Japanners schrijven een bedankmail na een interview: The O-rei Mail

Waar de o-rei-mail voor is

Het doel van de o-rei-mail is bescheiden: de interviewer bedanken voor zijn tijd, bevestigen dat je nog steeds geïnteresseerd bent en laten zien dat je een correcte, beleefde boodschap kunt schrijven. Het is niet de plek om argumenten toe te voegen om u aan te nemen, om te vragen naar het resultaat of om u te verontschuldigen voor antwoorden die volgens u slecht zijn gegaan.

De mail is overal in zakelijke keigo geschreven: bescheiden formulieren voor je eigen daden en respectvolle formulieren voor die van hen, plus de vaste zinnen uit de Japanse e-mail. Als u zich al op uw gemak voelt met het algemene frame, de bedrijfsnaam en sama bovenaan, o-sewa ni natte orimasu, een hoofdtekst in korte lijnen en een handtekeningblok, hoeft u alleen de interviewspecifieke inhoud hieronder te leren kennen.

UnihongoSchrijven

面接めんせつのお礼おれいを申し上げもうしあげたく、ご連絡れんらくいたしました。Ik schrijf u om u te bedanken voor het interview.

Onderwerpregel, geadresseerde en opening

De onderwerpregel, kenmei, moet een druk persoon laten zien wie je bent en waarom je schrijft, zonder de mail te openen. Het standaardpatroon is de zinsnede mensetsu no o-rei, de datum tussen haakjes en uw volledige naam. Sommige kandidaten voegen de functie ook tussen haakjes toe. Als de recruiter je een e-mail heeft gestuurd om het sollicitatiegesprek te regelen, is het ook normaal om in die thread te antwoorden met het onderwerp ongewijzigd, waardoor de thread gemakkelijk te vinden is.

De eerste regels identificeren de lezer en uzelf. Schrijf de bedrijfsnaam voluit, vervolgens de afdeling en vervolgens de naam van de persoon met sama, elk op een eigen regel. Geef voor uw eigen regel de datum van het interview, de functie en uw volledige naam op, met behulp van de bescheiden zin mensetsu o ukesasete itadakimashita. Ik kreeg de gelegenheid om geïnterviewd te worden.

Bedanken en één specifiek ding noemen

De dank zelf bestaat uit één zin, en de standaardversie staat hierboven: o-isogashii naka, kichō na o-jikan o itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita. Wat een mail uit de stapel haalt, is de volgende zin, die verwijst naar iets dat je daadwerkelijk hebt gehoord: een project dat de interviewer heeft beschreven, een uitleg van het werk van het team, een opmerking over de plannen van het bedrijf. Houd het bij één of twee regels en koppel het aan uw interesses, niet aan uw kwalificaties.

Het werkwoord voor het horen van een meerdere is ukagau, en het patroon o-hanashi o ukagai, het horen van jouw uitleg, is de natuurlijke manier om deze zin te beginnen. Woorden als miryoku o kanjimashita, waartoe ik me aangetrokken voelde, en rikai ga fukamarimashita, mijn begrip verdiept, zijn de geaccepteerde, enigszins formele manieren om te zeggen dat iets indruk op je heeft gemaakt.

Rente herberekenen en afsluiten

Na de specifieke regel herhaalt u uw interesse in één zin en sluit u vervolgens af. De herhalende zin gebruikt shibō, het streven om mee te doen, of het werkwoord kōken, om bij te dragen. Beloof geen resultaten; zeg dat je graag een bijdrage wilt leveren, kōken shitai, in plaats van dat het je zal lukken. Vraag vervolgens om hun overweging met go-kentō no hodo, yoroshiku onegai mōshiagemasu, en voeg een afsluitende beleefdheid toe.

Een gebruikelijke laatste hand is om te zeggen dat een antwoord niet nodig is: go-henshin wa fuyō desu, of zachter: go-henshin ni wa oyobimasen. Dit is attent omdat het een drukke recruiter vertelt dat hij of zij niet hoeft te antwoorden, en het geeft aan dat u begrijpt dat de e-mail eerder een beleefdheid is dan een verzoek. Sluit af met een handtekeningblok: volledige naam en het telefoonnummer en e-mailadres dat u bij uw aanvraag hebt opgegeven, zodat ze u kunnen bereiken.

Een volledig sjabloon dat u kunt aanpassen

Hier vindt u de volledige mail, regel voor regel, voor een fulltime interview. Vervang het bedrijf, de afdeling, de naam, de datum, de functie en de ene specifieke regel. Bewaar al het andere. De regels zijn met opzet kort: Japanse zakelijke post breekt bij natuurlijke zinsgrenzen in plaats van de breedte van het scherm te vullen.

Timing, formaat en wanneer niet verzenden

Timing is onderdeel van de boodschap. Verstuur binnen enkele uren, indien mogelijk tijdens kantooruren, en uiterlijk de volgende ochtend. Als er twee of meer dagen zijn verstreken, is het moment voorbij; Het versturen van een laat bedankje vestigt de aandacht op de vertraging, dus het is beter om helemaal geen bedankje te sturen.

Verzend vanaf hetzelfde adres dat u gebruikte, in platte tekst, zonder bijlagen, afbeeldingen of gekleurde lettertypen. Als het bedrijf u heeft gezegd geen contact met hen op te nemen, of als het proces volledig via een wervingsbureau of een portaal verloopt dat direct mail ontmoedigt, volg dan die instructie: de agent kan uw dank doorgeven. Voor een parttime sollicitatiegesprek in een winkel is een mail welkom, maar minder verwacht; een korte is genoeg.

• Dezelfde dag, tijdens werkuren: het beste
• Volgende ochtend: prima
• Twee dagen of langer later: sla het over
• Aangevraagd via een bureau: bedank in plaats daarvan de agent en laat hem/haar het doorgeven
• Groepsinterview met verschillende interviewers: spreek de rekruteringscontactpersoon aan, bedank iedereen in het lichaam
• Online interview: dezelfde regels; Uiteraard kunt u het online format vermelden

Als de interviewer u een visitekaartje heeft gegeven, moeten de naam en de afdeling die erop staan, in de adresregel worden gebruikt. Controleer de spelling van de naam aan de hand van de kaart, niet uw geheugen.

Woordenschat voor de o-rei-mail

Deze woorden verschijnen in bijna elke bedankmail. Door ze als een set te leren, voelt de sjabloon aan als uw eigen sjabloon in plaats van als iets gekopieerd.

Fouten die de goede indruk teniet doen

De meest schadelijke fouten zijn de fouten die de toon veranderen. Vragen naar het resultaat, kekka wa itsu wakarimasu ka, verandert een bedankje in een eis. Als u zich verontschuldigt voor zwakke antwoorden, of een argument toevoegt dat u bent vergeten te maken, wordt het een tweede interview. Het is zijn hele taak vriendelijk en kort te zijn.

De tweede groep bestaat uit keigo-slips: het mengen van onsha in schrijven, het gebruik van arigatō gozaimasu in de tegenwoordige tijd voor een voltooid interview wanneer arigatō gozaimashita wordt verwacht, het schrijven van de naam van de persoon zonder sama of met san, en het verdubbelen van eretitels zoals o-ukagai itashimashita. De derde groep is de opmaak: een vage onderwerpregel, een e-mail zonder naam in de eerste regels, lange ononderbroken alinea's en ergens een emoji of een uitroepteken. Lees de mail nog een keer aan de hand van het sjabloon voordat u deze verstuurt.