Päätelmä ensin
Tärkein sopimus on, että johtopäätös tulee huipulle. Lukijan tulisi tietää tulos ensimmäiseltä riviltä ja lukea loput vain, jos hän haluaa yksityiskohtia.
Tämä on vastoin tapaa rakentaa argumenttia johtopäätökseen, mikä on kuinka monet ihmiset opetetaan kirjoittamaan. Japanilaisessa liikeraportissa tämä rakenne on välttelevä tai epäjärjestynyt.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Tee ensin johtopäätös. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Lopuksi, käyttöönotto on mahdollista. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Yksityiskohdat seuraavat alla. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Tutkimus vahvisti, että ongelmia ei ole. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | Tällä hetkellä tuomiota ei voida antaa. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Johtopäätös on seuraava. |
Vakioosat
Raportit noudattavat tavanomaista järjestystä, ja sen käyttäminen tarkoittaa, että lukija tietää mistä löytää jokaisen asian ilman, että hänelle kerrotaan.
Jokainen raportti ei tarvitse jokaista osaa, mutta järjestys on kiinteä, kun ne ilmestyvät.
| osio | japanilainen | Sisältää |
|---|---|---|
| Johtopäätös | 結論 | Tulos ensin |
| Tausta | 背景 | Miksi tätä tutkittiin |
| Menetelmä | 調査方法 | Mitä tehtiin |
| Havainnot | 調査結果 | Vain faktat |
| Analyysi | 考察 | Tulkinta, merkitty |
| ehdotus | 提案 | Mitä seuraavaksi pitäisi tapahtua |
Löydökset ja analyysit ovat erillisiä osia syystä. Niiden sekoittaminen on yleisin kritiikki jonkun uuden kirjoittamaa raporttia kohtaan.
Fakta ja mielipide, erillään
Japanilainen liikekirjoitus odottaa selkeää rajaa havaitun ja kirjoittajan siitä päättelemän välillä. Tuon viivan nimenomainen merkitseminen ei ole pedanttia; se tekee raportista luotettavan.
Merkkilauseet tekevät työn, ja niiden johdonmukainen käyttö osoittaa, että ymmärrät sopimuksen.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Itse asiassa, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Tietojen mukaan |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Yllä olevat ovat faktoja. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Seuraava on oma näkemykseni. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Luullaan, että. (päättely) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Sen oletetaan. (heikompi) |
Kaksi viimeistä ovat analyysin vakiosuojauksia. He merkitsevät lausunnon päätelmäksi pikemminkin kuin havainnon heikentämättä sitä.
Kirjoitettu tyyli
Raportit käyttävät yksinkertaista kirjoitustyyliä kohteliaan keskustelutyylin sijaan. Raportin kirjoittaminen desu- ja masu-päätteellä lukee pikemminkin viestinä kuin asiakirjana ja on yksi kokemattoman kirjoittajan selkeimpiä merkkejä.
Myös lauseet ovat lyhyempiä ja substantiivipainoisempia kuin puheessa, mikä on oppijalle kätevää: lyhyet deklaratiiviset lauseet ovat juuri sitä, mitä genre haluaa.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Ongelma vahvistettiin. (raportin tyyli) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Sama sisältö, viestityyli |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Vastaus on tarpeen. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Syy on tuntematon. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Parantamisen varaa on. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Seuranta jatkuu. |
Numerot ja todisteet
Raporttien odotetaan olevan tarkkoja. Epämääräiset kvantorit heikentävät raporttia huomattavasti, ja niiden korvaaminen luvuilla on nopein tapa parantaa sitä.
Jos luku on epävarma, sano se selkeästi sen sijaan, että suojaat koko lausetta.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Kasvua viisitoista prosenttia edellisestä kuukaudesta. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Raportteja tuli kolme. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Tämä on arvio. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Luvut ovat alustavia. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Tiedot ovat liitteen mukaan. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Lähteet on listattu lopussa. |
Ennen kuin lähetät sen
Kaksi tarkistusta havaitsevat useimmat ongelmat. Ensinnäkin, kertooko aloitusrivi johtopäätöksen? Toiseksi, voiko lukija kertoa, mitkä väittämät ovat tosiasioita ja mitkä sinun?
Kolmas on tyylin johdonmukaisuus: yksinkertaisella tyylillä alkava ja kohteliaisiin päätteisiin ajautuva raportti on yleinen lipsahdus ja japanilaiselle lukijalle itsestäänselvyys.
- Ensimmäinen rivi kertoo johtopäätöksen.
- Faktat ja analyysit ovat erillisissä osioissa tai selvästi merkittyinä.
- Tyyli on kauttaaltaan johdonmukainen, ilman kohteliaita loppuja.
- Jokaisella numerolla on lähde tai se on merkitty arvioksi.
- Se mahtuu yhdelle sivulle, ellei siihen ole syytä.