Wat een e-mail met vragen nodig heeft
Een informatieverzoek is een verzoek om informatie van iemand die nog geen verplichtingen jegens u heeft, dus duidelijkheid en beleefdheid zijn beide van belang. Het doel is een e-mail die de ontvanger kan beantwoorden zonder terug te hoeven schrijven om te vragen wat je bedoelt.
Japanse e-mails met vragen zijn meestal kort. Vijf tot tien regels zijn gebruikelijk, en alles wat langer is, kun je het beste ordenen met genummerde vragen.
- Een onderwerpregel met het onderwerp en het woord onderzoek.
- De organisatie en de verantwoordelijke persoon.
- Een introductie in één regel van wie je bent.
- De vraag, specifiek genoeg om te beantwoorden.
- Een beleefd verzoek om antwoord.
- Uw naam en contactgegevens.
Onderwerpregel en aanspreken van een onbekende persoon
De onderwerpregel vermeldt het onderwerp, gevolgd door ni tsuite no o-toiawase, een vraag over. In het adresblok wordt op de ene regel de organisatie vermeld en op de volgende regel de verantwoordelijke persoon.
Als dit je eerste contact is, is een korte verontschuldiging voor het onaangekondigde schrijven gebruikelijk voordat je jezelf voorstelt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 留学生の入学手続きについてのお問い合わせ | Ryūgakusei no nyūgaku tetsuzuki ni tsuite no o-toiawase | Inlichtingen over toelatingsprocedures voor internationale studenten |
| 株式会社さくら | Kabushiki-gaisha Sakura | Sakura Co., Ltd. |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Aan de verantwoordelijke persoon |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | Excuses voor dit onverwachte bericht. |
| マリア・ロペスと申します。 | Maria Ropesu to mōshimasu. | Mijn naam is Maria Lopez. |
Formuleer je vraag duidelijk
Vertel in één zin waarom je schrijft en stel vervolgens de vraag. Als er meer dan één is, nummer ze dan, want een genummerde lijst maakt het voor de lezer gemakkelijk om ze allemaal te beantwoorden en voor jou om te zien wat er nog onbeantwoord is.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 貴社のウェブサイトを拝見し、ご連絡いたしました。 | Kisha no webusaito o haiken shi, go-renraku itashimashita. | Ik schrijf dit nadat ik de website van uw bedrijf heb gezien. |
| 来年4月入学のコースについて、お伺いしたいことがございます。 | Rainen shigatsu nyūgaku no kōsu ni tsuite, o-ukagai shitai koto ga gozaimasu. | Ik heb een aantal vragen over de cursus die in april van start gaat. |
| 以下の2点について教えていただけますでしょうか。 | Ika no niten ni tsuite oshiete itadakemasu deshō ka. | Kunt u mij iets vertellen over de volgende twee punten? |
| 1. 出願の締め切りはいつでしょうか。 | Ichi. Shutsugan no shimekiri wa itsu deshō ka. | 1. Wanneer is de deadline voor aanmelding? |
| 2. 必要な書類を教えてください。 | Ni. Hitsuyō na shorui o oshiete kudasai. | 2. Vertel mij welke documenten vereist zijn. |
Beleefde aanvraagformulieren, van standaard tot formeel
De kern van een onderzoek is een verzoek om iets verteld te worden. Deze vormen gaan van standaard beleefd tot formeel; voor de meeste vragen zijn de middelste twee ideaal.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 教えていただけますか。 | Oshiete itadakemasu ka. | Kun je het mij vertellen? Beleefd |
| 教えていただけますでしょうか。 | Oshiete itadakemasu deshō ka. | Kunt u het mij misschien vertellen? Beleefder |
| ご教示いただけますと幸いです。 | Go-kyōji itadakemasu to saiwai desu. | Ik zou dankbaar zijn voor uw begeleiding. Formeel, geschreven |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Bij voorbaat dank om dit te controleren. |
Sluiting en handtekening
Bedank de lezer voor de moeite en teken met uw volledige naam, en een e-mailadres en telefoonnummer als een telefonisch antwoord zou helpen. Als u van buiten Japan schrijft, vermeld dan uw tijdzone of land, zodat er niet om middernacht wordt geprobeerd te bellen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、ご回答いただけますと幸いです。 | O-tesū o okake shimasu ga, go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | Het spijt me voor de problemen, maar ik zou dankbaar zijn voor een antwoord. |
| どうぞよろしくお願いいたします。 | Dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Hartelijk dank. |
Opvolgen als niemand antwoordt
Berichten gaan verloren in spamfilters en drukke inboxen. Stuur na een paar werkdagen een korte follow-up die verwijst naar uw eerste e-mail en rekening houdt met de mogelijkheid dat een antwoord met dat van u is gekruist.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 先日お送りしたお問い合わせについて、再度ご連絡いたしました。 | Senjitsu o-okuri shita o-toiawase ni tsuite, saido go-renraku itashimashita. | Ik schrijf opnieuw over de aanvraag die ik onlangs heb verzonden. |
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka. | Hoe gaat het? |
| 行き違いでしたら、申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara, mōshiwake gozaimasen. | Als onze berichten elkaar hebben gekruist, accepteer dan mijn excuses. |
Een compleet onderzoek, regel voor regel
Hier is een volledig, kort onderzoek naar een taalschool. Het gebruikt alleen de bovenstaande zinnen en zou als duidelijk en behoorlijk beleefd moeten worden gelezen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| さくら日本語学校 ご担当者様 | Sakura Nihongo Gakkō go-tantōsha-sama | Aan de verantwoordelijke persoon, Sakura Japanese School |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | Excuses voor dit onverwachte bericht. |
| マリア・ロペスと申します。 | Maria Ropesu to mōshimasu. | Mijn naam is Maria Lopez. |
| 来年4月入学のコースについて、お伺いしたいことがございます。 | Rainen shigatsu nyūgaku no kōsu ni tsuite, o-ukagai shitai koto ga gozaimasu. | Ik heb een aantal vragen over de cursus die in april van start gaat. |
| 出願の締め切りと必要な書類を教えていただけますでしょうか。 | Shutsugan no shimekiri to hitsuyō na shorui o oshiete itadakemasu deshō ka. | Kunt u mij de deadline voor aanmelding en de vereiste documenten vertellen? |
| お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | O-tesū o okake shimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Het spijt me voor de problemen, en hartelijk dank. |
De gesproken versie van een onderzoek gebruikt veel van dezelfde taal. De missie van Unihongo om telefonisch een restaurant te reserveren is een goede gewoonte om duidelijk en beleefd te vragen wanneer de andere persoon op uw antwoord wacht.