Japonais écrivant un e-mail de remerciement après un entretien : le courrier O-rei

À quoi sert le courrier o-rei

Le but du courrier o-rei est modeste : remercier l'intervieweur pour son temps, confirmer que vous êtes toujours intéressé et montrer que vous pouvez rédiger un message correct et poli. Ce n'est pas le lieu d'ajouter des arguments en faveur de votre embauche, de poser des questions sur le résultat ou de vous excuser pour des réponses que vous jugez mal passées.

Le courrier est rédigé en keigo professionnel : des formes humbles pour vos propres actions et des formes respectueuses pour les leurs, ainsi que les phrases définies du courrier électronique japonais. Si vous êtes déjà à l'aise avec le cadre général, le nom de l'entreprise et le sama en haut, o-sewa ni natte orimasu, un corps en lignes courtes et un bloc de signature, il vous suffit d'apprendre le contenu spécifique à l'entretien ci-dessous.

UnihongoEn écrivant

面接めんせつのお礼おれいを申し上げもうしあげたく、ご連絡れんらくいたしました。Je vous écris pour vous remercier pour l'interview.

Objet, destinataire et ouverture

La ligne d'objet, kenmei, doit permettre à une personne occupée de voir qui vous êtes et pourquoi vous écrivez sans ouvrir le courrier. Le modèle standard est la phrase mensetsu no o-rei, la date entre parenthèses et votre nom complet. Certains candidats ajoutent également le poste entre parenthèses. Si le recruteur vous a envoyé un e-mail pour organiser l'entretien, répondre dans ce fil avec le sujet inchangé est également normal et rend le fil facile à trouver.

Les premières lignes identifient le lecteur et vous-même. Écrivez le nom complet de l'entreprise, puis le département, puis le nom de la personne avec sama, chacun sur sa propre ligne. Pour votre propre ligne, indiquez la date de l'entretien, le poste et votre nom complet, en utilisant l'humble expression mensetsu o ukesasete itadakimashita, j'ai eu l'opportunité d'être interviewé.

Remercier et mentionner une chose spécifique

Le remerciement lui-même est une phrase, et la version standard est au-dessus : o-isogashii naka, kichō na o-jikan o itadaki, makoto ni arigatō gozaimashita. Ce qui fait sortir un courrier de la pile, c'est la phrase suivante, qui fait référence à quelque chose que vous avez réellement entendu : un projet décrit par l'intervieweur, une explication du travail de l'équipe, un commentaire sur les projets de l'entreprise. Gardez-le sur une ou deux lignes et reliez-le à votre intérêt, pas à vos qualifications.

Le verbe pour entendre un supérieur est ukagau, et le modèle o-hanashi o ukagai, entendre votre explication, est la manière naturelle de commencer cette phrase. Des mots comme miryoku o kanjimashita, qui m'attirent, et rikai ga fukamarimashita, ma compréhension approfondie, sont des façons acceptées et légèrement formelles de dire que quelque chose vous a impressionné.

Retraitement des intérêts et clôture

Après la ligne spécifique, reformulez votre intérêt en une phrase, puis fermez. La phrase de reformulation utilise shibō, aspiration à rejoindre, ou le verbe kōken, contribuer. Ne promettez pas de résultats ; dites que vous aimeriez contribuer, kōken shitai, plutôt que de dire que vous réussirez. Demandez ensuite leur considération auprès de go-kentō no hodo, yoroshiku onegai mōshiagemasu, et ajoutez une courtoisie finale.

Une touche finale courante consiste à dire qu'une réponse est inutile : go-henshin wa fuyō desu, ou plus doucement, go-henshin ni wa oyobimasen. Ceci est prévenant car cela indique à un recruteur occupé qu'il n'a pas besoin de répondre, et cela indique que vous comprenez que le courrier est une courtoisie plutôt qu'une demande. Terminez par un bloc de signature : votre nom complet, ainsi que le numéro de téléphone et l'adresse e-mail que vous avez indiqués sur votre candidature, afin qu'ils puissent vous joindre.

Un modèle complet que vous pouvez adapter

Voici le courrier complet, ligne par ligne, pour un entretien à temps plein. Remplacez l'entreprise, le service, le nom, la date, le poste et la ligne spécifique. Gardez tout le reste. Les lignes sont volontairement courtes : le courrier professionnel japonais se coupe aux limites naturelles des phrases plutôt que de remplir la largeur de l'écran.

Moment, format et quand ne pas envoyer

Le timing fait partie du message. Envoyez sous quelques heures, si possible pendant les heures ouvrables, et au plus tard le lendemain matin. Si deux jours ou plus se sont écoulés, le moment est révolu ; envoyer un remerciement tardif attire l'attention sur le retard, il vaut donc mieux ne pas en envoyer du tout.

Envoyez à partir de la même adresse que celle utilisée pour postuler, en texte brut, sans pièces jointes, images ou polices colorées. Si l'entreprise vous a dit de ne pas la contacter, ou si le processus est entièrement géré par une agence de recrutement ou un portail qui décourage le publipostage, suivez cette instruction : l'agent peut transmettre vos remerciements. Pour un entretien d'embauche à temps partiel dans un magasin, un mail est le bienvenu mais moins attendu ; un court suffit.

• Le jour même, pendant les heures de travail : le meilleur
• Le lendemain matin : bien
• Deux jours ou plus plus tard : sautez-le
• Candidature via une agence : remerciez plutôt l'agent et laissez-le le relayer
• Entretien collectif avec plusieurs enquêteurs : s'adresser au contact recruteur, remercier tout le monde dans le corps
• Entretien en ligne : mêmes règles ; vous pouvez naturellement mentionner le format en ligne

Si l'intervieweur vous a donné une carte de visite, le nom et le service qui y figurent sont ceux à utiliser dans la ligne d'adresse. Vérifiez l'orthographe du nom sur la carte, pas votre mémoire.

Vocabulaire pour le courrier o-rei

Ces mots apparaissent dans presque tous les courriers de remerciement. Les apprendre sous forme d’ensemble donne l’impression que le modèle est le vôtre plutôt que quelque chose de copié.

Des erreurs qui annulent la bonne impression

Les erreurs les plus dommageables sont celles qui changent le ton. En demandant le résultat, kekka wa itsu wakarimasu ka, transforme un remerciement en exigence. S'excuser pour des réponses faibles ou ajouter un argument que vous avez oublié de présenter, cela se transforme en un deuxième entretien. Tout son travail est d'être courtois et bref.

Le deuxième groupe est celui des feuillets keigo : mélanger onsha dans l'écriture, utiliser arigatō gozaimasu au présent pour une interview terminée lorsque arigatō gozaimashita est attendu, écrire le nom de la personne sans sama ou avec san, et doubler les titres honorifiques tels que o-ukagai itashimashita. Le troisième groupe concerne le formatage : une ligne d'objet vague, un courrier sans nom dans les premières lignes, de longs paragraphes ininterrompus et un emoji ou un point d'exclamation n'importe où. Lisez à nouveau le courrier par rapport au modèle avant de l'envoyer.