Conclusie eerst
De belangrijkste afspraak is dat de conclusie bovenaan staat. Een lezer moet de uitkomst vanaf de eerste regel kennen en de rest alleen lezen als hij de details wil.
Dit druist in tegen de gewoonte om een argument op te bouwen naar een conclusie, de manier waarop veel mensen leren schrijven. In een Japans bedrijfsrapport leest deze structuur als ontwijkend of ongeorganiseerd.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Om eerst de conclusie te geven. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Kortom: introductie is mogelijk. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | De details volgen hieronder. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Het onderzoek heeft geen problemen opgeleverd. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | Op dit moment kan er geen oordeel worden geveld. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | De conclusie is als volgt. |
De standaard secties
Rapporten volgen een conventionele volgorde, en door deze volgorde te gebruiken, weet de lezer waar hij alles kan vinden zonder dat hem dat wordt verteld.
Niet elk rapport heeft elke sectie nodig, maar de volgorde staat vast wanneer ze verschijnen.
| Sectie | Japanse | Bevat |
|---|---|---|
| Conclusie | 結論 | De uitkomst, eerst |
| Achtergrond | 背景 | Waarom dit is onderzocht |
| Methode | 調査方法 | Wat is er gedaan |
| Bevindingen | 調査結果 | Alleen feiten |
| Analyse | 考察 | Interpretatie, geëtiketteerd |
| Voorstel | 提案 | Wat zou er vervolgens moeten gebeuren |
Bevindingen en analyses zijn niet voor niets aparte secties. Het door elkaar halen ervan is de meest voorkomende kritiek op een rapport dat door iemand nieuw is geschreven.
Feit en mening, gescheiden gehouden
Japans zakelijk schrijven verwacht een duidelijke grens tussen wat werd waargenomen en wat de schrijver daaruit concludeert. Het expliciet markeren van die grens is geen pedanterie; het is wat een rapport betrouwbaar maakt.
Markeringszinnen doen het werk, en als u ze consequent gebruikt, geeft u aan dat u de conventie begrijpt.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | In werkelijkheid, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Volgens de gegevens is |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Bovenstaande zijn feiten. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Het volgende is mijn eigen visie. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Men denkt dat. (gevolgtrekking) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Er wordt aangenomen dat. (zwakker) |
De laatste twee zijn de standaardafdekkingen voor analyse. Ze markeren een uitspraak als gevolgtrekking in plaats van als observatie, zonder deze te verzwakken.
De geschreven stijl
Rapporten gebruiken de eenvoudige schrijfstijl in plaats van de beleefde gespreksstijl. Het schrijven van een rapport met desu- en masu-uitgangen leest eerder als een boodschap dan als een document en is een van de duidelijkste kenmerken van een onervaren schrijver.
Zinnen zijn ook korter en bevatten meer zelfstandige naamwoorden dan in spraak, wat handig is voor een leerling: korte verklarende zinnen zijn precies wat het genre wil.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Er werd een probleem bevestigd. (rapportstijl) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Dezelfde inhoud, berichtstijl |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Een reactie is noodzakelijk. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | De oorzaak is onbekend. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Er is ruimte voor verbetering. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Het toezicht zal worden voortgezet. |
Cijfers en bewijs
Er wordt verwacht dat de rapporten specifiek zijn. Vage kwantificatoren verzwakken een rapport aanzienlijk, en het vervangen ervan door cijfers is de snelste manier om een rapport te verbeteren.
Als een cijfer onzeker is, zeg dat dan expliciet, in plaats van de hele zin af te dekken.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Een stijging van vijftien procent ten opzichte van de maand ervoor. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Er waren drie meldingen. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Dit is een schatting. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | De cijfers zijn voorlopig. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Details zijn zoals in de bijlage. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Bronnen worden aan het einde vermeld. |
Voordat u het verzendt
Twee controles vangen de meeste problemen op. Ten eerste: vermeldt de openingszin de conclusie? Ten tweede: kan een lezer zien welke uitspraken feiten zijn en welke de jouwe?
De derde is stijlconsistentie: een rapport dat in eenvoudige stijl begint en uitmondt in beleefde eindes is een veel voorkomende vergissing en voor de hand liggend voor een Japanse lezer.
- In de eerste regel staat de conclusie.
- Feiten en analyses staan in afzonderlijke secties of zijn duidelijk gemarkeerd.
- De stijl is overal consistent, zonder dat er beleefde eindes in voorkomen.
- Elk getal heeft een bron of wordt bestempeld als een schatting.
- Het past op één pagina, tenzij er een reden is waarom dit niet kan.