Die Standardstruktur
Das Protokoll folgt einem herkömmlichen Layout, das sich von Unternehmen zu Unternehmen kaum unterscheidet, sodass ein Großteil des Dokuments vor Beginn der Besprechung vorbereitet werden kann.
Wenn Sie die Kopfzeile vorab ausfüllen, können Sie sich auf die beiden Dinge konzentrieren, die wirklich gehört werden müssen: Entscheidungen und Handlungen.
| Feld | japanisch | Was drin ist |
|---|---|---|
| Titel | 議事録 | Der Dokumentname |
| Datum und Uhrzeit | 日時 | Datum, Beginn und Ende |
| Ort | 場所 | Raum oder online |
| Teilnehmer | 出席者 | Namen, manchmal Abteilungen |
| Agenda | 議題 | Die besprochenen Punkte |
| Entscheidungen | 決定事項 | Was wurde vereinbart |
| Aktionen | 宿題事項 | Wer macht was bis wann? |
Die letzten beiden Zeilen sind der Punkt des Dokuments. Alles darüber ist Verwaltung, die vorher ausgefüllt werden kann.
Entscheidungen aufzeichnen
In einer Entscheidungslinie sollte angegeben werden, was vereinbart wurde und nichts anderes. Widerstehen Sie der Versuchung, aufzuzeichnen, wer wofür argumentiert hat. Dies ist selten erwünscht und kann später zu Problemen führen.
Die Formulierung mit Substantivenden ist hier Standard und sorgt für kurze Einträge. Ausführliche Höflichkeitssätze verlängern Minuten, ohne sie klarer zu machen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Einführung des neuen Systems genehmigt. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Der Haushaltsvorschlag wird auf das nächste Mal übertragen. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Einverstanden, Option A zu übernehmen. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Die aktuelle Politik bleibt bestehen. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Der Abschluss wird verschoben. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Einzelheiten sind gesondert zu berücksichtigen. |
Aufzeichnen von Aktionen
Eine Aktion erfordert drei Dinge: Was, Wer und Bis wann. Eine Klage ohne Eigentümer oder Frist ist keine Klage, und Protokolle, in denen eines von beiden fehlt, sind die häufigste Beschwerde darüber.
Wenn in der Besprechung keine Frist angegeben wurde, fragen Sie nach, bevor Sie das Protokoll schreiben, anstatt es leer zu lassen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: Bereiten Sie die Materialien bis nächsten Freitag vor |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Jede Person: Reicht innerhalb dieser Woche Ansichten ein |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Verkäufe: Bestätigen Sie die Zahlen |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Bereiten Sie bis zum nächsten Mal drei Vorschläge vor |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Eigentümer steht noch nicht fest |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Die Frist wird bekannt gegeben |
Bei den letzten beiden handelt es sich um legitime Einträge, bei denen noch nichts entschieden wurde. Es ist sinnvoller aufzuzeichnen, dass ein Eigentümer unentschlossen ist, als die Zeile wegzulassen.
Was man weglassen sollte
Minuten sind nützlicher, wenn sie kürzer sind. Der häufigste Fehler besteht darin, die Diskussion zu transkribieren, wodurch ein Dokument entsteht, das niemand liest, und das bei der Zuordnung von Meinungen zu Schwierigkeiten führen kann.
Lassen Sie das Argument weg und behalten Sie das Ergebnis bei, es sei denn, es gibt einen bestimmten Grund, aufzuzeichnen, wie zu einer Entscheidung gelangt ist.
- Wer war womit nicht einverstanden, es sei denn, es muss aktenkundig sein.
- Das Hin und Her einer Diskussion.
- Ihre eigene Interpretation dessen, was jemand meinte.
- Smalltalk und Exkurse.
- Alles, bei dem Sie nicht sicher sind, ob Sie es richtig gehört haben; fragen Sie stattdessen.
Protokollieren in einer zweiten Sprache
Sich Minuten zu nehmen und gleichzeitig Japanisch zu lernen, klingt unmöglich und ist machbar, weil man nicht alles befolgen muss. Sie brauchen Entscheidungen und Handlungen, die durch vorhersehbare Formulierungen gekennzeichnet sind.
Auf diese Markierungen und nicht auf den Inhalt zu achten, ist die Technik, die dafür sorgt, dass es funktioniert.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Also, auf dieser Grundlage. (Eine Entscheidung fällt) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Wer ist verantwortlich? (eine Aktion) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Die Frist endet am kommenden Freitag. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Bis zum nächsten Treffen, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Diese Angelegenheit wird zurückgestellt. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Damit ist das Treffen abgeschlossen. |
Zirkulieren und korrigieren
Senden Sie Protokolle noch am selben Tag. Korrekturen sind einfach, solange sich die Leute erinnern, und eine Woche später unmöglich. Durch frühzeitiges Weiterleiten können Sie auch herausfinden, ob Sie die Besprechung richtig verstanden haben.
Das explizite Einfordern von Korrekturen ist normal und entlastet ein Dokument, das in einer zweiten Sprache verfasst wurde.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Ich schicke das Protokoll. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Bitte überprüfen Sie sie. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Bitte weisen Sie auf eventuelle Fehler hin. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Ich sende die korrigierte Version erneut. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Es gibt Teile, die ich nicht fangen konnte. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Für Ergänzungen wäre ich dankbar. |
Klar zu sagen, dass man etwas nicht fangen konnte, ist besser als zu raten. Die Kollegen füllen die Lücke bereitwillig und die Aufzeichnung ist am Ende korrekt.