Kirjoitettu levitettäväksi
Japanilaisen ehdotuksen ratkaiseva tosiasia on, että se matkustaa ilman sinua. Se välitetään, tulostetaan, siitä keskustellaan kokouksessa, jossa et ole mukana, ja sen päättävät ihmiset, joilla ei ole sivun ulkopuolista kontekstia.
Kaikki muu seuraa siitä. Asiakirjan tulee itse vastata ilmeisiin kysymyksiin, koska paikalla ei ole ketään vastaamassa, ja sen on oltava tarpeeksi lyhyt, jotta kiireinen lukija saa sen valmiiksi.
| osio | japanilainen | Vastaukset |
|---|---|---|
| Tausta | 背景 | Miksi nyt |
| Ongelma | 課題 | Mikä on vialla |
| ehdotus | 提案内容 | Mitä haluat tehdä |
| Vaikutus | 期待効果 | Mikä parantaa |
| Maksaa | 費用 | Mitä se maksaa |
| Ajoittaa | スケジュール | Milloin |
| Riskit | リスク | Mikä voisi mennä pieleen |
Kolme viimeistä tekevät ehdotuksesta toimintakelpoisen. Ilman kustannuksia, aikataulua ja riskejä lukija ei voi päättää mitään ja yksinkertaisesti lykkää sitä.
Yhteenveto rivi
Avaa yhdellä lauseella, mitä ehdotat. Lukijan, joka ei lue mitään muuta, pitäisi tietää, mitä häneltä pyydetään.
Tämän rivin kirjoittaminen ensin on myös hyödyllinen testi omalle ajattelulle: ehdotus, jota ei voi tiivistää lauseeseen, ei yleensä ole valmis.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Ehdotan uuden järjestelmän käyttöönottoa. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Ehdotan työnkulun tarkistamista. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Ehdotus on seuraava. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Tarkoitus on lyhentää työaikaa. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Kolmea vaihtoehtoa verrattiin. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Lopuksi vaihtoehto A on suositeltavaa. |
Ongelma ennen ratkaisua
Ongelmaosio tekee vakuuttavan työn. Lukija, joka ei hyväksy ongelman olemassaoloa, ei hyväksy ehdotusta, vaikka se olisi hyvä, ja tämä on se osa, jonka oppijat yleensä kirjoittavat liian lyhyesti.
Määrää aina kun mahdollista. Numerolla ilmaistua ongelmaa on paljon vaikeampi hylätä kuin vaikutelmana ilmaistua ongelmaa.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Tällä hetkellä tarvitaan noin kaksikymmentä tuntia kuukaudessa. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Manuaalisesti virheet syntyvät helposti. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Viime vuonna sattui kolme tapausta. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Vastuuhenkilön taakka on raskas. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Nykytilanteessa parannusta ei ole odotettavissa. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Vastaus on kiireellinen. |
Kolme ensimmäistä on kvantifioitu ja loput eivät. Ehdotus, jossa on numerot ongelmaosiossa, on huomattavasti vakuuttavampi.
Kustannukset ja aikataulu
Ehdotus ilman kustannuksia ja aikataulua on pikemminkin idea kuin ehdotus, ja se palautetaan tai lykätään. Näillä osilla myös rehellisyys maksaa: myöhemmin löydetty aliarviointi vahingoittaa enemmän kuin suurempi rehellinen henkilö.
Jos luku on epävarma, merkitse se arvioksi sen sijaan, että esität sen kiinteänä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Alkukustannukset ovat noin viisisataa tuhatta jeniä. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Kuukausittaiset käyttökulut veloitetaan erikseen. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Tämä on arvio ja voi vaihdella. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Käyttöönoton odotetaan kestävän kolme kuukautta. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Ensimmäinen vaihe alkaa ensi kuussa. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Vaikutus olemassa olevaan työhön on rajallinen. |
Vastalauseen nimeäminen
Jokaisella ehdotuksella on ilmeinen vastalause, ja lukija miettii sitä riippumatta siitä, mainitsetko sen vai et. Sen nimeäminen ja siihen vastaaminen on vahvuus; sen jättäminen pois näyttää joko naiivilta tai välttelevältä.
Tässäkin ehdotus ansaitsee luottamusta, sillä vaikeuden ennakoinut kirjoittaja on todennäköisemmin ajatellut loput.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Seuraavat huolenaiheet voidaan esittää. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Taakka kasvaa tilapäisesti käyttöönoton aikana. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Tämä käsitellään vaiheittaisella käyttöönotolla. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Riskiä pidetään rajoitettuna. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Vaihtoehtoa harkittiin, mutta se maksaa enemmän. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Jos huolenaiheita ilmenee, se tarkistetaan. |
Mainitseminen, että harkitsit vaihtoehtoa ja miksi hylkäsit sen, on yksi vahvimmista asioista, mitä lyhyt ehdotus voi sisältää.
Ennen kiertoa
Vertaa asiakirja lukijaan, joka näkee sen ilman sinua. Voivatko he kertoa pelkästään sivulta, mitä ehdotetaan, mitä se maksaa, milloin se tapahtuu ja mikä voi mennä pieleen?
Tyylin johdonmukaisuudella on tässä väliä, kuten raporteissakin: ehdotuksissa käytetään yksinkertaista kirjoitustyyliä ja kohteliaasti sekoitettuja loppuja merkitsee asiakirja viestiksi eikä asiakirjaksi.
- Ensimmäisellä rivillä on ehdotus.
- Ongelmaosio sisältää vähintään yhden numeron.
- Kustannukset on jaettu alku- ja jatkuviin.
- Mukana on aikataulu alkamispäivämäärällä.
- Ilmeinen vastalause nimetään ja siihen vastataan.
- Tyyli on kauttaaltaan yhtenäinen ja selkeä.