Ditulis untuk diedarkan
Fakta yang menentukan tentang lamaran orang Jepang adalah bahwa lamaran itu berjalan tanpa Anda. Itu diteruskan, dicetak, didiskusikan dalam pertemuan yang tidak Anda ikuti, dan diputuskan oleh orang-orang yang tidak memiliki konteks di luar halaman tersebut.
Segala sesuatu yang lain mengikuti dari itu. Dokumen tersebut harus menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sudah jelas, karena tidak ada seorang pun yang hadir untuk menjawabnya, dan harus cukup singkat sehingga pembaca yang sibuk dapat menyelesaikannya.
| Bagian | Jepang | Jawaban |
|---|---|---|
| Latar belakang | itu | Kenapa sekarang |
| Masalah | itu | Apa yang salah |
| Usul | 提案内容 | Apa yang ingin Anda lakukan |
| Memengaruhi | 期待効果 | Apa yang membaik |
| Biaya | itu | Berapa biayanya |
| Jadwal | スケジュール | Kapan |
| Resiko | リスク | Apa yang salah |
Tiga hal terakhir inilah yang membuat proposal dapat ditindaklanjuti. Tanpa biaya, jadwal dan risiko, pembaca tidak dapat memutuskan apa pun dan hanya akan menundanya.
Baris ringkasan
Buka dengan satu kalimat yang menyatakan apa yang Anda usulkan. Seorang pembaca yang tidak membaca apa pun seharusnya mengetahui apa yang diminta.
Menulis baris ini terlebih dahulu juga merupakan ujian yang berguna bagi pemikiran Anda sendiri: proposal yang tidak dapat diringkas dalam sebuah kalimat biasanya belum siap.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Saya mengusulkan untuk memperkenalkan sistem baru. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Saya mengusulkan untuk merevisi alur kerja. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Usulannya adalah sebagai berikut. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Tujuannya adalah untuk mempersingkat waktu kerja. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Tiga opsi dibandingkan. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Kesimpulannya, opsi A direkomendasikan. |
Masalah sebelum solusi
Bagian masalah melakukan pekerjaan persuasif. Seorang pembaca yang tidak menerima adanya masalah tidak akan menerima proposal tersebut betapapun bagusnya proposal tersebut, dan ini adalah bagian yang cenderung ditulis terlalu singkat oleh pembelajar.
Hitunglah sedapat mungkin. Masalah yang dinyatakan dengan angka jauh lebih sulit diabaikan daripada masalah yang dinyatakan sebagai kesan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Saat ini dibutuhkan sekitar dua puluh jam sebulan. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Karena manual, kesalahan mudah terjadi. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Tiga insiden terjadi tahun lalu. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Beban yang ditanggung penanggung jawabnya berat. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Saat ini, tidak ada perbaikan yang diharapkan. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Tanggapannya sangat mendesak. |
Tiga yang pertama dikuantifikasi dan sisanya tidak. Proposal dengan nomor di bagian soal jauh lebih persuasif.
Biaya dan jadwal
Proposal tanpa biaya dan jadwal adalah sebuah ide, bukan proposal, dan akan dikembalikan atau ditunda. Bagian-bagian ini juga merupakan tempat dimana kejujuran mempunyai manfaat: perkiraan yang lebih rendah yang ditemukan di kemudian hari akan memberikan dampak yang lebih besar dibandingkan dengan angka jujur yang lebih besar.
Jika suatu angka tidak pasti, beri label sebagai perkiraan dan bukan menyajikannya sebagai angka pasti.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Biaya awalnya sekitar lima ratus ribu yen. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Biaya operasional bulanan timbul secara terpisah. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Ini hanyalah perkiraan dan mungkin berbeda. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Pengenalan diperkirakan memakan waktu tiga bulan. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Tahap pertama dimulai bulan depan. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Dampaknya terhadap pekerjaan yang ada terbatas. |
Menyebutkan keberatan
Setiap proposal memiliki keberatan yang jelas, dan pembaca akan memikirkannya baik Anda menyebutkannya atau tidak. Memberi nama dan menjawabnya adalah sebuah kekuatan; menghilangkannya terlihat naif atau mengelak.
Di sinilah sebuah proposal mendapatkan kepercayaan, karena penulis yang telah mengantisipasi kesulitannya kemungkinan besar telah memikirkan sisanya secara matang.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Kekhawatiran berikut dapat dikemukakan. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Beban untuk sementara meningkat selama pengenalan. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Hal ini diatasi dengan pengenalan bertahap. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Risikonya dianggap terbatas. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Sebuah alternatif telah dipertimbangkan tetapi biayanya lebih mahal. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Jika terdapat kekhawatiran, maka akan direvisi. |
Menyebutkan bahwa Anda mempertimbangkan sebuah alternatif dan mengapa Anda menolaknya adalah salah satu hal terkuat yang dapat disertakan dalam proposal singkat.
Sebelum beredar
Bandingkan dokumen tersebut dengan pembaca yang akan melihatnya tanpa Anda. Bisakah mereka mengetahui apa yang diusulkan, berapa biayanya, kapan hal itu terjadi dan apa yang salah, hanya dari halamannya saja?
Konsistensi gaya penting di sini seperti halnya dalam laporan: proposal menggunakan gaya penulisan yang sederhana, dan akhiran sopan yang dicampur menandai dokumen sebagai pesan, bukan dokumen.
- Baris pertama menyatakan usulan.
- Bagian soal berisi setidaknya satu nomor.
- Biaya dibagi menjadi awal dan berkelanjutan.
- Jadwal dengan tanggal mulai disertakan.
- Keberatan yang jelas disebutkan dan dijawab.
- Gayanya konsisten dan polos di seluruh bagiannya.