Struktur standar
Risalah rapat mengikuti tata letak konvensional yang hampir tidak berbeda antar perusahaan, yang berarti sebagian besar dokumen dapat disiapkan sebelum rapat dimulai.
Mengisi header terlebih dahulu membuat Anda bebas berkonsentrasi pada dua hal yang sebenarnya perlu didengarkan: keputusan dan tindakan.
| Bidang | Jepang | Apa yang ada di dalamnya |
|---|---|---|
| Judul | 議事録 | Nama dokumen |
| Tanggal dan waktu | 日時 | Tanggal, mulai dan berakhir |
| Tempat | 場所 | Kamar atau online |
| Peserta | 出席者 | Nama, terkadang departemen |
| Agenda | itu | Hal-hal yang dibicarakan |
| Keputusan | 決定事項 | Apa yang disepakati |
| Tindakan | 宿題事項 | Siapa melakukan apa dan kapan |
Dua baris terakhir adalah inti dokumen. Semua yang diatasnya adalah administrasi yang bisa diisi terlebih dahulu.
Merekam keputusan
Garis keputusan harus menyatakan apa yang telah disepakati dan tidak ada yang lain. Tahan godaan untuk mencatat siapa yang berargumentasi untuk apa, yang jarang diinginkan dan dapat menimbulkan masalah di kemudian hari.
Ungkapan akhiran kata benda adalah standar di sini dan membuat entri tetap singkat. Kalimat sopan yang lengkap membuat menit menjadi lebih panjang tanpa membuatnya lebih jelas.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Pengenalan sistem baru disetujui. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Usulan anggaran tersebut diteruskan ke waktu berikutnya. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Setuju untuk mengadopsi opsi A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Kebijakan saat ini terus berlanjut. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Kesimpulannya ditangguhkan. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Detail harus dipertimbangkan secara terpisah. |
Merekam tindakan
Suatu tindakan memerlukan tiga hal: apa, siapa, dan kapan. Suatu tindakan tanpa pemilik atau tenggat waktu bukanlah suatu tindakan, dan berita acara yang menghilangkan salah satu dari keduanya adalah keluhan yang paling umum mengenai tindakan tersebut.
Jika tenggat waktu tidak disebutkan dalam rapat, tanyakan sebelum menulis notulen daripada membiarkannya kosong.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka : siapkan bahannya, paling lambat Jumat depan |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Setiap orang: kirimkan pandangan, dalam minggu ini |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Penjualan: konfirmasi angkanya |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Siapkan tiga proposal pada waktu berikutnya |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Pemilik belum memutuskan |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Batas waktu akan diberitahukan |
Dua yang terakhir adalah entri yang sah ketika tidak ada yang diputuskan. Mencatat bahwa pemilik masih ragu-ragu lebih berguna daripada mengabaikannya.
Apa yang harus ditinggalkan
Menit akan lebih berguna bila lebih pendek. Kesalahan paling umum adalah menyalin diskusi, sehingga menghasilkan dokumen yang tidak dibaca oleh siapa pun dan dapat menimbulkan kesulitan jika pendapat dicantumkan.
Tinggalkan argumen dan pertahankan hasilnya, kecuali ada alasan khusus untuk mencatat bagaimana keputusan diambil.
- Siapa yang tidak setuju dengan apa, kecuali harus dicatat.
- Diskusi bolak-balik.
- Interpretasi Anda sendiri tentang apa yang dimaksud seseorang.
- Obrolan ringan dan penyimpangan.
- Apa pun yang Anda tidak yakin Anda dengar dengan benar; tanyakan saja.
Meluangkan waktu beberapa menit dalam bahasa kedua
Meluangkan waktu beberapa menit sambil tetap belajar bahasa Jepang terdengar mustahil dan bisa dilakukan, karena Anda tidak perlu mengikuti semuanya. Anda memerlukan keputusan dan tindakan, yang ditandai dengan frasa yang dapat diprediksi.
Mendengarkan penanda-penanda tersebut dan bukan mendengarkan isinya adalah teknik yang membuatnya berhasil.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Jadi, atas dasar itu. (keputusan sudah mendarat) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Siapa yang akan bertanggung jawab? (suatu tindakan) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Batas waktunya adalah Jumat depan. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Pada pertemuan berikutnya, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Hal ini ditunda. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Itu mengakhiri pertemuan. |
Beredar dan mengoreksi
Kirim menit pada hari yang sama. Koreksi mudah dilakukan saat orang mengingatnya dan tidak mungkin dilakukan seminggu kemudian, dan mengedarkannya lebih awal juga merupakan cara Anda mengetahui apakah Anda memahami pertemuan tersebut dengan benar.
Mengundang koreksi secara eksplisit adalah hal yang normal dan mengurangi tekanan pada dokumen yang ditulis dalam bahasa kedua.
| Jepang | Romaji | Arti |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Saya mengirimkan berita acaranya. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Silakan periksa. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Harap tunjukkan kesalahan apa pun. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Saya mengirim ulang versi yang telah diperbaiki. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Ada bagian yang tidak bisa saya tangkap. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Saya akan berterima kasih atas tambahan apa pun. |
Mengatakan dengan jelas bahwa Anda tidak dapat menangkap sesuatu lebih baik daripada menebak-nebak. Rekan kerja dengan mudah mengisi kekosongan tersebut dan catatannya menjadi akurat.