Luisteren is belangrijker dan transcriberen
Het instinct van een tweede taal is om zoveel mogelijk op te schrijven, omdat je je geheugen niet vertrouwt. Het is het verkeerde vak: schrijven vraagt de aandacht die begrip nodig heeft, dus uitgebreide aantekeningen betekenen meestal dat je minder begrijpt.
Het is beter om van tevoren te beslissen wat je vastlegt en de rest los te laten. Voor de meeste vergaderingen zijn dat besluiten, cijfers, deadlines en alles wat aan u is gericht.
Katakana voor snelheid
Katakana is sneller om te schrijven dan kanji en ondubbelzinnig om terug te lezen. Daarom gebruiken veel Japanse notulisten het voor snelheid, ongeacht waarin het woord normaal gesproken zou worden geschreven.
Voor een leerling neemt dit een echt knelpunt weg, omdat je niet langer een kanji hoeft op te roepen of te produceren terwijl je luistert.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| カクニン | kakunin | Bevestiging, snel geschreven |
| シメキリ | shimekiri | Termijn |
| タントウ | tantō | Verantwoordelijke persoon |
| ヨサン | yosan | Begroting |
| ケッテイ | kettei | Beslissing |
| シュクダイ | shukudai | Actie-item |
Het schrijven hiervan in katakana is eerder een erkende afkorting dan een fout. Aantekeningen zijn voor jou, en snelheid is belangrijker dan spelling.
Standaard afkortingen
Japanse werkplekken gebruiken een reeks conventionele afkortingen die op whiteboards, in notities en in interne berichten verschijnen. Als u ze kent, kunt u de aantekeningen van collega's lezen en uw eigen aantekeningen sneller schrijven.
| Kort | Vol | Betekenis |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 打合 | Ontmoeting |
| よろしくお願いします | よろ | Met vriendelijke groet, informele opmerkingen |
| 確認 | 確 | Rekening |
| 至急 | 至急 | Dringend |
| 以上 | 以上 | Dat is alles, beëindigt een lijst |
| 各位 | 各位 | Aan alle betrokkenen |
De laatste twee verschijnen voortdurend aan het eind en begin van interne mededelingen, en als u ze herkent, wordt het lezen aanzienlijk versneld.
Symbolen in plaats van woorden
Relaties tussen ideeën zijn veel sneller vast te leggen als symbolen dan als woorden, en ze overleven als ze worden teruggelezen op een manier die halfafgemaakte zinnen niet doen.
Een kleine consistente set is beter dan een uitgebreide set die je moet onthouden.
- Een pijl voor een gevolg of een volgende stap.
- Een vraagteken voor alles wat je niet hebt opgemerkt, met ruimte om in te vullen.
- Een vakje of ster voor alles wat aan jou is toegewezen.
- Een cirkel rond elke datum en elk nummer.
- Een streep in de marge voor alles waar u vandaag actie op moet ondernemen.
Wat je letterlijk moet vastleggen
Sommige dingen moeten exact worden geschreven en kunnen later niet worden gereconstrueerd: getallen, data, namen en alle figuren met consequenties. In een tweede taal is het geheugen hiervoor aanzienlijk slechter dan in de eerste taal, en het vertrouwen daarover is misplaatst.
Al het andere kan een trefwoord zijn. Het onderscheid tussen wat precies moet worden vastgelegd en wat moet worden samengevat, is de kern van een werkbaar systeem.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 三月十日まで | sangatsu tōka made | Uiterlijk 10 maart: schrijf precies |
| 二十個 | nijukko | Twintig eenheden: schrijf precies |
| 田中さん担当 | Tanaka-san tantō | Tanaka verantwoordelijk: schrijf precies |
| 予算五十万 | yosan gojūman | Budget vijfhonderdduizend: precies |
| 方針変更 | hōshin henkō | Beleidswijziging: een trefwoord is voldoende |
| 次回検討 | jikai kentō | Bedenk de volgende keer: een trefwoord is voldoende |
Daarna de gaten opvullen
Aantekeningen gemaakt in een tweede taal zijn altijd onvolledig, en het verschil tussen nuttige en nutteloze aantekeningen is wat er gebeurt in de tien minuten na de vergadering.
Vul de vraagtekens in terwijl de context nog in je hoofd zit. Een uur later ben je vergeten waar het gat over ging; een dag later zijn de bankbiljetten onbruikbaar.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| すみません、一点確認させてください。 | Sumimasen, itten kakunin sasete kudasai. | Sorry, mag ik één punt bevestigen? |
| さきほどの数字をもう一度お願いします。 | Sakihodo no sūji o mō ichido onegai shimasu. | Nog een keer het figuur van eerder. |
| 締め切りは来週金曜でしたか。 | Shimekiri wa raishū kin'yō deshita ka. | Was de deadline aanstaande vrijdag? |
| メモを取りきれませんでした。 | Memo o torikiremasen deshita. | Ik kon het niet allemaal opschrijven. |
| あとで議事録を確認します。 | Ato de gijiroku o kakunin shimasu. | Ik zal de minuten later controleren. |
| 共有いただけると助かります。 | Kyōyū itadakeru to tasukarimasu. | Het zou helpen als je het zou kunnen delen. |
Direct na een vergadering één verhelderende vraag stellen is gemakkelijk en normaal. Drie dagen later vragen, terwijl je niets kunt doen, is geen van beide.