La disposizione standard
Gli avvisi seguono un formato compatto e fisso. Poiché vengono letti a colpo d'occhio anziché seduti, il layout conta più della prosa: un lettore dovrebbe essere in grado di estrarre le informazioni essenziali in un paio di secondi.
Il formato inoltre comunica immediatamente al lettore che tipo di documento sta guardando, motivo per cui il titolo è una singola parola convenzionale anziché una descrizione.
| Elemento | giapponese | Posizione |
|---|---|---|
| Titolo | お知らせ | Centrato in alto |
| Data | 日付 | In alto a destra |
| Autore | 発信者 | Sotto la data |
| Riga dell'oggetto | 件名 | Sopra il corpo |
| Corpo | 本文 | Prima le informazioni essenziali |
| Chiusura | ok | Termina l'avviso |
Il carattere di chiusura è una convenzione che segna la fine di un avviso. Ometterlo fa sembrare l'avviso incompleto a un lettore giapponese.
Cosa e quando, prima del perché
Il corpo si apre con i fatti essenziali: cosa sta succedendo e quando. Segue la spiegazione. Un avviso che si apre con uno sfondo consente al lettore di lavorare per ottenere immediatamente le informazioni di cui ha bisogno.
Le date e gli orari sono solitamente indicati su righe proprie piuttosto che incorporati nella prosa, quindi possono essere trovati senza leggerli.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Avviso di ispezione dell'ascensore |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Data e ora, sulla propria riga |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Posizione, sulla propria linea |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Chi colpisce |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Non può essere utilizzato durante il periodo sopra indicato. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Ci scusiamo per l'inconveniente. |
Il registro impersonale
Un avviso non rivolto a nessuno in particolare, che modifica il registro. Evita l'indirizzo diretto utilizzato da un'e-mail e si basa su frasi fisse e costruzioni passive o impersonali.
Questo è conveniente per lo studente, perché le frasi sono fisse e non c'è bisogno di comporre qualcosa di originale.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Diamo notizia come segue. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Verrà effettuato. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | È stato cambiato. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Verrà annullato. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Notare che. (chiedendo accettazione) |
| 以上 | ijō | Questo è tutto. Termina l'avviso. |
Si noti che nessuno di questi nomina un lettore. Tale impersonalità è la caratteristica distintiva del registro.
Richieste e divieti
Gli avvisi spesso chiedono alle persone di fare o non fare qualcosa, e l'ammorbidimento convenzionale è ciò che impedisce loro di leggerli come ordini. La frase di cooperazione alla fine svolge la maggior parte del lavoro.
Un divieto viene solitamente espresso come una richiesta piuttosto che come una regola, anche quando è una regola.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Chiediamo la vostra collaborazione. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Per favore astenetevi. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Per favore astenetevi. (leggermente più morbido) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | È proibito. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Per favore, stai zitto. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Per favore, porta i tuoi oggetti a casa. |
Tipi di avviso comuni
Una manciata di situazioni spiegano la maggior parte degli avvisi, e ciascuna ha una formulazione convenzionale che vale la pena prendere in prestito piuttosto che reinventare.
Copiare la frase di un avviso precedente sullo stesso tabellone è del tutto accettabile ed è ciò che fa la maggior parte delle persone.
| Situazione | Titolo | Nota |
|---|---|---|
| informazioni generali | お知らせ | Il valore predefinito |
| Una richiesta | お願い | Quando si chiede un comportamento |
| Manutenzione | 工事のお知らせ | Includi date e accesso |
| Cancellazione | 中止のお知らせ | Indica brevemente il motivo |
| Cambio di dettagli | 変更のお知らせ | Stato vecchio e nuovo |
| Scuse | お詫び | Per un problema già causato |
Contatto e chiusura
Un avviso termina con chi lo ha emesso e come richiederlo. Omettere il contatto è un errore comune e produce un avviso su cui le persone non possono agire.
Spesso viene utilizzato il nome del dipartimento anziché quello di un individuo, il che rientra nel registro impersonale.
| giapponese | Romaji | Senso |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Richieste alla direzione. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Per eventuali domande contattare gli Affari generali. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Responsabile: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Estensione: 1234 |
| 以上 | ijō | Termina l'avviso |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Chiediamo la vostra gentile collaborazione. |
Includi sempre un contatto. Un avviso senza genera più domande che risposte, solitamente dirette a chiunque sia più vicino.