Geschrieben, um verbreitet zu werden
Das Entscheidende an einem japanischen Heiratsantrag ist, dass er ohne Sie umgesetzt wird. Es wird weitergeleitet, gedruckt, in einer Besprechung besprochen, an der Sie nicht teilnehmen, und von Personen entschieden, die keinen Kontext über die Seite hinaus haben.
Daraus ergibt sich alles Weitere. Das Dokument muss die offensichtlichen Fragen selbst beantworten, da niemand anwesend ist, der sie beantworten könnte, und es muss kurz genug sein, dass ein vielbeschäftigter Leser es zu Ende lesen kann.
| Abschnitt | japanisch | Antworten |
|---|---|---|
| Hintergrund | 背景 | Warum jetzt |
| Problem | 課題 | Was ist falsch |
| Vorschlag | 提案内容 | Was Sie tun möchten |
| Wirkung | 期待効果 | Was verbessert sich |
| Kosten | 費用 | Was es kostet |
| Zeitplan | スケジュール | Bis wann |
| Risiken | リスク | Was könnte schief gehen |
Die letzten drei machen einen Vorschlag umsetzbar. Ohne Kosten, Zeitplan und Risiko kann ein Leser nichts entscheiden und wird es einfach aufschieben.
Die Zusammenfassungszeile
Beginnen Sie mit einem Satz, in dem Sie darlegen, was Sie vorschlagen. Ein Leser, der nichts anderes liest, sollte wissen, wonach gefragt wird.
Das erste Schreiben dieser Zeile ist auch ein nützlicher Test Ihres eigenen Denkens: Ein Vorschlag, der sich nicht in einem Satz zusammenfassen lässt, ist normalerweise noch nicht fertig.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Ich schlage vor, das neue System einzuführen. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Ich schlage vor, den Arbeitsablauf zu überarbeiten. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Der Vorschlag lautet wie folgt. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Ziel ist es, die Arbeitszeit zu verkürzen. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Es wurden drei Optionen verglichen. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Abschließend wird Option A empfohlen. |
Problem vor Lösung
Der Problemteil übernimmt die Überzeugungsarbeit. Ein Leser, der nicht akzeptiert, dass ein Problem besteht, wird den Vorschlag nicht akzeptieren, egal wie gut er ist, und dies ist der Abschnitt, den Lernende dazu neigen, zu kurz zu schreiben.
Quantifizieren Sie, wo immer möglich. Ein Problem, das mit einer Zahl ausgedrückt wird, ist weitaus schwerer abzutun als ein Problem, das als Eindruck ausgedrückt wird.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Derzeit sind etwa zwanzig Stunden pro Monat erforderlich. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Da es manuell ist, können leicht Fehler passieren. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Im vergangenen Jahr kam es zu drei Vorfällen. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Die Belastung für den Verantwortlichen ist hoch. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Nach derzeitigem Stand ist keine Besserung zu erwarten. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Eine Antwort ist dringend. |
Die ersten drei sind quantifiziert, der Rest nicht. Ein Vorschlag mit Zahlen im Problemteil ist deutlich überzeugender.
Kosten und Zeitplan
Ein Vorschlag ohne Kosten und Zeitplan ist eher eine Idee als ein Vorschlag und wird zurückgesendet oder zurückgestellt. In diesen Abschnitten zahlt sich auch Ehrlichkeit aus: Eine später entdeckte Unterschätzung verursacht mehr Schaden als eine größere, ehrliche Zahl.
Wenn eine Zahl unsicher ist, bezeichnen Sie sie als Schätzung, anstatt sie als fest darzustellen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Die Anschaffungskosten betragen etwa fünfhunderttausend Yen. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Die monatlichen laufenden Kosten fallen separat an. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Dies ist eine Schätzung und kann variieren. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Die Einführung wird voraussichtlich drei Monate dauern. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Die erste Phase beginnt nächsten Monat. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Die Auswirkungen auf bestehende Arbeiten sind begrenzt. |
Den Einwand benennen
Jeder Vorschlag hat einen offensichtlichen Einwand, und der Leser wird darüber nachdenken, ob Sie ihn erwähnen oder nicht. Es zu benennen und zu beantworten ist eine Stärke; es wegzulassen wirkt entweder naiv oder ausweichend.
Hier gewinnt ein Vorschlag auch an Vertrauen, da ein Autor, der die Schwierigkeit vorhergesehen hat, mit größerer Wahrscheinlichkeit auch den Rest durchdacht hat.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Folgende Bedenken können geäußert werden. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Während der Einführung nimmt die Belastung vorübergehend zu. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Dem wird durch eine stufenweise Einführung Rechnung getragen. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Das Risiko gilt als begrenzt. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Eine Alternative wurde in Betracht gezogen, kostet aber mehr. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Wenn Bedenken geäußert werden, wird es überarbeitet. |
Die Erwähnung, dass Sie über eine Alternative nachgedacht haben und warum Sie sie abgelehnt haben, ist eines der aussagekräftigsten Dinge, die ein kurzer Vorschlag enthalten kann.
Vor dem Umlauf
Vergleichen Sie das Dokument mit dem Leser, der es ohne Sie sieht. Können sie allein anhand der Seite erkennen, was vorgeschlagen wird, was es kostet, wann es passiert und was schief gehen könnte?
Stilkonsistenz ist hier ebenso wichtig wie bei Berichten: Vorschläge verwenden einen einfachen Schreibstil und eingemischte höfliche Endungen kennzeichnen das Dokument als Nachricht und nicht als Dokument.
- Die erste Zeile gibt den Vorschlag an.
- Der Problemabschnitt enthält mindestens eine Nummer.
- Die Kosten werden in anfängliche und laufende Kosten aufgeteilt.
- Ein Zeitplan mit einem Startdatum ist enthalten.
- Der offensichtliche Einwand wird benannt und beantwortet.
- Der Stil ist durchgehend einheitlich und schlicht.