So füllen Sie japanische Formulare ohne Panik aus

Warum das Formular schwieriger aussieht als es ist

Formulare verwenden die Bezeichnung Japanisch: zwei oder drei Kanji, die für eine ganze Frage stehen. 氏名 ist kein Satz, sondern das Kästchen für Ihren vollständigen Namen, und wenn Sie es einmal kennen, wissen Sie es überall. Der Wortschatz ist klein und wiederholt sich in einem Antrag auf ein Bankkonto, einem Telefonvertrag, einer Mitgliedschaft im Fitnessstudio, einem Formular für den ersten Krankenhausbesuch und einem Formular zur Einschulung. Das Erlernen von zwanzig Etiketten deckt das meiste ab, was Ihnen jemals in die Hand gedrückt wird.

Die zweite Schwierigkeit ist das Layout. Ein japanisches Formular erwartet Informationen in einer festen Reihenfolge, die vom Allgemeinen zum Besonderen reicht: Familienname vor Vorname, Präfektur vor Stadt, Jahr vor Monat vor Tag. Wenn Sie in der gewohnten Reihenfolge schreiben, werden die Kästchen nicht ausgerichtet und die Person, die das Formular überprüft, gibt es zurück. Kommunale Schalter haben ihre eigenen Routinen, die im Leitfaden zu Rathausverfahren behandelt werden, daher bleibt dieser Beitrag bei der Zeitung selbst.

Die Felder, die in fast jedem Formular erscheinen

Fotografieren Sie diesen Tisch und behalten Sie ihn auf Ihrem Telefon. Wenn ein neues Formular angezeigt wird, vergleichen Sie zunächst dessen Beschriftungen mit der Liste, und es bleiben nur noch die unbekannten Felder übrig, nach denen Sie fragen können. Die Formulare unterscheiden sich je nach Unternehmen und Büro. Behandeln Sie die rechte Spalte daher als gängige Praxis und nicht als Regel.

Dein Name und die Furigana-Linie darunter

In japanischen Formularen steht der Familienname an erster Stelle, und viele drucken 姓 für den Familiennamen und 名 für den Vornamen über zwei separaten Feldern. Befolgen Sie die Reihenfolge und Schreibweise auf Ihrer Aufenthaltskarte, da eine Nichtübereinstimmung zwischen dem Formular und der Karte der häufigste Grund für die Rückgabe von Unterlagen ist. Wenn Ihr Name lang ist, ist es in Ordnung, das Feld eng zu füllen. Wichtig ist, dass jedes Zeichen lesbar ist.

Die Zeile unter Ihrem Namen fordert zur Lesung auf. Wenn das Etikett in Hiragana als ふりがな gedruckt ist, schreiben Sie Hiragana; Wenn es in Katakana als フリガナ gedruckt wird, schreiben Sie Katakana. Ausländische Namen werden üblicherweise in beiden Zeilen in Katakana geschrieben, was sich wie eine Wiederholung anfühlt, aber das ist, was das Amt erwartet. Teilen Sie den Namen durch einen mittleren Punkt auf, wenn Sie ihn bereits so auf Ihrer Karte geschrieben haben.

Termine in zwei Kalendern

Japan verwendet sowohl das westliche Jahr, 西暦, als auch das Ärajahr, 和暦. In einer Zeile mit dem Geburtsdatum werden häufig die Namen der letzten Epoche mit kleinen Kreisen gedruckt, damit Sie den richtigen Eintrag auswählen können, und es werden dann Kästchen für das Jahr, den Monat und den Tag freigelassen. Wenn nichts gedruckt ist, ist das westliche Jahr im Allgemeinen in Ordnung. Die Umrechnung ist eine einfache Arithmetik, sobald Sie das Anfangsjahr jeder Ära kennen, und die Übergangsjahre sind die einzigen, die es wert sind, noch einmal überprüft zu werden.

Da sich die Epochen im Laufe eines Jahres ändern, kann ein Datum Anfang 1989 oder in den ersten Monaten des Jahres 2019 entweder zur alten oder der neuen Ära gehören. Wenn Sie in einem dieser Fenster geboren wurden, überprüfen Sie einmal anhand eines offiziellen Dokuments und merken Sie sich die Antwort, anstatt sie jedes Mal neu zu berechnen.

Die Adresse, von der Postleitzahl bis zur Zimmernummer

Eine japanische Adresse verläuft von der größten zur kleinsten Einheit, das Gegenteil der Reihenfolge, die viele Lernende gewohnt sind. Beginnen Sie mit der Postleitzahl nach dem 〒-Zeichen, dann der Präfektur, der Stadt oder Gemeinde, dem Bezirk und den drei Nummern, die den Block, das Grundstück und das Haus identifizieren. Der Name des Gebäudes und die Zimmernummer stehen an letzter Stelle, und das Fehlen dieser Angaben ist der häufigste Grund für das Scheitern von Post und Lieferungen.

Einige Formulare teilen die Adresse in zwei Zeilen auf, wobei die zweite mit 建物名 für den Gebäudenamen beschriftet ist. Schreiben Sie den Gebäudenamen in Katakana genau so, wie er in Ihrem Vertrag steht, einschließlich des Teils ハイツ oder マンション, und fügen Sie die Zimmernummer nach 号室 ein. Wenn eine Box nur nach 番地 fragt, möchte sie die Zahlen ohne das Gebäude.

Telefon, E-Mail, Arbeitsplatz und Notfallkontakt

Der Kontaktblock ist einfach, aber genau. Telefonnummern werden mit Bindestrichen geschrieben, und ein Formular enthält oft separate Zeilen für „自宅 zu Hause“ und „携帯“ für ein Mobiltelefon. Wenn Sie keinen Festnetzanschluss haben, schreiben Sie Ihr Mobiltelefon auf die Mobilfunkleitung und なし auf die andere. E-Mail-Adressen werden in Groß- und Kleinbuchstaben geschrieben, so wie sie tatsächlich sind, und es lohnt sich, Ihre E-Mail-Adresse dem Mitarbeiter noch einmal vorzulesen, da ein einziges falsches Zeichen stillschweigend jede spätere Benachrichtigung unterbricht.

勤務先 möchte den Namen Ihres Arbeitgebers, und in größeren Formularen werden auch nach dessen Adresse und Telefonnummer gefragt, also tragen Sie diese auf Ihrem Telefon bei sich. 緊急連絡先 ist die Person, die Sie anrufen können, wenn Ihnen etwas passiert, und 続柄 fragt, in welcher Beziehung sie zu Ihnen steht. Wählen Sie nach Möglichkeit eine Person aus, die in Japan erreichbar ist, und teilen Sie ihr mit, dass Sie ihre Nummer angegeben haben.

Einkreisen, Ankreuzen und die Pflichtfeldmarkierung

Wo ein englisches Formular ein Häkchen erwartet, erwartet ein japanisches Formular sehr oft einen Kreis. Die Anweisung 該当するものに〇をつけてください bedeutet, ein Maru um die zutreffende Option zu zeichnen, und der Kreis verläuft sauber um das ganze Wort und nicht daneben. Ein Kreuz, 罰点, bedeutet in Japan „storniert“ oder „falsch“, also verwenden Sie niemals eines, um Ihre Wahl zu kennzeichnen. Es gibt Checkbox-Quadrate, und dort lautet die Anweisung normalerweise レ点 oder チェック.

• Hinweis: Zeichnen Sie einen Kreis um die Option, die auf Sie zutrifft
• Hinweis: Kreisen Sie jede zutreffende Option ein, nicht nur eine
• レ点を入れる oder チェックする: Setzen Sie ein Häkchen in ein gedrucktes Quadrat
• 必須 oder ein rotes ※: Dieses Feld muss ausgefüllt werden
• Hinweis: optional und kann problemlos leer gelassen werden
• Hinweis: Schreiben Sie nur innerhalb des fetten Rahmens
• Wichtig: Verwenden Sie einen schwarzen Kugelschreiber, keinen Bleistift oder löschbare Tinte
• Tipp: Schreiben Sie in klaren, getrennten Zeichen und nicht in zusammenhängender Schrift

Einen Fehler auf akzeptierte Weise beheben

Korrekturflüssigkeit und Korrekturband werden auf offiziellen Formularen häufig abgelehnt, da sie das, was zuvor vorhanden war, verdecken. Die akzeptierte Reparatur ist eine Doppellinie: Zeichnen Sie zwei gerade horizontale Linien durch den falschen Text und schreiben Sie dann die richtige Version darüber oder in die Lücke daneben. Der alte Text bleibt lesbar, und genau darum geht es. Einige Ämter bitten Sie dann, neben der Korrektur ein kleines Siegel, ein sogenanntes 訂正印, zu stempeln.

Wenn der Fehler groß ist oder Sie persönliche Daten in das völlig falsche Feld geschrieben haben, fordern Sie ein neues Blatt an, anstatt es auszubessern. Die Mitarbeiter verteilen den ganzen Tag neue Formulare und tun dies lieber, als ein Formular zu bearbeiten, das sie nicht lesen können. Da die Vorgehensweisen je nach Büro und Unternehmen unterschiedlich sind, ist eine kurze Frage die Lösung schneller als eine Vermutung.

Unterschrift, Siegel und das Datum Ihrer Unterschrift

Am Ende eines Formulars stehen normalerweise drei Dinge zusammen: 記入日 für das Datum, 署名 oder お名前 für Ihren Namen und ein kleiner Kreis oder ein Quadrat mit der Aufschrift 印 für ein Siegel. Eine Unterschrift muss von Ihnen handschriftlich erfolgen; Das Eintippen oder Drucken Ihres Namens in dieses Feld zählt nicht. Wo die Siegelbox erscheint, akzeptieren viele alltägliche Formulare jetzt stattdessen eine Unterschrift, aber Banken, Verträge und einige offizielle Dokumente erwarten immer noch ein Hanko.

Wenn Sie einen Hanko besitzen, drücken Sie ihn mit gleichmäßigem Druck auf einer weichen Oberfläche gerade nach unten und heben Sie ihn an, ohne ihn zu verdrehen, damit die Ablesung sauber bleibt. Ein verschmierter Stempel wird normalerweise neben dem ersten Stempel erneut gestempelt und nicht weggewischt. Registrierte Siegel, die für schwerere Verträge verwendet werden, stellen eine separate Kategorie dar, und die Mitarbeiter sagen deutlich, wann sie benötigt werden.

Einen Mitarbeiter nach einem Feld fragen

Das Personal an den Schaltern ist den ganzen Tag damit beschäftigt, Formulare zu erklären, und wird nicht schlecht von Ihnen denken, wenn Sie danach fragen. Am nützlichsten ist es, auf das Kästchen zu zeigen und das Problem zu benennen, anstatt sich ausführlich zu entschuldigen. Beginnen Sie mit sumimasen, zeigen Sie und stellen Sie eine klare Frage. Wenn die Antwort zu schnell ist, kauft Ihnen mō ichido onegai shimasu eine langsamere Wiederholung, ohne den Austausch zu unterbrechen.

Zwei Antworten sind es wert, sofort erkannt zu werden. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, bedeutet „Bitte hier schreiben“ und kommt normalerweise mit einem Finger auf die Schachtel. ここは書かなくて大丈夫です, koko wa kakanakute daijōbu desu, bedeutet, dass Sie diesen Teil in Ruhe lassen können und es Ihnen erspart, eine Antwort für ein Feld zu erfinden, das für Mitarbeiter bestimmt ist.

Eine Probe, die Sie diese Woche machen können

• Kopieren Sie die fünfundzwanzig Beschriftungen aus der Tabelle auf eine Seite und lesen Sie sie laut vor, bis Sie sie erkennen, ohne sie zu übersetzen.
• Schreiben Sie Ihren eigenen Namen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer auf Japanisch auf ein leeres Blatt und vergleichen Sie es dann Zeichen für Zeichen mit Ihrer Aufenthaltskarte.
• Rechnen Sie Ihr Geburtsdatum einmalig in das Ära-System um und schreiben Sie das Ergebnis auf das gleiche Blatt.
• Wählen Sie Ihren Notfallkontakt aus, fragen Sie ihn um Erlaubnis und notieren Sie sich seine Nummer und das Wort „続柄“, das Sie verwenden werden.
• Sagen Sie die zehn Gegenfragen laut und zeigen Sie dabei jedes Mal auf ein imaginäres Kästchen, damit Geste und Satz zusammenkommen.
• Behalten Sie ein Foto eines korrekt ausgefüllten Formulars als Vorlage für das nächste.