Hoe Japanse formulieren in te vullen zonder paniek

Waarom het formulier er moeilijker uitziet dan het is

Formulieren gebruiken het label Japans: twee of drie kanji die een hele vraag vervangen. 氏名 is geen zin, het is het vakje voor je volledige naam, en als je het eenmaal weet, weet je het overal. De woordenschat is klein en wordt herhaald op een bankrekeningaanvraag, een telefooncontract, een lidmaatschap van een sportschool, een ziekenhuisbezoekformulier en een inschrijvingsformulier voor een school. Het leren van twintig labels omvat het grootste deel van wat u ooit zult krijgen.

De tweede moeilijkheid is de lay-out. Een Japans formulier verwacht informatie in een vaste volgorde die loopt van algemeen naar specifiek: achternaam vóór voornaam, prefectuur vóór stad, jaar vóór maand vóór dag. Als u in uw eigen gebruikelijke volgorde schrijft, staan ​​de vakjes niet op één lijn en zal de persoon die het formulier controleert het teruggeven. Gemeenteloketten hebben hun eigen routine, die wordt behandeld in de gids voor gemeentehuisprocedures, dus deze post blijft bij de krant zelf.

De velden die op vrijwel elk formulier voorkomen

Maak een foto van deze tafel en bewaar hem op je telefoon. Als er een nieuw formulier verschijnt, moet u eerst de labels vergelijken met de lijst, zodat alleen de onbekende vakjes overblijven om naar te vragen. Formulieren verschillen per bedrijf en per kantoor, dus behandel de rechterkolom als gebruikelijk en niet als regel.

Je naam en de furigana-regel eronder

In Japanse formulieren wordt de familienaam op de eerste plaats gezet, en op veel formulieren staat 姓 voor de achternaam en 名 voor de voornaam boven twee afzonderlijke vakken. Gebruik de volgorde en spelling op uw verblijfskaart, omdat een discrepantie tussen het formulier en de kaart de meest voorkomende reden is dat papierwerk wordt geretourneerd. Als je naam lang is, kun je het vakje goed vullen; waar het om gaat is dat elk karakter leesbaar is.

De regel onder uw naam vraagt ​​om de lezing. Wanneer het label in hiragana wordt afgedrukt als ふりがな, schrijft u hiragana; als het in katakana wordt afgedrukt als フリガナ, schrijf dan katakana. Buitenlandse namen worden gewoonlijk op beide regels in katakana geschreven, wat aanvoelt als herhaling, maar dat is wat het kantoor verwacht. Splits de naam met een middelste punt als u deze al zo op uw kaart schrijft.

Datums in twee kalenders

Japan gebruikt zowel het westerse jaar,西暦, als het jaartal,和暦. Op een geboortedatumregel worden de namen van de recente jaartelling vaak met kleine cirkels afgedrukt, zodat u de juiste kunt bellen, en laat u vakjes achter voor het jaar, de maand en de dag. Als er niets wordt afgedrukt, is het westerse jaar doorgaans prima. De conversie is eenvoudig rekenkundig als je eenmaal het beginjaar van elk tijdperk kent, en de overgangsjaren zijn de enige die het waard zijn om nogmaals te controleren.

Omdat tijdperken halverwege een jaar veranderen, kan een datum begin 1989 of in de eerste maanden van 2019 tot de oude of de nieuwe jaartelling behoren. Als je in een van die vensters bent geboren, vergelijk het dan een keer met een officieel document en onthoud het antwoord in plaats van het elke keer opnieuw te berekenen.

Het adres, van postcode tot kamernummer

Een Japans adres loopt van de grootste eenheid naar de kleinste, het tegenovergestelde van de volgorde waaraan veel leerlingen gewend zijn. Begin met de postcode na het 〒-teken, vervolgens de prefectuur, de stad of wijk, de wijk en de drie cijfers die het blok, het perceel en het huis identificeren. De naam van het gebouw en het kamernummer komen als laatste, en het weglaten ervan is de meest voorkomende reden waarom post- en bezorgingen mislukken.

Sommige formulieren verdelen het adres over twee regels, waarbij de tweede het label 建物名 heeft voor de naam van het gebouw. Schrijf de naam van het gebouw in Katakana precies zoals deze op uw contract staat, inclusief het gedeelte ハイツ of マンション, en zet het kamernummer na 号室. Als een doos alleen om 番地 vraagt, wil hij de cijfers zonder het gebouw.

Telefoon, e-mail, werkplek en contact voor noodgevallen

Het contactblok is eenvoudig maar exact. Telefoonnummers worden geschreven met koppeltekens, en een formulier heeft vaak aparte regels voor 自宅 thuis en 携帯 voor mobiel; als u geen vaste lijn heeft, schrijf dan uw mobiel op de mobiele lijn en なし op de andere lijn. E-mailadressen worden in hoofdletters en kleine letters weergegeven, zoals ze werkelijk zijn, en het is de moeite waard om de jouwe terug te lezen aan de medewerker, aangezien een enkel verkeerd teken elke latere melding stilzwijgend verbreekt.

勤務先 wil de naam van uw werkgever, en op grotere formulieren wordt ook om het adres en telefoonnummer gevraagd, dus houd dat op uw telefoon. 緊急連絡先 is de persoon die u moet bellen als u iets overkomt, waarbij 続柄 vraagt ​​hoe zij met u verwant zijn. Kies waar mogelijk iemand die bereikbaar is in Japan en vertel hem of haar dat u zijn/haar nummer hebt vermeld.

Omcirkelen, tikken en het verplichte veld markeren

Waar een Engelse vorm een ​​vinkje verwacht, verwacht een Japanse vorm heel vaak een cirkel. De instructie該当するものに〇をつけてくださいbetekent dat je een maru moet tekenen rond de optie die van toepassing is, en de cirkel gaat netjes rond het hele woord in plaats van ernaast. Een kruis, 罰点, wordt in Japan als geannuleerd of verkeerd gelezen, dus gebruik er nooit een om uw keuze aan te duiden. Er bestaan ​​selectievakjes, en daar is de instructie meestal レ点 of チェック.

• 〇をつける: teken een cirkel rond de optie die op u van toepassing is
• 該当するものすべてに〇: omcirkel elke optie die van toepassing is, niet slechts één
• レ点を入れる of チェックする: plaats een vinkje in een afgedrukt vierkant
• 必須 of een rode ※: dit veld moet worden ingevuld
• Voorbeeld: optioneel en je kunt het veilig leeg laten
• 太枠内のみご記入ください: schrijf alleen binnen het vetgedrukte kader
• Tip: gebruik een zwarte balpen, geen potlood of uitwisbare inkt
• 楷書でご記入ください: schrijf in duidelijke, gescheiden karakters in plaats van samengevoegd script

Een fout op de geaccepteerde manier herstellen

Correctievloeistof en correctietape worden vaak geweigerd op officiële formulieren, omdat ze verbergen wat er eerder was. De geaccepteerde reparatie is een dubbele lijn: trek twee rechte horizontale lijnen door de verkeerde tekst en schrijf vervolgens de juiste versie erboven of in de ruimte ernaast. De oude tekst blijft leesbaar, en dat is precies waar het om gaat. Sommige kantoren vragen u dan om naast de correctie een klein zegel, een zogenaamde 訂正印, af te stempelen.

Als de fout groot is, of als u persoonlijke gegevens helemaal in het verkeerde veld hebt geschreven, vraag dan om een ​​nieuw blad in plaats van het te herstellen. Medewerkers delen de hele dag nieuwe formulieren uit en doen dat liever dan een formulier verwerken dat ze niet kunnen lezen. De praktijken variëren tussen kantoren en bedrijven, dus één korte vraag lost de oplossing sneller op dan gissen.

Handtekening, zegel en de datum waarop u ondertekent

Op de onderkant van een formulier staan ​​meestal drie dingen bij elkaar: 記入日 voor de datum, 署名 of お名前 voor uw naam, en een kleine cirkel of vierkant gemarkeerd met 印 voor een zegel. Een handtekening moet door u met de hand geschreven zijn; het typen of afdrukken van uw naam in dat vak telt niet mee. Waar de zegeldoos verschijnt, accepteren veel alledaagse formulieren nu een handtekening, maar banken, contracten en sommige officiële papieren verwachten nog steeds een hanko.

Als je een hanko hebt, druk hem dan recht naar beneden met gelijkmatige druk op een zacht oppervlak en til hem op zonder te draaien, zodat de aflezing schoon blijft. Een vlekkerige stempel wordt meestal opnieuw naast de eerste gestempeld in plaats van weggeveegd. Geregistreerde zegels, die worden gebruikt voor zwaardere contracten, vormen een aparte categorie en het personeel zal duidelijk aangeven wanneer er een nodig is.

Een medewerker vragen naar een veld

Het personeel aan de balie is de hele dag bezig met het uitleggen van formulieren en zal niet minder aan u denken als u erom vraagt. De nuttigste zet is om naar het vakje te wijzen en het probleem te benoemen, in plaats van zich uitvoerig te verontschuldigen. Begin met sumimasen, wijs en stel één duidelijke vraag; als het antwoord te snel is, koopt mō ichido onegai shimasu je een langzamere herhaling zonder de uitwisseling te verbreken.

Twee antwoorden zijn het waard om onmiddellijk te herkennen. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, betekent schrijf hier alsjeblieft en wordt meestal geleverd met een vinger op de doos. Koko wa kakanakute daijōbu desu, betekent dat je dat deel met rust kunt laten, en het bespaart je het bedenken van een antwoord voor een veld bedoeld voor personeel.

Een repetitie die je deze week kunt doen

• Kopieer de vijfentwintig labels uit de tabel op één pagina en lees ze hardop totdat je ze allemaal herkent, zonder ze te vertalen.
• Schrijf uw eigen naam, adres en telefoonnummer in het Japans op een blanco vel en vergelijk deze vervolgens karakter voor karakter met uw verblijfskaart.
• Converteer uw geboortedatum één keer naar het jaartellingsysteem en schrijf het resultaat op hetzelfde blad.
• Kies uw contactpersoon voor noodgevallen, vraag hun toestemming en noteer hun nummer en het 続柄-woord dat u gaat gebruiken.
• Zeg de tien tegenvragen hardop en wijs telkens naar een denkbeeldig vakje, zodat het gebaar en de zin samenkomen.
• Bewaar een foto van een correct ingevuld formulier als sjabloon voor het volgende formulier.