Ketika surat masih mengalahkan email
Untuk sebagian besar tujuan korespondensi Jepang telah berpindah ke email dan pesan. Surat tetap berada di tempat di mana formalitas dan upaya merupakan bagian dari pesannya: berterima kasih kepada seseorang atas bantuan yang berarti, pemberitahuan formal dan salam bisnis, dan menulis kepada orang-orang yang mengharapkan surat, termasuk banyak orang yang lebih tua.
Karena bingkainya sudah diperbaiki, menulis surat tidak sesulit kelihatannya. Sebagian besar bahasa dalam pembukaan dan penutupan adalah rangkaian frasa; kata-katamu sendiri ada di tengah.
Bagian-bagian surat resmi
Setiap bagian mempunyai tugasnya, dan selalu muncul dalam urutan yang sama.
| Bagian | Apa fungsinya | Contoh dalam praktek |
|---|---|---|
| Kata pembuka | Menandakan tingkat formalitas | Haikei untuk surat formal standar |
| Salam musiman | Mengakui waktu dalam setahun | Frasa yang ditetapkan untuk bulan ini |
| Garis kesejahteraan | Bertanya setelahnya atau berharap yang baik kepada pembaca | Sebuah harapan agar pembaca dalam keadaan sehat |
| Konten utama | Mengatakan untuk apa surat itu | Diperkenalkan dengan sate yang artinya sekarang |
| Garis penutup | Mengakhiri dan mendoakan yang terbaik bagi pembaca | Harapan untuk kesehatan yang baik atau dukungan di masa depan |
| Kata penutup | Cocok dengan kata pembukanya | Keigu menutup surat yang dibuka dengan haikei |
| Tanggal dan nama | Mencatat kapan dan dari siapa | Tanggal, pengirim, lalu penerima |
Kata pembuka dan penutup muncul berpasangan
Kata pembuka menentukan kata penutup. Mencampur pasangan adalah kesalahan yang nyata, jadi pilihlah pasangan terlebih dahulu.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 拝啓 | haikei | Pembukaan formal standar |
| 敬具 | keigu | Penutupan yang cocok dengan haikei |
| 謹啓 | kinkei | Pembukaan yang lebih formal, untuk surat yang sangat terhormat |
| 謹白 | kinpaku | Penutupan yang cocok dengan kinkei |
| 前略 | zenryaku | Pembukaan yang menghilangkan salam musiman |
| 草々 | sōsō | Penutupan yang cocok dengan zenryaku |
| 拝復 | haifuku | Membuka balasan surat |
| かしこ | kashiko | Penutupan tradisional yang digunakan terutama oleh wanita, cocok dengan banyak bukaan |
Salam musiman berdasarkan bulan
Salam musiman mengikuti kata pembuka. Surat formal sering kali menggunakan frasa tetap yang diakhiri dengan no kō, yang berarti musim, sedangkan huruf hangat menggunakan kalimat sederhana tentang cuaca.
Cocokkan frasa tersebut dengan kapan surat itu akan tiba, bukan kapan Anda mulai menulisnya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 新春の候 | shinshun no kō | Januari: musim semi baru |
| 春暖の候 | shundan no kō | April: musim kehangatan musim semi |
| 新緑の候 | shinryoku no kō | Mei: musim daun hijau segar |
| 盛夏の候 | seika no kō | Juli dan Agustus: puncak musim panas |
| 秋冷の候 | shūrei no kō | Oktober: musim gugur yang sejuk |
| 師走の候 | shiwasu no kō | Desember: bulan terakhir yang sibuk di tahun ini |
| 暑い日が続いておりますが | Atsui hi ga tsuzuite orimasu ga | Saat hari-hari panas terus berlanjut: alternatif yang lebih lembut |
Menanyakan pembaca dan langsung ke pokok persoalan
Setelah salam musiman muncul kalimat yang mengungkapkan harapan bahwa pembacanya baik-baik saja. Surat pribadi ditujukan kepada orang tersebut atau keluarganya; surat bisnis membahas kemakmuran perusahaan.
Isi utamanya kemudian diawali dengan sate yang cara kerjanya seperti sekarang atau beralih ke permasalahan yang ada.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 皆様にはお健やかにお過ごしのことと存じます。 | Minasama ni wa o-sukoyaka ni o-sugoshi no koto to zonjimasu. | Saya percaya Anda semua baik-baik saja. |
| 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 | Kisha masumasu go-seiei no koto to o-yorokobi mōshiagemasu. | Kami senang mendengar kemakmuran berkelanjutan perusahaan Anda. |
| さて、 | Sate, | Sekarang: memperkenalkan konten utama |
| 先日は大変お世話になりました。 | Senjitsu wa taihen o-sewa ni narimashita. | Terima kasih banyak atas bantuan Anda beberapa hari yang lalu. |
Garis penutup, tanggal dan nama
Kalimat penutup mengakhiri surat, seringkali dengan harapan agar pembaca tetap sehat atau niat baik yang berkelanjutan, sebelum kata penutup.
Pada huruf vertikal, tanggalnya terletak setelah kata penutup, agak ke bawah dari atas. Nama Anda berada di belakang dekat bagian bawah halaman, dan nama penerima berada di urutan terakhir, di dekat bagian atas, diikuti dengan sama atau gelar lainnya.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 末筆ながら、皆様のご健康をお祈り申し上げます。 | Mappitsu nagara, minasama no go-kenkō o o-inori mōshiagemasu. | Sebagai penutup, saya berharap Anda semua dalam keadaan sehat. |
| まずは略儀ながら書中にてお礼申し上げます。 | Mazu wa ryakugi nagara shochū nite o-rei mōshiagemasu. | Terimalah ucapan terima kasihku melalui surat untuk saat ini. |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 | Kongo tomo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Saya menantikan dukungan Anda yang berkelanjutan. |
| 山田太郎様 | Yamada Tarō-sama | Nama penerima dengan sama |
Surat belasungkawa adalah pengecualian utama pada struktur ini. Mereka melewatkan kata pembuka dan sapaan musiman dan langsung mengungkapkan simpati.
Surat atau email, dan ucapkan dengan lantang
Jika Anda tidak yakin apakah suatu situasi memerlukan surat, pendekatan paling aman adalah mengirimkan email secepatnya dan diikuti dengan surat untuk segala hal yang melibatkan ucapan terima kasih yang signifikan atau hubungan formal.
Banyak dari ungkapan-ungkapan ini juga muncul dalam pidato formal, terutama pidato dan salam di acara-acara. Mempraktikkan versi lisan dengan AI Sensei Anda di ruang kelas 3D Unihongo, atau dalam misi Pidato di Pesta Perpisahan, membuat bentuk tertulis terasa familier daripada diingat.