Das Standardlayout
Mitteilungen folgen einem kompakten festen Format. Da man sie auf einen Blick liest, anstatt sich mit ihnen auseinanderzusetzen, ist das Layout wichtiger als die Prosa: Ein Leser sollte in der Lage sein, die wesentlichen Informationen in wenigen Sekunden zu extrahieren.
Das Format verrät dem Leser auch sofort, um welche Art von Dokument es sich handelt, weshalb der Titel ein einzelnes herkömmliches Wort und keine Beschreibung ist.
| Element | japanisch | Position |
|---|---|---|
| Titel | お知らせ | Oben zentriert |
| Datum | Nein | Oben rechts |
| Autor | 発信者 | Unten das Datum |
| Betreffzeile | 件名 | Über dem Körper |
| Körper | 本文 | Wichtige Informationen zuerst |
| Schließen | Ja | Beendet die Benachrichtigung |
Das Schlusszeichen ist eine Konvention, die das Ende einer Mitteilung markiert. Wenn man es weglässt, wirkt eine Mitteilung für einen japanischen Leser unvollendet.
Was und wann, vor dem Warum
Der Körper öffnet sich mit den wesentlichen Fakten: was passiert und wann. Erklärung folgt. Ein Hinweis, der mit Hintergrundinformationen geöffnet wird, erleichtert dem Leser die sofortige Suche nach benötigten Informationen.
Datums- und Uhrzeitangaben werden normalerweise in eigenen Zeilen angegeben und nicht in Prosa eingebettet, sodass sie ohne Lektüre gefunden werden können.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Hinweis zur Aufzugsinspektion |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Datum und Uhrzeit in einer eigenen Zeile |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Standort, auf einer eigenen Linie |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Wen es betrifft |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Während des oben genannten Zeitraums kann es nicht genutzt werden. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten. |
Das unpersönliche Register
Eine Mitteilung richtet sich nicht an eine bestimmte Person, wodurch das Register geändert wird. Es vermeidet die direkte Ansprache, die eine E-Mail verwendet, und verlässt sich auf festgelegte Phrasen und passive oder unpersönliche Konstruktionen.
Dies ist für den Lernenden praktisch, da die Phrasen festgelegt sind und es kaum nötig ist, etwas Eigenes zu verfassen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Wir kündigen wie folgt an. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Es wird durchgeführt. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Es wurde geändert. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Es wird abgesagt. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Bitte beachten Sie. (um Akzeptanz bitten) |
| 以上 | ijō | Das ist alles. Beendet die Benachrichtigung. |
Beachten Sie, dass keiner von ihnen einen Leser nennt. Diese Unpersönlichkeit ist das bestimmende Merkmal des Registers.
Gebote und Verbote
In Hinweisen wird häufig dazu aufgefordert, etwas zu tun oder zu lassen, und die herkömmliche Abschwächung hält sie davon ab, sie als Befehl zu verstehen. Der Kooperationssatz am Ende erledigt den größten Teil dieser Arbeit.
Ein Verbot wird in der Regel als Aufforderung und nicht als Regel formuliert, selbst wenn es sich um eine Regel handelt.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Wir bitten um Ihre Mitarbeit. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Bitte unterlassen Sie es. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Bitte unterlassen Sie es. (etwas weicher) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Es ist verboten. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Bitte bleiben Sie ruhig. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Bitte nehmen Sie Ihre eigenen Gegenstände mit nach Hause. |
Gängige Benachrichtigungstypen
Die meisten Hinweise sind auf eine Handvoll Situationen zurückzuführen, und jede hat einen konventionellen Wortlaut, den es sich zu leihen und nicht neu zu erfinden lohnt.
Das Kopieren des Wortlauts einer früheren Bekanntmachung an derselben Tafel ist völlig akzeptabel und wird von den meisten Menschen auch so gemacht.
| Situation | Titel | Notiz |
|---|---|---|
| allgemeine Informationen | お知らせ | Die Standardeinstellung |
| Eine Bitte | お願い | Wenn man um Verhalten bittet |
| Wartung | Ich kann es kaum erwarten | Geben Sie Daten und Zugang an |
| Stornierung | Ich kann es kaum erwarten | Nennen Sie kurz den Grund |
| Änderung der Details | 変更のお知らせ | Geben Sie Altes und Neues an |
| Entschuldigung | お詫び | Für ein bereits verursachtes Problem |
Kontakt und Abschluss
Eine Mitteilung endet damit, wer sie herausgegeben hat und wie man danach fragen kann. Das Auslassen des Kontakts ist ein häufiger Fehler und führt zu einer Mitteilung, auf die niemand reagieren kann.
Oft wird der Abteilungsname anstelle einer Einzelperson verwendet, was zum unpersönlichen Register passt.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Anfragen an die Geschäftsstelle. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Bei Fragen wenden Sie sich bitte an General Affairs. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Verantwortlich: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Durchwahl: 1234 |
| 以上 | ijō | Beendet die Benachrichtigung |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Wir bitten um Ihre freundliche Mitarbeit. |
Geben Sie immer einen Kontakt an. Eine Mitteilung ohne solche wirft mehr Fragen auf, als sie beantwortet, und richtet sich in der Regel an denjenigen, der am nächsten ist.