangkan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | Saya akan menjelaskan apa yang terjadi. |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | Pada 10 Maret, terjadi penundaan pengiriman. |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | Pengecekan kami tidak cukup. |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | Koordinasi internal masih kurang. |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | Ini karena pengecekan saya yang tidak memadai. |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | Akibatnya, kami menyebabkan masalah bagi Anda. |
Perhatikan bahwa mereka menerima tanggung jawab, bukan membaginya. Menyebut kolega atau pemasok sebagai penyebabnya tidak diterima dengan baik meskipun akurat.
Pencegahan, yang membawa beban
Ini adalah bagian yang diinginkan pembaca dan bagian yang membedakan antara permintaan maaf yang menutup suatu masalah dan yang tidak.
Langkah-langkahnya harus konkrit dan dapat diperiksa. Janji untuk lebih berhati-hati bukanlah sebuah ukuran; proses yang berubah adalah.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | Kami telah menetapkan langkah-langkah pencegahan berikut. |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | Kami akan memeriksa ulang di setiap langkah. |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | Kami akan menugaskan dua orang untuk tugas tersebut. |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | Kami telah membuat daftar periksa baru. |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | Kami telah berbagi dan mengkomunikasikan hal ini secara internal. |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | Kami akan berupaya memastikan hal ini tidak terulang kembali. |
Ditulis atau diucapkan
Kebanyakan permintaan maaf diucapkan secara langsung. Permintaan maaf secara tertulis harus dilakukan jika permasalahannya serius, jika klien terkena dampaknya, atau jika tindakan yang diambil perlu dicatat.
Untuk masalah yang serius, perintah tersebut biasanya diucapkan terlebih dahulu dan ditulis setelahnya, karena permintaan maaf tertulis yang diterima sebelum kontak dibaca sebagai penghindaran.
| Situasi | Lisan | Tertulis |
|---|---|---|
| Kesalahan internal kecil | Ya | TIDAK |
| Batas waktu internal terlewati | Ya | Kadang-kadang |
| Klien terpengaruh | Ya, pertama | Ya, setelahnya |
| Kerugian finansial yang ditimbulkan | Ya, pertama | Ya, formal |
| Masalah berulang | Ya | Ya, dengan tindakan |
Jika keduanya dibutuhkan, bicaralah terlebih dahulu. Surat yang datang sebelum kontak manusia dibaca sebagai surat persembunyian, bukan permintaan maaf.
Waktu dan nada
Ketepatan waktu lebih penting daripada polesan. Permintaan maaf yang dikirim pada hari yang sama dalam bahasa Jepang yang tidak sempurna akan diterima jauh lebih baik daripada permintaan maaf yang dibuat dengan baik yang dikirim seminggu kemudian.
Nadanya harus polos, bukan dramatis. Ungkapan penyesalan yang terlalu rumit dapat dianggap sebagai pertunjukan, dan frasa konvensional justru ada sehingga Anda tidak perlu menciptakan bahasa untuk ini.
- Kirimkan pada hari yang sama jika memungkinkan.
- Gunakan frasa konvensional daripada menciptakan frasa Anda sendiri.
- Simpan di satu halaman; panjang lebar bukanlah ketulusan.
- Sertakan setidaknya satu tindakan nyata.
- Mintalah rekan kerja untuk memeriksanya jika masalahnya serius.