Tata letak standar
Pemberitahuan mengikuti format tetap yang ringkas. Karena dibaca sekilas dibandingkan hanya dibaca sekilas, tata letak lebih penting daripada prosa: pembaca harus dapat mengekstrak informasi penting dalam beberapa detik.
Formatnya juga memberi tahu pembaca secara langsung jenis dokumen apa yang mereka lihat, itulah sebabnya judulnya menggunakan satu kata konvensional, bukan deskripsi.
| Elemen | Jepang | Posisi |
|---|---|---|
| Judul | お知らせ | Berpusat di bagian atas |
| Tanggal | itu | Kanan atas |
| Pengarang | 発信者 | Di bawah tanggal |
| Baris subjek | itu | Di atas tubuh |
| Tubuh | 本文 | Informasi penting terlebih dahulu |
| Penutupan | tidak | Mengakhiri pemberitahuan |
Karakter penutup adalah konvensi yang menandai berakhirnya suatu pemberitahuan. Menghilangkannya akan membuat pemberitahuan terlihat belum selesai bagi pembaca Jepang.
Apa dan kapan, sebelum mengapa
Bagian ini dibuka dengan fakta-fakta penting: apa yang terjadi dan kapan. Penjelasan berikut. Pemberitahuan yang dibuka dengan latar belakang membuat pembaca mencari informasi yang mereka butuhkan dengan segera.
Tanggal dan waktu biasanya dituangkan dalam baris tersendiri dan tidak dicantumkan dalam bentuk prosa, sehingga dapat ditemukan tanpa membaca.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Pemberitahuan inspeksi lift |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Tanggal dan waktu, pada jalurnya sendiri |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Lokasi, di jalurnya sendiri |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Siapa yang terkena dampaknya |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Itu tidak dapat digunakan selama periode di atas. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. |
Daftar impersonal
Pemberitahuan tidak ditujukan kepada siapa pun secara khusus, yang mengubah daftar. Ini menghindari alamat langsung yang digunakan email dan bergantung pada frasa tertentu dan konstruksi pasif atau impersonal.
Hal ini nyaman bagi pelajar, karena frasanya sudah pasti dan tidak perlu lagi menyusun sesuatu yang orisinal.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Kami memberikan pemberitahuan sebagai berikut. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Ini akan dilaksanakan. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Itu telah diubah. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Ini akan dibatalkan. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Harap diperhatikan. (meminta penerimaan) |
| 以上 | ijō | Itu saja. Mengakhiri pemberitahuan. |
Perhatikan bahwa tidak satu pun dari nama-nama ini yang menyebut pembaca. Impersonalitas itu adalah ciri khas dari register.
Permintaan dan larangan
Pemberitahuan sering kali meminta orang untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, dan pelunakan konvensional inilah yang membuat mereka tidak membaca sebagai perintah. Ungkapan kerja sama di bagian akhir melakukan sebagian besar pekerjaan itu.
Suatu larangan biasanya dinyatakan sebagai sebuah permintaan dan bukan sebagai sebuah aturan, meskipun hal tersebut merupakan sebuah aturan.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Kami mohon kerjasamanya. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Mohon menahan diri. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Mohon menahan diri. (sedikit lebih lembut) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Itu dilarang. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Harap tetap diam. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Silakan bawa pulang barang Anda sendiri. |
Jenis pemberitahuan umum
Ada beberapa situasi yang menyebabkan sebagian besar pemberitahuan, dan masing-masing memiliki kata-kata konvensional yang layak untuk dipinjam daripada diciptakan kembali.
Menyalin kalimat dari pemberitahuan sebelumnya di papan yang sama sepenuhnya dapat diterima dan merupakan hal yang dilakukan kebanyakan orang.
| Situasi | Judul | Catatan |
|---|---|---|
| Informasi umum | お知らせ | Standarnya |
| Sebuah permintaan | お願い | Saat menanyakan perilaku |
| Pemeliharaan | 工事のお知らせ | Cantumkan tanggal dan akses |
| Pembatalan | 中止のお知らせ | Nyatakan alasannya secara singkat |
| Perubahan detail | 変更のお知らせ | Nyatakan lama dan baru |
| Permintaan maaf | お詫び | Untuk masalah yang sudah terjadi |
Kontak dan penutupan
Pemberitahuan diakhiri dengan siapa yang mengeluarkannya dan bagaimana cara menanyakannya. Menghilangkan kontak adalah kesalahan umum dan menghasilkan pemberitahuan yang tidak dapat ditindaklanjuti oleh orang-orang.
Nama departemen sering kali digunakan daripada nama individu, yang sesuai dengan daftar impersonal.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Pertanyaan ke kantor manajemen. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Silakan hubungi Bagian Umum jika ada pertanyaan. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Penanggung jawab: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Ekstensi: 1234 |
| 以上 | ijō | Mengakhiri pemberitahuan |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Kami mohon kerjasamanya yang baik. |
Selalu sertakan kontak. Pemberitahuan tanpa pemberitahuan menghasilkan lebih banyak pertanyaan daripada jawaban, biasanya ditujukan kepada siapa pun yang terdekat.