Neljä osaa
Muodallisella anteeksipyynnöllä on rakenne, ja jokainen osa tekee erilaista työtä. Oppijat kirjoittavat yleensä ensimmäisen osan hyvin ja kaksi viimeistä ohuesti, mikä tuottaa kirjeen, joka kuulostaa vilpittömältä ja ei tyydytä ketään.
Lukija etsii neljättä osaa. Mitä aiot tehdä, jotta tämä ei toistu, on kysymys, johon kirjeellä on vastaus.
| Osa | japanilainen | Tarkoitus |
|---|---|---|
| Anteeksipyyntö | お詫び | Sano se ensin selvästi |
| Faktat | 経緯 | Mitä tapahtui, tosiasiallisesti |
| Aiheuttaa | 原因 | Miksi se tapahtui |
| Ennaltaehkäisy | 再発防止策 | Mikä muuttuu |
| Anteeksipyyntö loppu | 重ねてお詫び | Toista se lyhyesti |
Anteeksipyyntö ilmestyy kahdesti: kerran alussa ja kerran lopussa. Tuo toisto on tavanomainen ja odotettu.
Aloitus anteeksipyynnöllä
Kirje alkaa anteeksipyynnöllä, ei taustalla. Lukijan saattaminen selvittämään selityksen ennen anteeksipyyntöä luetaan huonosti.
Rekisteri on tavallista liikekirjeenvaihtoa raskaampi, ja sen kautta käytetään vaatimattomia lomakkeita.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | Olen todella pahoillani aiheutuneesta vaivasta. |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | Esitän syvimmät pahoitteluni. |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | Olemme aiheuttaneet sinulle huomattavia ongelmia. |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | Ei ole sijaa tekosyille. |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | Pyydän sydämestäni anteeksi. |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | Pyydän anteeksi aiheuttamaa huolta. |
Tosiasiat puolustamatta
Selvityksen tapahtuneesta tulee olla tosiasioihin perustuva, kronologinen ja lyhyt. Tämä on se osio, jossa anteeksipyyntö menee helpoimmin pieleen, koska selitys ja puolustus näyttävät samalta sivulla.
Testi on, kertooko lause lukijalle, mitä tapahtui vai miksi se ei todellakaan ollut sinun vikasi. Toinen laji on poistettava.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | Selitän mitä tapahtui. |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | 10. maaliskuuta tapahtui toimitusviive. |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | Tarkastuksemme oli riittämätön. |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | Sisäinen koordinointi puuttui. |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | Tämä johtui riittämättömästä tarkastuksestani. |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | Tämän seurauksena aiheutimme sinulle ongelmia. |
Huomaa, että nämä ottavat vastuun mieluummin kuin jakavat sitä. Kollegan tai toimittajan nimeäminen syyksi otetaan huonosti vastaan, vaikka se olisikin oikein.
Ennaltaehkäisy, joka kantaa painon
Tämä on se osa, jonka lukija haluaa ja joka tekee eron anteeksipyynnön välillä, joka sulkee asian, ja sellaisen, joka ei sulje.
Toimenpiteiden tulee olla konkreettisia ja tarkistettavia. Lupaus olla varovaisempi ei ole toimenpide; muuttunut prosessi on.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | Olemme määrittäneet seuraavat ennaltaehkäisevät toimenpiteet. |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | Tarkistamme jokaisen vaiheen uudelleen. |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | Annamme tehtävään kaksi henkilöä. |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | Olemme luoneet uuden tarkistuslistan. |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | Olemme jakaneet ja viestineet asiasta sisäisesti. |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | Pyrimme varmistamaan, että tämä ei toistu. |
Kirjoitettu tai puhuttu
Suurin osa anteeksipyynnöistä on puhuttu ja välitön. Kirjallinen anteeksipyyntö seuraa, kun asia on vakava, jos asia koskee tai jos toimenpiteistä halutaan kirjaa.
Vakavassa asiassa käsky sanotaan yleensä ensin ja kirjoitetaan sen jälkeen, koska ennen yhteydenottoa saapuva kirjallinen anteeksipyyntö on välttelyä.
| Tilanne | Puhuttu | Kirjoitettu |
|---|---|---|
| Pieni sisäinen virhe | Kyllä | Ei |
| Sisäinen määräaika ohitettu | Kyllä | Joskus |
| Asiakas vaikuttaa | Kyllä, ensin | Kyllä, jälkeen |
| Aiheutettu taloudellinen menetys | Kyllä, ensin | Kyllä, muodollinen |
| Toistuva ongelma | Kyllä | Kyllä, toimenpitein |
Jos molempia tarvitaan, puhu ensin. Kirje, joka saapuu ennen ihmiskontaktia, luetaan pikemminkin piilotteluksi kuin anteeksipyynnöksi.
Ajoitus ja sävy
Nopeus on tärkeämpää kuin kiillotus. Samana päivänä epätäydellisen japanin kielellä lähetetty anteeksipyyntö vastaanotetaan paljon paremmin kuin hyvin muotoiltu, joka lähetetään viikkoa myöhemmin.
Äänen tulee olla selkeää eikä dramaattista. Liian pitkälle kehitetyt katumuksen ilmaukset voidaan lukea suoritukseksi, ja perinteiset lauseet ovat olemassa juuri siksi, ettei sinun tarvitse keksiä kieltä tähän.
- Lähetä se mahdollisuuksien mukaan samana päivänä.
- Käytä tavanomaisia lauseita sen sijaan, että keksit omiasi.
- Pidä se yhdellä sivulla; pituus ei ole vilpittömyyttä.
- Sisällytä vähintään yksi konkreettinen toimenpide.
- Pyydä kollegaa tarkistamaan, jos asia on vakava.