De standaardstructuur
De notulen volgen een conventionele lay-out die nauwelijks varieert tussen bedrijven, wat betekent dat het grootste deel van het document kan worden voorbereid voordat de vergadering begint.
Als u de kop vooraf invult, kunt u zich concentreren op de twee dingen die eigenlijk moeten worden geluisterd: beslissingen en acties.
| Veld | Japanse | Wat erin zit |
|---|---|---|
| Titel | 議事録 | De documentnaam |
| Datum en tijd | 日時 | Datum, begin en einde |
| Plaats | 場所 | Kamer of online |
| Deelnemers | 出席者 | Namen, soms afdelingen |
| Agenda | 議題 | De besproken punten |
| Beslissingen | 決定事項 | Wat was er afgesproken |
| Acties | 宿題事項 | Wie doet wat tegen wanneer |
De laatste twee rijen vormen het punt van het document. Alles daarboven is administratie die vooraf ingevuld kan worden.
Beslissingen vastleggen
Op een beslislijn moet staan wat er is afgesproken en niets anders. Weersta de verleiding om vast te leggen wie waarvoor heeft gepleit, wat zelden gewenst is en later voor problemen kan zorgen.
De frasering op het einde van het zelfstandig naamwoord is hier standaard en houdt de inzendingen kort. Volledige beleefde zinnen maken minuten langer zonder ze duidelijker te maken.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Introductie van het nieuwe systeem goedgekeurd. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Het begrotingsvoorstel wordt overgedragen naar de volgende keer. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Akkoord gegaan met optie A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Het huidige beleid wordt voortgezet. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | De conclusie wordt uitgesteld. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Details afzonderlijk te overwegen. |
Acties opnemen
Een actie heeft drie dingen nodig: wat, wie en tegen wanneer. Een actie zonder eigenaar of deadline is geen actie, en notulen die beide weglaten zijn de meest voorkomende klacht daarover.
Als er tijdens de vergadering geen deadline is vermeld, vraag dit dan voordat u de notulen schrijft, in plaats van deze blanco te laten.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: bereid de materialen voor, uiterlijk aanstaande vrijdag |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Elke persoon: dien binnen deze week zijn mening in |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Verkoop: bevestig de cijfers |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Bereid de volgende keer drie voorstellen voor |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Eigenaar nog niet besloten |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | De deadline wordt meegedeeld |
De laatste twee zijn legitieme inzendingen toen er nog niets was besloten. Vastleggen dat een eigenaar onbeslist is, is nuttiger dan de lijn buiten beschouwing laten.
Wat weg te laten
Minuten zijn nuttiger als ze korter zijn. De meest voorkomende fout is het transcriberen van de discussie, wat een document oplevert dat niemand leest en dat voor problemen kan zorgen als er meningen worden gegeven.
Laat het argument achterwege en behoud de uitkomst, tenzij er een specifieke reden is om vast te leggen hoe tot een besluit is gekomen.
- Wie was het ergens niet mee eens, tenzij het vastgelegd moet worden.
- Het heen en weer gaan van een discussie.
- Je eigen interpretatie van wat iemand bedoelde.
- Small talk en uitweidingen.
- Alles waarvan u niet zeker weet of u het goed hebt gehoord; vraag het in plaats daarvan.
Notuleren in een tweede taal
Minuten maken en toch Japans leren klinkt onmogelijk en is haalbaar, omdat je niet alles hoeft te volgen. Je hebt de beslissingen en de acties nodig, die worden gekenmerkt door voorspelbare zinnen.
Luisteren naar die markeringen in plaats van naar de inhoud is de techniek die ervoor zorgt dat het werkt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Dus op basis daarvan. (een beslissing komt binnen) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Wie zal verantwoordelijk zijn? (een actie) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | De deadline is volgende week vrijdag. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Tegen de volgende bijeenkomst, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Deze zaak wordt uitgesteld. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Daarmee is de bijeenkomst afgerond. |
Circuleren en corrigeren
Verstuur minuten dezelfde dag. Correcties zijn gemakkelijk terwijl mensen het zich herinneren en onmogelijk een week later, en vroeg circuleren is ook de manier waarop je erachter komt of je de bijeenkomst goed hebt begrepen.
Het expliciet verzoeken om correcties is normaal en verlicht de druk op een document dat in een tweede taal is geschreven.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Ik stuur de notulen. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Controleer ze alstublieft. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Wijs op eventuele fouten. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Ik stuur de gecorrigeerde versie opnieuw. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Er zijn delen die ik niet kon vangen. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Voor eventuele aanvullingen zou ik dankbaar zijn. |
Duidelijk zeggen dat je iets niet hebt kunnen vangen, is beter dan gissen. Collega's vullen deze leemte gemakkelijk op en het record wordt nauwkeurig.