La disposition standard
Les avis suivent un format fixe compact. Parce qu'ils sont lus d'un seul coup d'œil plutôt que de s'asseoir dessus, la mise en page compte plus que la prose : un lecteur doit être capable d'extraire les informations essentielles en quelques secondes.
Le format indique également immédiatement au lecteur quel type de document il consulte, c'est pourquoi le titre est un simple mot conventionnel plutôt qu'une description.
| Élément | japonais | Position |
|---|---|---|
| Titre | お知らせ | Centré en haut |
| Date | 日付 | En haut à droite |
| Auteur | 発信者 | Sous la date |
| Ligne d'objet | 件名 | Au-dessus du corps |
| Corps | 本文 | Les informations essentielles en priorité |
| Clôture | 以上 | Met fin à l'avis |
Le caractère de clôture est une convention qui marque la fin d'une notice. L’omettre donne l’impression qu’une notice est inachevée pour un lecteur japonais.
Quoi et quand, avant pourquoi
Le corps s'ouvre sur les faits essentiels : ce qui se passe et quand. L’explication suit. Un avis qui s'ouvre avec un arrière-plan permet au lecteur d'obtenir immédiatement les informations dont il a besoin.
Les dates et les heures sont généralement indiquées sur leurs propres lignes plutôt que intégrées dans la prose, de sorte qu'elles peuvent être trouvées sans lecture.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Avis d'inspection d'ascenseur |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Date et heure, sur sa propre ligne |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Localisation, sur sa propre ligne |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Qui cela affecte |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Il ne peut pas être utilisé pendant la période ci-dessus. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Nous nous excusons pour la gêne occasionnée. |
Le registre impersonnel
Un avis n'est adressé à personne en particulier, ce qui modifie le registre. Il évite l’adresse directe utilisée par un e-mail et s’appuie sur des phrases prédéfinies et des constructions passives ou impersonnelles.
C'est pratique pour un apprenant, car les phrases sont fixes et il n'est pas nécessaire de composer quoi que ce soit d'original.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Nous donnons le préavis comme suit. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Cela sera réalisé. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | Cela a été modifié. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Il sera annulé. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Veuillez noter. (demander l'acceptation) |
| 以上 | ijō | C'est tout. Termine l'avis. |
Notez qu’aucun d’entre eux ne nomme un lecteur. Cette impersonnalité est la caractéristique déterminante du registre.
Demandes et interdictions
Les avis demandent souvent aux gens de faire ou de ne pas faire quelque chose, et l'adoucissement conventionnel est ce qui les empêche de les considérer comme des ordres. La phrase de coopération à la fin fait l’essentiel de ce travail.
Une interdiction est généralement énoncée comme une demande plutôt que comme une règle, même lorsqu'il s'agit d'une règle.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Nous sollicitons votre coopération. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | S'il vous plaît, abstenez-vous. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | S'il vous plaît, abstenez-vous. (légèrement plus doux) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | C’est interdit. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | S'il vous plaît, restez silencieux. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Veuillez rapporter vos propres objets à la maison. |
Types d'avis courants
Une poignée de situations représentent la plupart des avis, et chacune a une formulation conventionnelle qui mérite d'être empruntée plutôt que réinventée.
Copier le libellé d'un avis précédent sur le même tableau est tout à fait acceptable et c'est ce que font la plupart des gens.
| Situation | Titre | Note |
|---|---|---|
| informations générales | お知らせ | La valeur par défaut |
| Une demande | お願い | Lorsque vous demandez un comportement |
| Entretien | 工事のお知らせ | Inclure les dates et l'accès |
| Annulation | 中止のお知らせ | Indiquez brièvement la raison |
| Modification des détails | 変更のお知らせ | Etat ancien et nouveau |
| Excuses | お詫び | Pour un problème déjà causé |
Contact et clôture
Un avis se termine par qui l'a émis et comment poser des questions à ce sujet. Omettre le contact est une erreur courante et cela produit un avis sur lequel les gens ne peuvent pas agir.
Le nom du département est souvent utilisé à la place d'un individu, ce qui correspond au registre impersonnel.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Demandes de renseignements auprès du bureau de direction. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | Veuillez contacter les Affaires générales si vous avez des questions. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Responsable : Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Poste : 1234 |
| 以上 | ijō | Met fin à l'avis |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Nous sollicitons votre aimable coopération. |
Incluez toujours un contact. Un avis sans message génère plus de questions qu’il n’en répond, généralement adressé à la personne la plus proche.