Ý nghĩa của Nemawashi: Đặt nền móng trước cuộc họp

Chữ kanji: gốc cộng với đi vòng quanh

Nemawashi được viết là 根回し. Chữ kanji đầu tiên, 根, ne, có nghĩa là gốc. Nó cũng xuất hiện trong konki, sự kiên trì, nghĩa đen là năng lượng gốc rễ, và trong cụm từ ne ga majime, nghiêm túc trong lòng. Phần thứ hai, mawashi, xuất phát từ động từ mawasu, để quay, xoay hoặc quay tròn, được viết bằng 回, chữ kanji để quay và đếm thời gian, như trong ikkai, một lần.

Vì vậy, từ này mô tả theo nghĩa đen việc đi vòng quanh cội nguồn. Hình ảnh mang tính vật chất: một người làm vườn đang làm việc quanh gốc cây. Bức tranh đó cũng là chìa khóa cho ý nghĩa kinh doanh. Trước khi bất cứ thứ gì nhìn thấy được di chuyển, phải có người kiên nhẫn làm việc xung quanh nó trên mặt đất.

UnihongoTừ vựng

木きを移植いしょくする前まえに根回しねまわしをする。Chuẩn bị rễ trước khi cấy cây.

Nguồn gốc làm vườn

Khi một cây lớn cần được di chuyển, người làm vườn không chỉ đào nó lên ngay trong ngày. Trước một thời gian, họ đào rãnh xung quanh thân cây và cắt bỏ những rễ dày bên ngoài, có khi quấn kín bầu rễ. Sau đó, cây sẽ mọc ra những rễ mới tốt ở gần thân cây hơn và cuối cùng khi được nhấc lên và trồng lại, cây sẽ có cơ hội sống sót cao hơn nhiều.

Việc truyền tải ý tưởng này đến mọi người là điều dễ dàng nhận thấy. Một đề xuất giống như một cái cây: nếu bạn di chuyển nó đột ngột, trong một cuộc họp trang trọng, những người bị ảnh hưởng có thể phản đối hoặc cảm thấy bị phớt lờ. Nếu bạn chuẩn bị trước, sự thay đổi sẽ bén rễ. Những người nói tiếng Nhật vẫn nhận ra hình ảnh này và một số người giải thích từ này cho người nước ngoài bằng chính câu chuyện này.

Nemawashi ở nơi làm việc ở Nhật Bản hiện nay

Trong văn phòng, nemawashi có nghĩa là nói chuyện với những người quan trọng trước khi đưa ra quyết định chính thức: người quản lý của bạn, người đứng đầu bộ phận sẽ bị ảnh hưởng, một đồng nghiệp cấp cao có ý kiến ​​​​có trọng lượng. Bạn giải thích ý tưởng, lắng nghe những băn khoăn và đôi khi điều chỉnh kế hoạch. Đến thời điểm gặp mặt, không ai ngạc nhiên và những ý kiến ​​phản đối đã được giải quyết.

Các cuộc họp ở Nhật Bản thường đóng vai trò là nơi để xác nhận một quyết định hơn là tranh luận, và một đề xuất bất ngờ có thể khiến mọi người rơi vào tình thế khó xử, đặc biệt là những cấp trên sẽ mất mặt nếu từ chối nó trước công chúng. Nemawashi bảo vệ mọi người khỏi điều đó.

Từ này cũng có một khía cạnh quan trọng. Khi mọi người nói rằng quyết định là do nemawashi đưa ra, họ có thể muốn nói rằng cuộc thảo luận mở đã bị bỏ qua. Trong chính trị, nemawashi có thể đề xuất những thỏa thuận ngầm. Vì vậy, cùng một từ có thể khen ngợi một đồng nghiệp chu đáo hoặc chỉ trích một hệ thống khép kín, tùy theo giọng điệu.

Các cụm từ để làm nemawashi một cách lịch sự

Nemawashi tốt thì ngắn gọn và tôn trọng. Bạn yêu cầu một lúc, coi ý tưởng là một cuộc tư vấn thay vì một yêu cầu và khiến người khác cảm thấy quan điểm của họ có vấn đề, điều đó đúng như vậy. Những cụm từ này phù hợp với người quản lý hoặc đồng nghiệp trong một nhóm khác.

Ringi: sự chấp thuận chính thức sau đó

Nhiều tổ chức Nhật Bản sử dụng quy trình phê duyệt chính thức được gọi là ringi. Một đề xuất bằng văn bản, ringisho, được chuyển tới các nhà quản lý có liên quan và mỗi người phê duyệt nó, theo truyền thống bằng cách đóng dấu hanko, một con dấu cá nhân, và bây giờ thường thông qua quy trình làm việc điện tử. Quyết định sẽ trở thành chính thức khi mọi người trong chuỗi đã ký xác nhận.

Nemawashi và Ringi làm việc cùng nhau. Trước khi gửi ringisho, mọi người thường thực hiện nemawashi để không ai trong chuỗi phê duyệt ngạc nhiên và tài liệu không bị gửi lại. Đó là lý do tại sao bạn có thể nghe ai đó nói ringi o ageru mae ni nemawashi shite oite, hãy làm nền tảng trước khi gửi yêu cầu phê duyệt.

Sodan và hōrensō

Nemawashi thuộc về một nền văn hóa rộng lớn hơn trong việc cung cấp thông tin cho mọi người. Nhân viên mới ở Nhật Bản thường được dạy hōrensō, một cách chơi chữ của từ rau bina, được làm từ hōkoku, báo cáo, renraku, thông báo hoặc liên hệ, và sōdan, tham khảo ý kiến. Ý tưởng là bạn báo cáo kết quả, chia sẻ thông tin và xin lời khuyên sớm thay vì làm việc một mình và khiến mọi người ngạc nhiên sau đó.

Sōdan là phần gần gũi nhất với nemawashi. Việc hỏi ý kiến ​​người quản lý trước khi hành động thể hiện sự tôn trọng và để họ định hình kế hoạch. Nhiều nhà quản lý Nhật Bản thà được tư vấn quá thường xuyên còn hơn là quá ít.

• Hōkoku, báo cáo: báo cáo với người quản lý của bạn về tiến độ hoặc kết quả của một nhiệm vụ.
• Renraku, liên hệ: chia sẻ thông tin mà người khác cần, chẳng hạn như sự chậm trễ hoặc thay đổi lịch trình.
• Sōdan, tham khảo: xin lời khuyên trước khi quyết định, đặc biệt là khi không chắc chắn.
• Nemawashi: tham vấn một số bên liên quan để xây dựng thỏa thuận trước khi đưa ra quyết định chính thức.

Nemawashi ở nước ngoài vs ở Nhật Bản

Bên ngoài Nhật Bản, nemawashi thường được dạy như một kỹ thuật quản lý, đôi khi được liệt kê cùng với kaizen và các thuật ngữ khác liên quan đến Toyota và thực hành tinh gọn. Trong khuôn khổ đó, nó có vẻ như là một phương pháp rõ ràng, tích cực để xây dựng sự đồng thuận.

Ở Nhật Bản, người ta hiếm khi coi đó là một kỹ thuật. Nó đơn giản là cách mọi việc được thực hiện, một phần của việc đọc tình huống và tôn trọng thứ bậc, và danh tiếng của nó phụ thuộc vào cách nó được sử dụng. Một nhân viên trẻ hơn có thể coi nemawashi nặng nề là chậm chạp và lỗi thời; người quản lý có thể coi việc thiếu nó là bất cẩn. Hiểu cả hai quan điểm giúp bạn đánh giá mức độ chuẩn bị mà một nơi làm việc cụ thể mong đợi.

Nếu bạn làm việc với một nhóm người Nhật, một quy tắc thực tế là: bất cứ khi nào một đề xuất ảnh hưởng đến ai đó, hãy đảm bảo rằng họ đã biết về điều đó từ bạn trước khi họ nghe về nó trong cuộc họp.

Những từ liên quan đến sự phối hợp ở hậu trường

Một số từ khác mô tả công việc được thực hiện trước hoặc xung quanh một quyết định chính thức. Một số thì trung lập, một số thì hơi tiêu cực và việc biết chúng sẽ giúp bạn hiểu được các bản tin và tin đồn ở văn phòng.