Kuinka täyttää japanilaisia ​​lomakkeita ilman paniikkia

Miksi muoto näyttää kovemmalta kuin se on

Lomakkeissa käytetään japanilaista etikettiä: kaksi tai kolme kanjia koko kysymyksessä. 氏名 ei ole lause, se on koko nimesi laatikko, ja kun tiedät sen, tiedät sen kaikkialla. Sanasto on pieni ja se toistuu pankkitilihakemuksessa, puhelinsopimuksessa, kuntosalijäsenyydessä, sairaalan ensikäyntilomakkeessa ja koulun ilmoittautumispaperissa. Kahdenkymmenen tarran oppiminen kattaa suurimman osan siitä, mitä sinulle koskaan annetaan.

Toinen vaikeus on asettelu. Japanilainen lomake odottaa tietoja kiinteässä järjestyksessä, joka alkaa yleisestä erityiseen: sukunimi ennen etunimeä, prefektuuri ennen kaupunkia, vuosi ennen kuukautta ennen päivää. Jos kirjoitat omassa tavanomaisessa järjestyksessä, laatikot eivät asetu riviin, vaan lomakkeen tarkistaja palauttaa sen. Kunnallisilla tiskillä on oma rutiini, joka on käsitelty kaupungintalon menettelytapojen oppaassa, joten tämä viesti jää itse paperille.

Kentät, jotka näkyvät lähes kaikissa lomakkeissa

Valokuvaa tämä pöytä ja pidä se puhelimessasi. Kun uusi lomake tulee näkyviin, sovita sen otsikot ensin luetteloon, jolloin vain tuntemattomat laatikot jäävät kysyttäväksi. Lomakkeet vaihtelevat yrityksen ja toimiston mukaan, joten pidä oikeanpuoleista saraketta yleisenä käytäntönä sääntönä.

Nimesi ja sen alla oleva furigana-viiva

Japanilaisissa lomakkeissa sukunimi asetetaan etusijalle, ja monet painavat kahden erillisen ruudun yläpuolelle 姓 sukunimelle ja 名 etunimelle. Käytä oleskelukorttisi järjestystä ja kirjoitusasua, sillä lomakkeen ja kortin välinen epäsuhta on yleisin syy paperitöiden palauttamiseen. Jos nimesi on pitkä, on hyvä täyttää laatikko tiukasti; Tärkeintä on, että jokainen merkki on luettavissa.

Nimesi alla oleva rivi pyytää lukemista. Kun tarra on painettu hiragana muodossa ふりがな, kirjoita hiragana; kun se on painettu katakana muodossa フリガナ, kirjoita katakana. Ulkomaiset nimet kirjoitetaan yleensä katakana molemmille riveille, mikä tuntuu toistolta, mutta sitä toimisto odottaa. Jaa nimi keskimmäisellä pisteellä, jos kirjoitat sen jo tällä tavalla kortille.

Päivämäärät kahdessa kalenterissa

Japanissa käytetään sekä läntistä vuotta 西暦 että aikakauden vuotta 和暦. Syntymäpäivärivi tulostaa usein viimeaikaisten aikakausien nimet pienillä ympyröillä, jotta voit soittaa oikealle, ja jättää sitten laatikot vuodelle, kuukaudelle ja päivälle. Jos mitään ei paineta, länsivuosi on yleensä hyvä. Muunnos on yksinkertainen aritmeettinen, kun tiedät kunkin aikakauden alkamisvuoden, ja vaihtovuodet ovat ainoat, jotka kannattaa tarkistaa.

Koska aikakaudet vaihtuvat kesken vuoden, päivämäärä vuoden 1989 alussa tai vuoden 2019 alkukuukausina voi kuulua joko vanhaan tai uuteen aikakauteen. Jos olet syntynyt jossakin näistä ikkunoista, vertaa kerran viralliseen asiakirjaan ja muista vastaus sen sijaan, että lasket sen joka kerta uudelleen.

Osoite postinumerosta huoneen numeroon

Japanilainen osoite kulkee suurimmasta yksiköstä pienimpään, päinvastoin kuin monet oppijat ovat tottuneet. Aloita postinumerolla 〒-merkin jälkeen, sitten prefektuuri, kaupunki tai seurakunta, alue ja kolme numeroa, jotka tunnistavat korttelin, tontin ja talon. Rakennuksen nimi ja huoneen numero ovat viimeisenä, ja niiden jättäminen pois on yleisin yksittäinen syy postauksen ja toimituksen epäonnistumiseen.

Jotkut lomakkeet jakavat osoitteen kahdelle riville, ja toisella rivillä on rakennuksen nimi 建物名. Kirjoita rakennuksen nimi katakanaan täsmälleen sellaisena kuin se näkyy sopimuksessasi, mukaan lukien osa ハイツ tai マンション, ja laita huoneen numero 号室 perään. Jos laatikko pyytää vain 番地, se haluaa numerot ilman rakennusta.

Puhelin, sähköposti, työpaikka ja hätäyhteys

Kontaktilohko on suoraviivainen, mutta tarkka. Puhelinnumerot kirjoitetaan yhdysmerkillä, ja lomakkeessa on usein erilliset rivit 自宅 kotona ja 携帯 matkapuhelimessa; jos sinulla ei ole lankapuhelinta, kirjoita matkapuhelimesi matkapuhelinlinjaan ja なし toiselle. Sähköpostiosoitteet kirjoitetaan isoilla ja pienillä kirjaimilla sellaisena kuin ne todellisuudessa ovat, ja kannattaa lukea omasi takaisin henkilökunnan jäsenelle, sillä yksittäinen väärä merkki rikkoo hiljaa jokaisen myöhemmän ilmoituksen.

勤務先 haluaa työnantajasi nimen, ja isommissa lomakkeissa kysytään myös sen osoite ja puhelinnumero, joten kanna se puhelimessasi. 緊急連絡先 on henkilö, jolle soittaa, jos sinulle tapahtuu jotain, ja 続柄 kysyy, miten he liittyvät sinuun. Valitse mahdollisuuksien mukaan joku, joka on tavoitettavissa Japanissa, ja kerro hänelle, että olet ilmoittanut hänen numeronsa.

Ympyröinti, rasti ja pakollisen kentän merkki

Jos englanninkielinen muoto odottaa rastia, japanilainen muoto odottaa usein ympyrää. Ohje 該当するものに〇をつけてください tarkoittaa, että piirrä maru sopivan vaihtoehdon ympärille, ja ympyrä kulkee siististi koko sanan ympärillä eikä sen vieressä. Risti, 罰点, lukee Japanissa peruutetuksi tai vääräksi, joten älä koskaan käytä sitä valintasi merkitsemiseen. Valintaruutuja on olemassa, ja siellä ohje on yleensä レ点 tai チェック.

• 〇をつける: piirrä ympyrä sinua koskevan vaihtoehdon ympärille
• 該当するものすべてに〇: ympyröi kaikki sopivat vaihtoehdot, ei vain yhtä
• レ点を入れる tai チェックする: laita rasti painetun neliön sisään
• 必須 tai punainen ※: tämä kenttä on täytettävä
• 任意: valinnainen ja turvallista jättää tyhjäksi
• 太枠内のみご記入ください: kirjoita vain lihavoitun kehyksen sisään
• 黒のボールペンでご記入ください: käytä mustaa kuulakärkikynää, älä kynää tai pyyhittävää mustetta
• 楷書でご記入ください: kirjoita selkeillä, erotetuilla merkeillä yhdistettyjen kirjoitusten sijaan

Virheen korjaaminen hyväksytyllä tavalla

Korjausneste ja korjausteippi hylätään yleisesti virallisissa lomakkeissa, koska ne piilottavat sen, mitä siellä oli ennen. Hyväksytty korjaus on kaksoisviiva: vedä kaksi suoraa vaakaviivaa väärän tekstin läpi ja kirjoita oikea versio sen yläpuolelle tai viereiseen tilaan. Vanha teksti pysyy luettavana, mikä on juuri se pointti. Jotkut toimistot pyytävät sitten leimaamaan pienen sinetin, nimeltään 訂正印, korjauksen viereen.

Jos virhe on suuri tai jos olet kirjoittanut henkilötiedot täysin väärään kenttään, pyydä uusi arkki sen korjaamisen sijaan. Henkilökunta jakaa uusia lomakkeita koko päivän ja mieluummin tekevät niin kuin käsittelevät lomakkeita, joita he eivät osaa lukea. Käytännöt vaihtelevat toimistojen ja yritysten välillä, joten yksi lyhyt kysymys ratkaisee asian nopeammin kuin arvailu.

Allekirjoitus, sinetti ja allekirjoituspäivämäärä

Lomakkeen pohjassa on yleensä kolme asiaa yhdessä: 記入日 päivämäärä, 署名 tai お名前 nimesi ja pieni ympyrä tai neliö, jossa on merkintä 印 sinetille. Allekirjoituksen on oltava sinun käsin kirjoitettu; nimesi kirjoittamista tai tulostamista tähän ruutuun ei lasketa. Sinettilaatikon kohdalla monet arkilomakkeet hyväksyvät nyt allekirjoituksen, mutta pankit, sopimukset ja osa virallisia papereita odottavat edelleen hankoa.

Jos omistat hankon, paina se tasaisella paineella suoraan alas pehmeälle alustalle ja nosta vääntämättä, jotta lukema pysyy puhtaana. Tahrainen leima leimataan yleensä uudelleen ensimmäisen viereen sen sijaan, että se pyyhittäisiin pois. Rekisteröity sinetti, jota käytetään painavampiin sopimuksiin, on erillinen luokka, ja henkilökunta kertoo selkeästi, milloin niitä tarvitaan.

Henkilökunnan jäseneltä kysyminen kentästä

Tiskillä työskentelevä henkilökunta viettää koko päivän lomakkeiden selittämisessä ja ajattelee, että kysyt sinulta. Hyödyllisin liike on osoittaa laatikkoa ja nimetä ongelma sen sijaan, että pyydätte anteeksi pitkään. Aloita sanalla sumimasen, osoita ja kysy yksi selkeä kysymys; Jos vastaus on liian nopea, mō ichido onegai shimasu ostaa sinulle hitaamman toiston rikkomatta vaihtoa.

Kaksi vastausta kannattaa tunnistaa välittömästi. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, tarkoittaa, että ole hyvä ja kirjoita tähän ja tulee yleensä sormella laatikossa. ここは書かなくて大丈夫です, koko wa kakanakute daijōbu desu, tarkoittaa, että voit jättää tämän osan rauhaan, ja sinun ei tarvitse keksiä vastausta henkilökunnalle tarkoitettuun kenttään.

Harjoitus, jonka voit tehdä tällä viikolla

• Kopioi kaksikymmentäviisi tarraa taulukosta yhdelle sivulle ja lue ne ääneen, kunnes tunnistat jokaisen kääntämättä.
• Kirjoita oma nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi japaniksi tyhjälle arkille ja vertaa sitä sitten oleskelukorttiisi merkki merkiltä.
• Muunna syntymäaikasi kerran aikajärjestelmäksi ja kirjoita tulos samalle arkille.
• Valitse hätäyhteyshenkilösi, kysy heiltä lupa ja kirjoita muistiin hänen numeronsa ja käyttämäsi sana 続柄.
• Sano kymmenen vastakysymystä ääneen osoittaen kuvitteellista laatikkoa joka kerta, jotta ele ja lause kohtaavat.
• Säilytä valokuva oikein täytetystä lomakkeesta mallina seuraavaa varten.