Scrittura giapponese di un'e-mail di ringraziamento dopo un'intervista: The O-rei Mail

A cosa serve la posta o-rei

Lo scopo dell'o-rei mail è modesto: ringraziare l'intervistatore per il suo tempo, confermare che sei ancora interessato e dimostrare che sai scrivere un messaggio corretto ed educato. Non è un luogo in cui aggiungere argomenti per assumerti, chiedere informazioni sul risultato o scusarsi per le risposte che ritieni siano andate male.

La posta è scritta ovunque in keigo aziendale: forme umili per le tue azioni e forme rispettose per le loro, oltre alle frasi predefinite delle e-mail giapponesi. Se sei già a tuo agio con la struttura generale, il nome dell'azienda e il sama in alto, o-sewa ni natte orimasu, un corpo in righe brevi e un blocco di firma, devi solo imparare il contenuto specifico dell'intervista di seguito.

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面接めんせつのお礼おれいを申し上げもうしあげたく、ご連絡れんらくいたしました。ti scrivo per ringraziarti dell'intervista.

Oggetto, destinatario e apertura

L'oggetto, kenmei, deve permettere a una persona impegnata di vedere chi sei e perché stai scrivendo senza aprire la posta. Lo schema standard è la frase mensetsu no o-rei, la data tra parentesi e il tuo nome completo. Alcuni candidati aggiungono anche la posizione tra parentesi. Se il reclutatore ti ha inviato un'e-mail per organizzare il colloquio, anche rispondere in quel thread con l'oggetto invariato è normale e rende il thread facile da trovare.

Le prime righe identificano il lettore e te stesso. Scrivere per intero il nome dell'azienda, poi il dipartimento, poi il nome della persona con sama, ciascuno sulla propria riga. Per la tua linea, indica la data del colloquio, la posizione e il tuo nome completo, usando l'umile frase mensetsu o ukesasete itadakimashita, mi è stata data la possibilità di essere intervistato.

Ringraziare e menzionare una cosa specifica

Il ringraziamento stesso è una frase, e la versione standard è sopra: o-isogashii naka, kichō na o-jikan o itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita. Ciò che tira fuori una mail dalla pila è la frase successiva, che si riferisce a qualcosa che hai effettivamente sentito: un progetto descritto dall'intervistatore, una spiegazione del lavoro del team, un commento sui piani dell'azienda. Mantienilo su una o due righe e collegalo ai tuoi interessi, non alle tue qualifiche.

Il verbo per ascoltare da un superiore è ukagau, e lo schema o-hanashi o ukagai, ascoltando la tua spiegazione, è il modo naturale per iniziare questa frase. Parole come miryoku o kanjimashita, da cui mi sono sentito attratto, e rikai ga fukamarimashita, la mia comprensione si è approfondita, sono i modi accettati e leggermente formali per dire che qualcosa ti ha colpito.

Riaffermazione degli interessi e chiusura

Dopo la riga specifica, ribadisci il tuo interesse per una frase e poi chiudi. La frase che riformula utilizza shibō, aspirazione ad unirsi, o il verbo kōken, contribuire. Non promettere risultati; dì che vorresti contribuire, kōken Shitai, piuttosto che che ci riuscirai. Quindi chiedi la loro considerazione con go-kentō no hodo, yoroshiku onegai mōshiagemasu e aggiungi una cortesia conclusiva.

Un tocco finale comune è dire che una risposta non è necessaria: go-henshin wa fuyō desu, o più dolcemente, go-henshin ni wa oyobimasen. Questo è premuroso perché dice a un reclutatore impegnato che non ha bisogno di rispondere e segnala che capisci che la posta è una cortesia piuttosto che una richiesta. Termina con un blocco di firma: nome completo e qualsiasi numero di telefono e indirizzo e-mail che hai fornito nella tua domanda, in modo che possano raggiungerti.

Un modello completo che puoi adattare

Ecco la mail completa, riga per riga, per un colloquio a tempo pieno. Sostituisci l'azienda, il dipartimento, il nome, la data, la posizione e una riga specifica. Tieni tutto il resto. Le righe sono volutamente brevi: la posta aziendale giapponese si interrompe ai confini naturali della frase anziché riempire la larghezza dello schermo.

Tempistiche, formato e quando non inviare

Il tempismo è parte del messaggio. Spedisci entro poche ore, se possibile durante l'orario lavorativo, e non oltre la mattina successiva. Se sono trascorsi due o più giorni, il momento è passato; inviare un ringraziamento in ritardo attira l'attenzione sul ritardo, quindi è meglio non inviarlo affatto.

Invia dallo stesso indirizzo utilizzato per presentare la domanda, in testo semplice, senza allegati, immagini o caratteri colorati. Se l'azienda ti ha detto di non contattarli, o il processo viene gestito interamente tramite un'agenzia di reclutamento o un portale che scoraggia il direct mailing, segui queste istruzioni: l'agente può trasmettere i tuoi ringraziamenti. Per un colloquio di lavoro part-time in un negozio, la mail è gradita ma meno attesa; ne basta uno breve.

• Lo stesso giorno, durante l'orario di lavoro: meglio
• La mattina dopo: bene
• Due giorni o più dopo: saltalo
• Richiesta tramite un'agenzia: ringrazia invece l'agente e lascia che sia lui a trasmetterlo
• Intervista di gruppo con diversi intervistatori: rivolgersi al contatto di reclutamento, ringraziare tutti i membri del corpo
• Colloquio online: stesse regole; puoi menzionare il formato online naturalmente

Se l'intervistatore ti ha dato un biglietto da visita, il nome e il dipartimento su di esso sono quelli da utilizzare nella riga dell'indirizzo. Controlla l'ortografia del nome sulla carta, non sulla tua memoria.

Vocabolario per la posta o-rei

Queste parole compaiono in quasi tutte le mail di ringraziamento. Impararli come set fa sì che il modello sembri tuo piuttosto che qualcosa di copiato.

Errori che annullano la buona impressione

Gli errori più dannosi sono quelli che cambiano il tono. Chiedere informazioni sul risultato, kekka wa itsu wakarimasu ka, trasforma un ringraziamento in una richiesta. Chiedere scusa per le risposte deboli o aggiungere un argomento che hai dimenticato di fare lo trasforma in una seconda intervista. Il suo intero compito è essere gentile e breve.

Il secondo gruppo sono i keigo slips: mescolare onsha per iscritto, usare arigatō gozaimasu al presente per un'intervista finita quando è previsto arigatō gozaimashita, scrivere il nome della persona senza sama o con san e raddoppiare titoli onorifici come o-ukagai itashimashita. Il terzo gruppo è la formattazione: un oggetto vago, un messaggio di posta senza nome nelle prime righe, paragrafi lunghi e ininterrotti e un emoji o un punto esclamativo ovunque. Leggi ancora una volta l'e-mail confrontandola con il modello prima di inviarla.