Scritto per essere diffuso
La caratteristica distintiva di una proposta giapponese è che viaggia senza di te. Viene inoltrato, stampato, discusso in una riunione a cui non partecipi e deciso da persone che non hanno contesto oltre la pagina.
Da ciò consegue tutto il resto. Il documento deve rispondere da solo alle domande ovvie, perché non c’è nessuno presente a rispondere, e deve essere sufficientemente breve da poter essere finito da un lettore impegnato.
| Sezione | giapponese | Risposte |
|---|---|---|
| Sfondo | 背景 | Perché adesso |
| Problema | 課題 | Che c'è |
| Proposta | 提案内容 | Cosa vuoi fare |
| Effetto | 期待効果 | Cosa migliora |
| Costo | 費用 | Quanto costa |
| Programma | スケジュール | Entro quando |
| Rischi | リスク | Cosa potrebbe andare storto |
Gli ultimi tre sono ciò che rende una proposta attuabile. Senza costi, tempi e rischi, un lettore non può decidere nulla e semplicemente rinviarlo.
La linea riassuntiva
Apri con una frase che esprima ciò che proponi. Un lettore che non legge altro dovrebbe sapere cosa gli viene chiesto.
Scrivere prima questa riga è anche un utile test del proprio pensiero: una proposta che non si può riassumere in una frase solitamente non è pronta.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Propongo di introdurre il nuovo sistema. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Propongo di rivedere il flusso di lavoro. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | La proposta è la seguente. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Lo scopo è ridurre l’orario di lavoro. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Sono state confrontate tre opzioni. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | In conclusione, si raccomanda l’opzione A. |
Problema prima della soluzione
La sezione dei problemi fa il lavoro persuasivo. Un lettore che non accetta l’esistenza di un problema non accetterà la proposta per quanto valida sia, e questa è la sezione in cui gli studenti tendono a scrivere troppo brevemente.
Quantificare ove possibile. Un problema espresso con un numero è molto più difficile da liquidare di uno espresso come impressione.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Attualmente sono necessarie circa venti ore al mese. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Essendo manuale, gli errori si verificano facilmente. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Lo scorso anno si sono verificati tre incidenti. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Il peso per il responsabile è pesante. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Allo stato attuale delle cose non si prevedono miglioramenti. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Una risposta è urgente. |
I primi tre sono quantificati e il resto no. Una proposta con numeri nella sezione problematica è decisamente più convincente.
Costo e programma
Una proposta senza costi e senza tempistiche è un'idea piuttosto che una proposta e verrà restituita o rinviata. Queste sezioni sono anche quelle in cui l'onestà paga: una sottostima scoperta in seguito danneggia più di quanto avrebbe fatto una figura onesta più grande.
Quando una cifra è incerta, etichettala come una stima anziché presentarla come definitiva.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Il costo iniziale è di circa cinquecentomila yen. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Un costo di gestione mensile viene addebitato separatamente. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Questa è una stima e può variare. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Si prevede che l'introduzione durerà tre mesi. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | La prima fase inizierà il mese prossimo. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | L’effetto sul lavoro esistente è limitato. |
Dare un nome all'obiezione
Ogni proposta ha un'ovvia obiezione e il lettore ci penserà sia che tu la menzioni o meno. Nominarlo e rispondergli è un punto di forza; ometterlo sembra ingenuo o evasivo.
È anche qui che una proposta guadagna fiducia, dal momento che uno scrittore che ha anticipato la difficoltà è più probabile che abbia pensato a tutto il resto.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Si possono sollevare le seguenti preoccupazioni. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Il peso aumenta temporaneamente durante l'introduzione. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Questo problema viene risolto mediante un'introduzione graduale. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Il rischio è considerato limitato. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | È stata presa in considerazione un'alternativa, ma costa di più. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Se verranno sollevate preoccupazioni, verrà rivisto. |
Menzionare che hai considerato un'alternativa e perché l'hai rifiutata è una delle cose più forti che una breve proposta possa includere.
Prima di circolare
Confronta il documento con il lettore che lo vedrà senza di te. Possono dire cosa viene proposto, quanto costa, quando succede e cosa potrebbe andare storto, solo dalla pagina?
La coerenza dello stile è importante qui come nei report: le proposte utilizzano uno stile scritto semplice e finali educati mescolati contrassegnano il documento come un messaggio piuttosto che come un documento.
- La prima riga afferma la proposta.
- La sezione del problema contiene almeno un numero.
- Il costo è suddiviso in iniziale e continuativo.
- È incluso un programma con una data di inizio.
- L'ovvia obiezione viene nominata e risolta.
- Lo stile è coerente e semplice ovunque.