Mendengarkan ketukan menyalin
Naluri dalam bahasa kedua adalah menulis sebanyak mungkin, karena Anda tidak mempercayai ingatan Anda. Ini adalah perdagangan yang salah: menulis menghabiskan perhatian yang dibutuhkan untuk memahami, jadi catatan yang panjang biasanya berarti Anda kurang memahaminya.
Pendekatan yang lebih baik adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang akan Anda tangkap dan biarkan sisanya berlalu. Bagi sebagian besar rapat, itu adalah keputusan, angka, tenggat waktu, dan apa pun yang ditujukan kepada Anda.
Katakana untuk kecepatan
Katakana lebih cepat untuk ditulis daripada kanji dan tidak ambigu untuk dibaca kembali, itulah sebabnya banyak pencatat Jepang menggunakannya untuk kecepatan, apa pun kata yang biasanya ditulis.
Bagi pelajar, hal ini menghilangkan hambatan yang nyata, karena Anda tidak lagi harus mengingat atau membuat kanji sambil mendengarkan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| カクニン | kakunin | Konfirmasi, ditulis cepat |
| シメキリ | shimekiri | Tenggat waktu |
| タントウ | tantō | Orang yang bertanggung jawab |
| ヨサン | yosan | Anggaran |
| ケッテイ | kettei | Keputusan |
| シュクダイ | shukudai | Barang tindakan |
Menulis ini dalam katakana adalah sebuah tulisan cepat yang dikenali dan bukan sebuah kesalahan. Catatan ditujukan untuk Anda, dan kecepatan lebih penting daripada ortografi.
Singkatan standar
Tempat kerja di Jepang menggunakan serangkaian singkatan konvensional yang muncul di papan tulis, catatan, dan pesan internal. Mengetahuinya berarti Anda dapat membaca catatan rekan kerja serta menulis catatan Anda sendiri dengan lebih cepat.
| Pendek | Penuh | Arti |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 打合 | Pertemuan |
| よろしくお願いします | よろ | Salam, catatan informal |
| 確認 | 確 | Memeriksa |
| itu | itu | Mendesak |
| tidak | tidak | Itu saja, akhiri daftar |
| 各位 | 各位 | Untuk semua pihak yang berkepentingan |
Dua yang terakhir muncul terus-menerus di akhir dan awal pemberitahuan internal, dan mengenalinya akan mempercepat pembacaan.
Simbol, bukan kata-kata
Hubungan antara ide-ide jauh lebih cepat dicatat sebagai simbol dibandingkan sebagai kata-kata, dan ide-ide tersebut bertahan jika dibaca kembali dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh kalimat setengah jadi.
Satu set kecil yang konsisten lebih baik daripada satu set rumit yang harus Anda ingat.
- Panah untuk konsekuensi atau langkah selanjutnya.
- Tanda tanya untuk apa pun yang tidak Anda tangkap, dengan ruang untuk diisi.
- Sebuah kotak atau bintang untuk apa pun yang diberikan kepada Anda.
- Lingkari setiap tanggal dan nomor.
- Garis bawah untuk apa pun yang harus Anda lakukan hari ini.
Apa yang harus ditangkap kata demi kata
Beberapa hal harus ditulis dengan tepat dan tidak dapat direkonstruksi kemudian: angka, tanggal, nama dan angka apa pun yang mempunyai konsekuensi. Dalam bahasa kedua, ingatan akan bahasa ini jauh lebih buruk daripada bahasa pertama Anda, dan kepercayaan terhadap bahasa tersebut tidak pada tempatnya.
Segala sesuatu yang lain bisa menjadi kata kunci. Perbedaan antara apa yang harus ditangkap secara tepat dan apa yang harus diringkas adalah inti dari sistem yang bisa diterapkan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 三月十日まで | sangatsu tōka made | Selambat-lambatnya tanggal 10 Maret: tulis dengan tepat |
| 二十個 | nijukko | Dua puluh unit: tulis persis |
| 田中さん担当 | Tanaka-san tantō | Tanaka bertanggung jawab: tulislah dengan tepat |
| 予算五十万 | yosan gojūman | Anggaran lima ratus ribu: tepatnya |
| 方針変更 | hōshin henkō | Perubahan kebijakan: satu kata kunci saja sudah cukup |
| 次回検討 | jikai kentō | Pertimbangkan lain kali: kata kunci saja sudah cukup |
Mengisi kekosongan setelahnya
Catatan yang dibuat dalam bahasa kedua selalu tidak lengkap, dan perbedaan antara catatan berguna dan tidak berguna adalah apa yang terjadi sepuluh menit setelah pertemuan.
Isilah tanda tanya selagi konteksnya masih ada di kepala Anda. Satu jam kemudian Anda akan lupa apa yang dimaksud dengan kesenjangan tersebut; sehari kemudian uang kertas itu tidak dapat digunakan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| すみません、一点確認させてください。 | Sumimasen, itten kakunin sasete kudasai. | Maaf, bolehkah saya mengonfirmasi satu hal? |
| さきほどの数字をもう一度お願いします。 | Sakihodo no sūji o mō ichido onegai shimasu. | Gambar dari sebelumnya, tolong sekali lagi. |
| 締め切りは来週金曜でしたか。 | Shimekiri wa raishū kin'yō deshita ka. | Apakah batas waktunya Jumat depan? |
| メモを取りきれませんでした。 | Memo o torikiremasen deshita. | Saya tidak bisa menyelesaikan semuanya. |
| あとで議事録を確認します。 | Ato de gijiroku o kakunin shimasu. | Saya akan memeriksa menitnya nanti. |
| 共有いただけると助かります。 | Kyōyū itadakeru to tasukarimasu. | Akan sangat membantu jika Anda dapat membagikannya. |
Mengajukan satu pertanyaan klarifikasi segera setelah rapat adalah hal yang mudah dan normal. Menanyakan tiga hari kemudian, kapan Anda tidak bisa bertindak, bukanlah keduanya.