La struttura standard
I verbali seguono un layout convenzionale che varia poco da una società all'altra, il che significa che la maggior parte del documento può essere preparata prima dell'inizio della riunione.
Compilare in anticipo l'intestazione ti lascia libero di concentrarti sulle due cose che realmente necessitano di ascolto: decisioni e azioni.
| Campo | giapponese | Cosa c'entra |
|---|---|---|
| Titolo | 議事録 | Il nome del documento |
| Data e ora | 日時 | Data, inizio e fine |
| Posto | 場所 | In camera o online |
| Partecipanti | 出席者 | Nomi, a volte dipartimenti |
| ordine del giorno | 議題 | Gli argomenti discussi |
| Decisioni | 決定事項 | Ciò che è stato concordato |
| Azioni | 宿題事項 | Chi fa cosa e quando |
Le ultime due righe rappresentano il punto del documento. Tutto ciò che è sopra di loro è amministrazione che può essere compilata in anticipo.
Decisioni di registrazione
Una riga decisionale dovrebbe indicare ciò che è stato concordato e nient'altro. Resistete alla tentazione di registrare chi ha sostenuto cosa, cosa che raramente è voluta e può causare problemi in seguito.
La frase con desinenza nominale è standard qui e mantiene le voci brevi. Le frasi complete e educate allungano i minuti senza renderli più chiari.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Approvata l'introduzione del nuovo sistema. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | La proposta di bilancio è stata rinviata alla prossima volta. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Ha deciso di adottare l'opzione A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | La politica attuale continua. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | La conclusione è rinviata. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Dettagli da considerare separatamente. |
Azioni di registrazione
Un'azione ha bisogno di tre cose: cosa, chi ed entro quando. Un'azione senza un proprietario o una scadenza non è un'azione e i verbali che omettono l'uno o l'altro sono la lamentela più comune al riguardo.
Se durante la riunione non è stata indicata una scadenza, chiedere prima di scrivere il verbale anziché lasciare il campo vuoto.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: prepara i materiali, entro venerdì prossimo |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Ogni persona: invia opinioni, entro questa settimana |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Vendite: confermano i dati |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Prepara tre proposte per la prossima volta |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Proprietario non ancora deciso |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Verrà comunicata la scadenza |
Le ultime due sono voci legittime quando nulla era deciso. Registrare che un proprietario è indeciso è più utile che lasciare fuori la linea.
Cosa tralasciare
I minuti sono più utili quando sono più brevi. L'errore più comune è trascrivere la discussione, che produce un documento che nessuno legge e che può creare difficoltà se vengono attribuite opinioni.
Lasciare da parte la discussione e conservare il risultato, a meno che non vi sia un motivo specifico per registrare come è stata raggiunta una decisione.
- Chi non era d'accordo con cosa, a meno che non debba essere registrato.
- Il botta e risposta di una discussione.
- La tua interpretazione di ciò che qualcuno intendeva.
- Chiacchiere e divagazioni.
- Tutto ciò che non sei sicuro di aver sentito correttamente; chiedi invece.
Prendendo verbali in una seconda lingua
Prendersi dei minuti mentre si sta ancora imparando il giapponese sembra impossibile ed è gestibile, perché non è necessario seguire tutto. Hai bisogno di decisioni e azioni, che siano contrassegnate da frasi prevedibili.
Ascoltare questi indicatori piuttosto che il contenuto è la tecnica che lo fa funzionare.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Quindi, su questa base. (una decisione sta per arrivare) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Chi sarà responsabile? (un'azione) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | La scadenza è venerdì prossimo. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Entro il prossimo incontro, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Questa questione è rinviata. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Questo conclude l'incontro. |
Circolare e correggere
Invia verbali lo stesso giorno. Le correzioni sono facili mentre le persone ricordano e impossibili una settimana dopo, e circolare in anticipo è anche il modo per scoprire se hai capito correttamente la riunione.
Invitare esplicitamente a correggere è normale e toglie pressione a un documento scritto in una seconda lingua.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Invio il verbale. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Per favore controllali. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Si prega di segnalare eventuali errori. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Ti invio nuovamente la versione corretta. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Ci sono parti che non sono riuscito a cogliere. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Sarei grato per eventuali aggiunte. |
Dire chiaramente che non sei riuscito a cogliere qualcosa è meglio che indovinare. I colleghi colmano prontamente il divario e il record risulta accurato.