Come compilare moduli giapponesi senza panico

Perché la forma sembra più difficile di quanto non sia

I moduli utilizzano l'etichetta giapponese: due o tre kanji che sostituiscono un'intera domanda. 氏名 non è una frase, è la casella per il tuo nome completo, e una volta che lo conosci lo riconosci ovunque. Il set di vocaboli è piccolo e si ripete in una richiesta di conto bancario, in un contratto telefonico, in un abbonamento a una palestra, in un foglio di prima visita in ospedale e in un documento di iscrizione a scuola. Imparare venti etichette copre la maggior parte di ciò che ti verrà mai consegnato.

La seconda difficoltà è il layout. Una forma giapponese prevede informazioni in un ordine fisso che va dal generale allo specifico: cognome prima del nome, prefettura prima della città, anno prima del mese prima del giorno. Se scrivete nel vostro ordine abituale le caselle non si allineeranno e la persona che controlla il modulo lo restituirà. Gli sportelli comunali hanno una propria routine, trattata nella guida alle procedure del municipio, quindi questo post rimane con il giornale stesso.

I campi che appaiono su quasi tutti i moduli

Fotografa questo tavolo e tienilo sul tuo telefono. Quando viene visualizzato un nuovo modulo, abbina prima le sue etichette all'elenco e rimangono solo le caselle non familiari su cui chiedere informazioni. I moduli differiscono a seconda dell'azienda e dell'ufficio, quindi considera la colonna di destra come una pratica comune piuttosto che come una regola.

Il tuo nome e la riga furigana sotto

Le forme giapponesi mettono prima il cognome e molte stampano 姓 per il cognome e 名 per il nome sopra due caselle separate. Usa l'ordine e l'ortografia della tua carta di soggiorno, perché una mancata corrispondenza tra il modulo e la carta è il motivo più comune per cui la documentazione viene restituita. Se il tuo nome è lungo, va bene riempire bene la casella; ciò che conta è che ogni carattere sia leggibile.

La riga sotto il tuo nome richiede la lettura. Quando l'etichetta è stampata in hiragana come ふりがな, scrivi hiragana; quando è stampato in katakana come フリガナ, scrivi katakana. I nomi stranieri sono comunemente scritti in katakana su entrambe le righe, il che sembra una ripetizione ma è ciò che l'ufficio si aspetta. Dividi il nome con un punto centrale se lo scrivi già in questo modo sulla tua carta.

Date in due calendari

Il Giappone utilizza sia l'anno occidentale, 西暦, sia l'anno dell'era, 和暦. Una riga della data di nascita spesso stampa i nomi delle epoche recenti con piccoli cerchi in modo da poter suonare quello giusto, quindi lascia le caselle per l'anno, il mese e il giorno. Se non viene stampato nulla, l'anno occidentale generalmente va bene. La conversione è semplice aritmetica una volta che si conosce l'anno di inizio di ciascuna era e gli anni di passaggio sono gli unici che vale la pena ricontrollare.

Poiché le epoche cambiano nel corso di un anno, una data all'inizio del 1989 o nei primi mesi del 2019 può appartenere all'era vecchia o a quella nuova. Se sei nato in una di quelle finestre, confronta una volta con un documento ufficiale e memorizza la risposta invece di ricalcolarla ogni volta.

L'indirizzo, dal codice postale al numero della camera

Un indirizzo giapponese va dall'unità più grande a quella più piccola, l'ordine opposto a quello a cui sono abituati molti studenti. Inizia con il codice postale dopo il segno 〒, poi la prefettura, la città o quartiere, il distretto e i tre numeri che identificano l'isolato, il lotto e la casa. Il nome dell'edificio e il numero della camera vengono per ultimi e tralasciarli è il motivo più comune per cui la spedizione e le consegne falliscono.

Alcuni moduli dividono l'indirizzo su due righe, con la seconda etichettata 建物名 per il nome dell'edificio. Scrivi il nome dell'edificio in katakana esattamente come appare sul tuo contratto, inclusa la parte ハイツ o マンション, e metti il ​​numero della stanza dopo 号室. Se una casella richiede solo 番地, vuole i numeri senza l'edificio.

Telefono, e-mail, luogo di lavoro e contatto di emergenza

Il blocco contatti è semplice ma esatto. I numeri di telefono sono scritti con trattini e un modulo spesso ha righe separate per 自宅 a casa e 携帯 per un cellulare; se non hai la linea fissa scrivi sulla linea mobile il tuo cellulare e sull'altra なし. Gli indirizzi e-mail vanno in stampatello e minuscolo così come sono realmente, e vale la pena rileggere i tuoi al membro dello staff, poiché un singolo carattere sbagliato interrompe silenziosamente ogni notifica successiva.

勤務先 vuole il nome del tuo datore di lavoro e i moduli più grandi richiedono anche il suo indirizzo e numero di telefono, quindi portalo sul tuo telefono. 緊急連絡先 è la persona da chiamare se ti succede qualcosa, con 続柄 che chiede che rapporto ha con te. Scegli qualcuno raggiungibile in Giappone, ove possibile, e digli che hai elencato il suo numero.

Cerchiatura, ticchettio e segno del campo obbligatorio

Laddove una forma inglese prevede un segno di spunta, una forma giapponese molto spesso prevede un cerchio. L'istruzione 該当するものに〇をつけてください significa disegnare una maru attorno all'opzione che si applica, e il cerchio gira in modo pulito attorno all'intera parola anziché accanto ad essa. Una croce, 罰点, in Giappone si legge come cancellata o sbagliata, quindi non usarne mai una per contrassegnare la tua scelta. Esistono caselle di controllo e lì l'istruzione è solitamente レ点 o チェック.

• 〇をつける: traccia un cerchio attorno all'opzione che ti interessa
• 該当するものすべてに〇: cerchia ogni opzione applicabile, non solo una
• レ点を入れる o チェックする: mettere un segno di spunta all'interno di un quadrato stampato
• 必須 o un ※ rosso: questo campo deve essere compilato
• 任意: facoltativo ed è sicuro lasciare vuoto
• 太枠内のみご記入ください: scrivere solo all'interno della cornice in grassetto
• 黒のボールペンでご記入ください: utilizzare una penna a sfera nera, non una matita o inchiostro cancellabile
• 楷書でご記入ください: scrivere in caratteri chiari e separati anziché in caratteri uniti

Correggere un errore nel modo accettato

Il liquido correttore e il nastro correttivo vengono comunemente rifiutati sui moduli ufficiali, perché nascondono ciò che c'era prima. La riparazione accettata è una doppia linea: tracciare due linee rette orizzontali attraverso il testo sbagliato, quindi scrivere sopra o nello spazio accanto la versione corretta. Il vecchio testo resta leggibile, ed è proprio questo il punto. Alcuni uffici ti chiedono poi di timbrare un piccolo sigillo, chiamato 訂正印, accanto alla correzione.

Se l'errore è grave, o se hai scritto le informazioni personali nel campo completamente sbagliato, chiedi un nuovo foglio invece di rattopparlo. Il personale distribuisce nuovi moduli tutto il giorno e preferisce farlo piuttosto che elaborare un modulo che non riesce a leggere. Le pratiche variano tra uffici e aziende, quindi una breve domanda risolve il problema più velocemente di indovinare.

Firma, sigillo e data della firma

La parte inferiore di un modulo di solito riporta tre cose insieme: 記入日 per la data, 署名 o お名前 per il tuo nome e un piccolo cerchio o quadrato contrassegnato con 印 per un sigillo. La firma deve essere scritta a mano da te; digitare o stampare il tuo nome in quella casella non conta. Dove appare la scatola del sigillo, molti moduli di uso quotidiano ora accettano invece una firma, ma le banche, i contratti e alcuni documenti ufficiali si aspettano ancora un hanko.

Se possiedi un hanko, premilo verso il basso con una pressione uniforme su una superficie morbida e sollevalo senza ruotarlo, in modo che la lettura rimanga pulita. Un timbro sbavato viene solitamente ristampato accanto al primo anziché cancellato. I sigilli registrati, utilizzati per contratti più pesanti, sono una categoria separata e il personale dirà chiaramente quando è necessario.

Chiedere informazioni su un campo a un membro dello staff

Il personale agli sportelli passa tutto il giorno a spiegare i moduli e non penserà di meno se lo chiedi. La mossa più utile è indicare la casella e nominare il problema, piuttosto che scusarsi a lungo. Inizia con sumimasen, punta e fai una domanda chiara; se la risposta è troppo veloce, mō ichido onegai shimasu ti regala una ripetizione più lenta senza interrompere lo scambio.

Vale la pena riconoscere immediatamente due risposte. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, significa per favore scrivi qui e di solito viene fornito con un dito sulla scatola. ここは書かなくて大丈夫です, koko wa kakanakute daijōbu desu, significa che puoi lasciare stare quella parte e ti evita di inventare una risposta per un campo pensato per il personale.

Una prova che puoi fare questa settimana

• Copia le venticinque etichette dalla tabella su una pagina e leggile ad alta voce finché non le riconosci senza tradurre.
• Scrivi il tuo nome, indirizzo e numero di telefono in giapponese su un foglio bianco, poi confrontalo carattere per carattere con la tua carta di soggiorno.
• Converti una volta la tua data di nascita nel sistema dell'era e scrivi il risultato sullo stesso foglio.
• Scegli il tuo contatto di emergenza, chiedi il suo permesso e annota il suo numero e la parola 続柄 che utilizzerai.
• Pronunciare ad alta voce le dieci controdomande, indicando ogni volta una scatola immaginaria in modo che il gesto e la frase arrivino insieme.
• Conserva una foto di un modulo correttamente compilato come modello per quello successivo.