Geschreven om te verspreiden
Het bepalende feit van een Japans aanzoek is dat het zonder jou reist. Het wordt doorgestuurd, afgedrukt, besproken in een vergadering waar u niet bij bent, en beslist door mensen die geen context buiten de pagina hebben.
Al het overige volgt daaruit. Het document moet zelf de voor de hand liggende vragen beantwoorden, omdat er niemand aanwezig is om ze te beantwoorden, en het moet zo kort zijn dat een drukke lezer het kan uitlezen.
| Sectie | Japanse | Antwoorden |
|---|---|---|
| Achtergrond | 背景 | Waarom nu |
| Probleem | 課題 | Wat is er mis |
| Voorstel | 提案内容 | Wat je wilt doen |
| Effect | 期待効果 | Wat verbetert |
| Kosten | 費用 | Wat het kost |
| Schema | スケジュール | Tegen wanneer |
| Risico's | リスク | Wat kan er misgaan |
De laatste drie maken een voorstel uitvoerbaar. Zonder kosten, planning en risico kan een lezer niets beslissen en zal hij het eenvoudigweg uitstellen.
De samenvattingsregel
Open met één zin waarin u aangeeft wat u voorstelt. Een lezer die niets anders leest, moet weten wat er gevraagd wordt.
Het eerst opschrijven van deze regel is ook een nuttige test van je eigen denken: een voorstel dat niet in een zin kan worden samengevat, is meestal nog niet klaar.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Ik stel voor om het nieuwe systeem in te voeren. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Ik stel voor om de workflow te herzien. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Het voorstel luidt als volgt. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Het doel is om de werktijd te verkorten. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Er werden drie opties vergeleken. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Concluderend wordt optie A aanbevolen. |
Probleem vóór oplossing
Het probleemgedeelte doet het overtuigende werk. Een lezer die niet accepteert dat er een probleem bestaat, zal het voorstel niet accepteren, hoe goed het ook is, en dit is het gedeelte dat leerlingen vaak te kort schrijven.
Kwantificeer waar mogelijk. Een probleem dat met een cijfer wordt uitgedrukt, is veel moeilijker te negeren dan een probleem dat als een indruk wordt vermeld.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Momenteel zijn er ongeveer twintig uur per maand nodig. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Omdat het handmatig is, treden fouten gemakkelijk op. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Vorig jaar vonden er drie incidenten plaats. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | De last voor de verantwoordelijke persoon is zwaar. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Zoals de zaken er nu voor staan, wordt er geen verbetering verwacht. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Een reactie is dringend. |
De eerste drie zijn gekwantificeerd, de rest niet. Een voorstel met cijfers in de probleemsectie is aanzienlijk overtuigender.
Kosten en planning
Een voorstel zonder kosten en planning is eerder een idee dan een voorstel, en het zal worden teruggestuurd of uitgesteld. Deze secties zijn ook waar eerlijkheid loont: een onderschatting die later wordt ontdekt, schaadt meer dan een groter, eerlijk cijfer zou hebben gedaan.
Als een cijfer onzeker is, bestempel het dan als een schatting in plaats van het als vaststaand te presenteren.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | De initiële kosten bedragen ongeveer vijfhonderdduizend yen. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Maandelijkse exploitatiekosten ontstaan afzonderlijk. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Dit is een schatting en kan variëren. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | De introductie zal naar verwachting drie maanden duren. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | De eerste fase begint volgende maand. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Het effect op bestaand werk is beperkt. |
Het benoemen van het bezwaar
Elk voorstel heeft een duidelijk bezwaar, en de lezer zal erover nadenken, of je het nu wel of niet vermeldt. Het benoemen en beantwoorden is een kracht; het weglaten ervan lijkt naïef of ontwijkend.
Dit is ook het punt waarop een voorstel vertrouwen verdient, aangezien een schrijver die de moeilijkheid heeft voorzien, eerder over de rest heeft nagedacht.
| Japanse | Romaji | Betekenis |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | De volgende zorgen kunnen worden geuit. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Tijdens de introductie neemt de last tijdelijk toe. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Dit wordt aangepakt door een gefaseerde introductie. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Het risico wordt als beperkt beschouwd. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Er werd een alternatief overwogen, maar dat kost meer. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Als er zorgen zijn, wordt het herzien. |
Vermelden dat je een alternatief hebt overwogen en waarom je het hebt afgewezen, is een van de sterkste dingen die een kort voorstel kan bevatten.
Voordat het circuleert
Controleer het document aan de lezer die het zonder u zal zien. Kunnen ze alleen al vanaf de pagina zien wat er wordt voorgesteld, wat het kost, wanneer het gebeurt en wat er mis kan gaan?
Stijlconsistentie is hier net zo belangrijk als in rapporten: voorstellen gebruiken een eenvoudige schrijfstijl en beleefde eindes erdoorheen markeren het document als een bericht in plaats van als een document.
- In de eerste regel staat het voorstel.
- De probleemsectie bevat minstens één nummer.
- De kosten worden opgesplitst in initiële en lopende kosten.
- Er wordt een schema met startdatum meegeleverd.
- Het voor de hand liggende bezwaar wordt genoemd en beantwoord.
- De stijl is overal consistent en duidelijk.