De standaardindeling
Mededelingen volgen een compact, vast formaat. Omdat ze in één oogopslag worden gelezen in plaats van er even voor te gaan zitten, is de opmaak belangrijker dan het proza: een lezer moet in staat zijn de essentiële informatie er binnen een paar seconden uit te halen.
Het formaat vertelt de lezer ook meteen naar wat voor soort document hij kijkt. Daarom is de titel een enkel conventioneel woord en geen beschrijving.
| Element | Japanse | Positie |
|---|---|---|
| Titel | お知らせ | Gecentreerd bovenaan |
| Datum | 日付 | Rechtsboven |
| Auteur | 発信者 | Hieronder de datum |
| Onderwerpregel | 件名 | Boven het lichaam |
| Lichaam | 本文 | Essentiële informatie eerst |
| Sluiten | 以上 | Beëindigt de melding |
Het slotteken is een conventie die het einde van een mededeling markeert. Als u dit weglaat, ziet een mededeling er voor een Japanse lezer onvoltooid uit.
Wat en wanneer, vóór waarom
Het lichaam opent met de essentiële feiten: wat er gebeurt en wanneer. Uitleg volgt. Een mededeling die met achtergrondinformatie opent, zorgt ervoor dat de lezer onmiddellijk op zoek gaat naar de informatie die hij nodig heeft.
Datums en tijden worden meestal in hun eigen regels uiteengezet in plaats van ingebed in proza, zodat ze kunnen worden gevonden zonder te lezen.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Kennisgeving van liftinspectie |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Datum en tijd, op een eigen regel |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Locatie, op een eigen lijn |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Wie het beïnvloedt |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Tijdens bovengenoemde periode kan er geen gebruik van worden gemaakt. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Onze excuses voor het ongemak. |
Het onpersoonlijke register
Een kennisgeving is niet aan iemand in het bijzonder gericht, waardoor het register wordt gewijzigd. Het vermijdt het directe adres dat een e-mail gebruikt en vertrouwt op vaste zinnen en passieve of onpersoonlijke constructies.
Dit is handig voor een leerling, omdat de zinnen vast staan en er weinig noodzaak is om iets origineels te componeren.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Wij geven als volgt mededeling. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Het zal worden uitgevoerd. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Het is veranderd. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Het wordt geannuleerd. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Let op. (vragen om acceptatie) |
| 以上 | ijō | Dat is alles. Beëindigt de melding. |
Merk op dat geen van deze een lezer noemt. Die onpersoonlijkheid is het bepalende kenmerk van het register.
Verzoeken en verboden
In mededelingen wordt mensen vaak gevraagd iets wel of niet te doen, en de conventionele verzachting weerhoudt hen ervan om dit als een bevel te lezen. De samenwerkingszin aan het einde doet het meeste van dat werk.
Een verbod wordt doorgaans gesteld als verzoek en niet als regel, ook al is het een regel.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Wij vragen om uw medewerking. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Onthoud alstublieft. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Onthoud alstublieft. (iets zachter) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Het is verboden. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Blijf alsjeblieft stil. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Gelieve uw eigen spullen mee naar huis te nemen. |
Veelvoorkomende typen kennisgevingen
Een handvol situaties zijn verantwoordelijk voor de meeste mededelingen, en elke situatie heeft een conventionele bewoording die de moeite waard is om te lenen in plaats van opnieuw uit te vinden.
Het kopiëren van de formulering van een eerdere mededeling op hetzelfde bord is volkomen acceptabel en is wat de meeste mensen doen.
| Situatie | Titel | Opmerking |
|---|---|---|
| Algemene informatie | お知らせ | De standaard |
| Een verzoek | お願い | Als er om gedrag wordt gevraagd |
| Onderhoud | Dit is het geval | Voeg data en toegang toe |
| Annulering | Dit is het geval | Geef kort de reden aan |
| Wijziging van gegevens | Dit is het geval | Staat oud en nieuw |
| Verontschuldiging | お詫び | Voor een probleem dat al is veroorzaakt |
Contact en afsluiting
Een kennisgeving eindigt met wie de kennisgeving heeft uitgegeven en hoe u ernaar kunt vragen. Het weglaten van het contact is een veelgemaakte fout en levert een waarschuwing op waar mensen geen actie op kunnen ondernemen.
Vaak wordt de afdelingsnaam gebruikt in plaats van een individu, wat past in het onpersoonlijke register.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Vragen aan het bestuursbureau. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Voor vragen kunt u contact opnemen met Algemene Zaken. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Verantwoordelijk: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Extensie: 1234 |
| 以上 | ijō | Beëindigt de melding |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Wij vragen om uw vriendelijke medewerking. |
Voeg altijd een contactpersoon toe. Een bericht zonder bericht roept meer vragen op dan het beantwoordt, meestal gericht aan degene die het dichtst in de buurt is.