Comment remplir des formulaires japonais sans panique

Pourquoi le formulaire semble plus difficile qu'il ne l'est

Les formulaires utilisent une étiquette japonaise : deux ou trois kanji remplacent une question entière. 氏名 n'est pas une phrase, c'est la case pour votre nom complet, et une fois que vous le connaissez, vous le savez partout. L'ensemble du vocabulaire est petit et se répète dans une demande de compte bancaire, un contrat téléphonique, un abonnement à une salle de sport, une feuille de première visite à l'hôpital et un document d'inscription scolaire. L’apprentissage de vingt étiquettes couvre la plupart de ce qui vous sera remis.

La deuxième difficulté est la mise en page. Un formulaire japonais attend les informations dans un ordre fixe qui va du général au particulier : nom de famille avant prénom, préfecture avant ville, année avant mois avant jour. Si vous écrivez dans votre ordre habituel, les cases ne s'aligneront pas et la personne qui vérifie le formulaire le rendra. Les guichets municipaux ont leur propre routine, décrite dans le guide des procédures de la mairie, cet article reste donc dans le journal lui-même.

Les champs qui apparaissent sur presque tous les formulaires

Photographiez ce tableau et conservez-le sur votre téléphone. Lorsqu'un nouveau formulaire apparaît, faites d'abord correspondre ses étiquettes avec la liste, et seules les cases inconnues restent sur lesquelles poser des questions. Les formulaires diffèrent selon l'entreprise et le bureau, considérez donc la colonne de droite comme une pratique courante plutôt que comme une règle.

Votre nom et la ligne furigana en dessous

Les formes japonaises mettent le nom de famille en premier, et beaucoup impriment 姓 pour le nom de famille et 名 pour le prénom au-dessus de deux cases distinctes. Utilisez l'ordre et l'orthographe de votre carte de séjour, car une inadéquation entre le formulaire et la carte est la raison la plus courante pour laquelle les documents sont retournés. Si votre nom est long, vous pouvez bien remplir la case ; ce qui compte, c'est que chaque caractère soit lisible.

La ligne sous votre nom demande la lecture. Lorsque l'étiquette est imprimée en hiragana comme ふりがな, écrivez hiragana ; quand il est imprimé en katakana comme フリガナ, écrivez katakana. Les noms étrangers sont généralement écrits en katakana sur les deux lignes, ce qui ressemble à une répétition mais c'est ce à quoi le bureau s'attend. Divisez le nom avec un point au milieu si vous l'écrivez déjà de cette façon sur votre carte.

Dates dans deux calendriers

Le Japon utilise à la fois l’année occidentale, 西暦, et l’année de l’ère, 和暦. Une ligne de date de naissance imprime souvent les noms des époques récentes avec de petits cercles afin que vous puissiez sonner le bon, puis laisse des cases pour l'année, le mois et le jour. Si rien n’est imprimé, l’année occidentale convient généralement. La conversion est une simple arithmétique une fois que vous connaissez l’année de début de chaque époque, et les années de changement sont les seules qui méritent d’être vérifiées.

Étant donné que les époques changent au cours d’une année, une date située au début de 1989 ou dans les premiers mois de 2019 peut appartenir soit à l’ancienne époque, soit à la nouvelle. Si vous êtes né dans l’une de ces fenêtres, vérifiez une fois par rapport à un document officiel et mémorisez la réponse plutôt que de recalculer à chaque fois.

L'adresse, du code postal au numéro de chambre

Une adresse japonaise va de la plus grande unité à la plus petite, à l’opposé de l’ordre auquel de nombreux apprenants sont habitués. Commencez par le code postal après le signe 〒, puis la préfecture, la ville ou le quartier, le quartier et les trois chiffres identifiant l'îlot, le terrain et la maison. Le nom du bâtiment et le numéro de la chambre viennent en dernier, et les laisser de côté est la raison la plus courante pour laquelle le courrier et les livraisons échouent.

Certains formulaires divisent l'adresse sur deux lignes, la seconde étant intitulée 建物名 pour le nom du bâtiment. Écrivez le nom du bâtiment en katakana exactement tel qu'il apparaît sur votre contrat, y compris la partie ハイツ ou マンション, et mettez le numéro de la chambre après 号室. Si une boîte demande uniquement 番地, elle veut les chiffres sans le bâtiment.

Téléphone, e-mail, lieu de travail et contact en cas d'urgence

Le bloc de contact est simple mais précis. Les numéros de téléphone sont écrits avec des traits d'union et un formulaire comporte souvent des lignes distinctes pour 自宅 à la maison et 携帯 pour un mobile ; si vous n'avez pas de téléphone fixe, écrivez votre mobile sur la ligne mobile et なし sur l'autre. Les adresses e-mail sont écrites en majuscules et en minuscules telles qu'elles sont réellement, et cela vaut la peine de relire la vôtre au membre du personnel, car un seul mauvais caractère interrompt silencieusement chaque notification ultérieure.

勤務先 veut le nom de votre employeur, et les formulaires plus grands demandent également son adresse et son numéro de téléphone, alors gardez-les sur votre téléphone. 緊急連絡先 est la personne à appeler si quelque chose vous arrive, 続柄 vous demandant quel est son lien avec vous. Choisissez une personne joignable au Japon lorsque cela est possible et dites-lui que vous avez indiqué son numéro.

Encercler, cocher et marquer le champ obligatoire

Là où une forme anglaise attend une coche, une forme japonaise attend très souvent un cercle. L'instruction 該当するものに〇をつけてください signifie dessiner un maru autour de l'option qui s'applique, et le cercle entoure proprement le mot entier plutôt qu'à côté. Une croix, 罰点, se lit comme annulée ou erronée au Japon, alors n'en utilisez jamais une pour marquer votre choix. Des cases à cocher existent, et là, l'instruction est généralement レ点 ou チェック.

• 〇をつける : tracez un cercle autour de l'option qui s'applique à vous
• 該当するものすべてに〇 : encerclez chaque option qui s'applique, pas une seule
• レ点を入れる ou チェックする : cochez l'intérieur d'un carré imprimé
• 必須 ou un rouge ※ : ce champ est obligatoire
• 任意 : facultatif et peut être laissé vide en toute sécurité
• 太枠内のみご記入ください : écrivez uniquement à l'intérieur du cadre en gras
• Remarque : utilisez un stylo à bille noir, pas un crayon ni une encre effaçable.
• 楷書でご記入ください : écrivez en caractères clairs et séparés plutôt qu'en script joint

Corriger une erreur de la manière acceptée

Le liquide correcteur et le ruban correcteur sont généralement refusés sur les formulaires officiels, car ils cachent ce qui s'y trouvait auparavant. La réparation acceptée est une double ligne : tracez deux lignes droites horizontales à travers le mauvais texte, puis écrivez la version correcte au-dessus ou dans l'espace à côté. L’ancien texte reste lisible, et c’est exactement le but. Certains bureaux vous demandent alors d'apposer un petit sceau, appelé 訂正印, à côté de la correction.

Si l'erreur est importante ou si vous avez écrit des informations personnelles dans le mauvais champ, demandez une nouvelle feuille plutôt que de la corriger. Le personnel distribue de nouveaux formulaires toute la journée et préfère le faire plutôt que de traiter un formulaire qu'il ne peut pas lire. Les pratiques varient selon les bureaux et les entreprises, donc une courte question suffit plus vite que de deviner.

Signature, sceau et date de signature

Le bas d'un formulaire comporte généralement trois éléments ensemble : 記入日 pour la date, 署名 ou お名前 pour votre nom et un petit cercle ou carré marqué 印 pour un sceau. Une signature doit être manuscrite de votre part ; taper ou imprimer votre nom dans cette case ne compte pas. Là où apparaît la boîte à sceau, de nombreux formulaires quotidiens acceptent désormais une signature, mais les banques, les contrats et certains documents officiels attendent toujours un hanko.

Si vous possédez un hanko, appuyez dessus avec une pression uniforme sur une surface douce et soulevez-le sans le tordre, afin que la lecture reste propre. Un tampon taché est généralement ré-estampillé à côté du premier plutôt que effacé. Les sceaux enregistrés, utilisés pour les contrats plus importants, constituent une catégorie distincte, et le personnel indiquera clairement quand il en aura besoin.

Interroger un membre du personnel sur un domaine

Le personnel aux guichets passe toute la journée à expliquer les formulaires et n'aura pas moins d'estime pour vous si vous le demandez. Le geste le plus utile consiste à pointer la boîte du doigt et à nommer le problème, plutôt que de s’excuser longuement. Commencez par sumimasen, pointez du doigt et posez une question claire ; si la réponse est trop rapide, mō ichido onegai shimasu vous achète une répétition plus lente sans interrompre l'échange.

Deux réponses méritent d’être reconnues instantanément. こちらにご記入ください, kochira ni go-kinyū kudasai, signifie s'il vous plaît écrivez ici et vient généralement avec un doigt sur la boîte. Par exemple, koko wa kakanakute daijōbu desu, signifie que vous pouvez laisser cette partie seule, et cela vous évite d'inventer une réponse pour un champ destiné au personnel.

Une répétition que vous pouvez faire cette semaine

• Copiez les vingt-cinq étiquettes du tableau sur une page et lisez-les à haute voix jusqu'à ce que vous les reconnaissiez sans les traduire.
• Écrivez votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone en japonais sur une feuille vierge, puis comparez-les avec votre carte de séjour caractère par caractère.
• Convertissez une fois votre date de naissance dans le système des époques et écrivez le résultat sur la même feuille.
• Choisissez votre contact d'urgence, demandez-lui la permission et notez son numéro et le mot 続柄 que vous utiliserez.
• Dites à voix haute les dix contre-questions en désignant à chaque fois une case imaginaire pour que le geste et la phrase arrivent ensemble.
• Conservez une photo d’un formulaire correctement rempli comme modèle pour le prochain.