Ce dont un e-mail de demande a besoin
Une demande de renseignements est une demande d’informations émanant d’une personne qui n’a encore aucune obligation envers vous, donc la clarté et la courtoisie sont importantes. L'objectif est un e-mail auquel le destinataire peut répondre sans avoir à répondre pour lui demander ce que vous voulez dire.
Les e-mails de demande de renseignements japonais sont généralement courts. Cinq à dix lignes sont typiques, et tout ce qui est plus long est mieux organisé avec des questions numérotées.
- Une ligne d'objet avec le sujet et le mot demande.
- L'organisation et le responsable.
- Une introduction en une ligne de qui vous êtes.
- La question, suffisamment précise pour y répondre.
- Une demande polie de réponse.
- Votre nom et vos coordonnées.
Ligne d'objet et adresse à une personne inconnue
La ligne d'objet indique le sujet suivi de ni tsuite no o-toiawase, une enquête sur. Le bloc d'adresse nomme l'organisation sur une ligne et le responsable sur la suivante.
S'il s'agit de votre premier contact, il est d'usage de présenter de brèves excuses pour avoir écrit à l'improviste avant de vous présenter.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 留学生の入学手続きについてのお問い合わせ | Ryūgakusei no nyūgaku tetsuzuki ni tsuite no o-toiawase | Enquête sur les modalités d'admission des étudiants internationaux |
| 株式会社さくら | Kabushiki-gaisha Sakura | Sakura Co., Ltd. |
| ご担当者様 | Go-tantōsha-sama | Au responsable |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | Veuillez excuser ce message inattendu. |
| マリア・ロペスと申します。 | Maria Ropesu to mōshimasu. | Je m'appelle Maria Lopez. |
Poser clairement votre question
Dites pourquoi vous écrivez en une phrase, puis posez la question. S'il y en a plus d'un, numérotez-les, car une liste numérotée permet au lecteur de répondre facilement à chacun et à vous de voir ce qui reste sans réponse.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 貴社のウェブサイトを拝見し、ご連絡いたしました。 | Kisha no webusaito o haiken shi, go-renraku itashimashita. | J'écris après avoir vu le site Web de votre entreprise. |
| 来年4月入学のコースについて、お伺いしたいことがございます。 | Rainen shigatsu nyūgaku no kōsu ni tsuite, o-ukagai shitai koto ga gozaimasu. | J'ai quelques questions sur le cours qui débutera en avril prochain. |
| 以下の2点について教えていただけますでしょうか。 | Ika no niten ni tsuite oshiete itadakemasu deshō ka. | Pourriez-vous s'il vous plaît me parler des deux points suivants ? |
| 1. 出願の締め切りはいつでしょうか。 | Ichi. Shutsugan no shimekiri wa itsu deshō ka. | 1. Quelle est la date limite de candidature ? |
| 2. 必要な書類を教えてください。 | Ni. Hitsuyō na shorui o oshiete kudasai. | 2. Veuillez me dire quels documents sont requis. |
Formulaires de demande polis, du standard au formel
Le cœur d’une enquête est une demande d’information. Ces formes vont du standard poli au formel ; pour la plupart des demandes, les deux moyens sont idéaux.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 教えていただけますか。 | Oshiete itadakemasu ka. | Pourriez-vous me le dire ? Poli |
| 教えていただけますでしょうか。 | Oshiete itadakemasu deshō ka. | Pourriez-vous me le dire ? Plus poli |
| ご教示いただけますと幸いです。 | Go-kyōji itadakemasu to saiwai desu. | Je serais reconnaissant pour vos conseils. Formel, écrit |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Go-kakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Merci d'avance de vérifier cela. |
Clôture et signature
Remerciez le lecteur pour ses efforts et signez avec votre nom complet, ainsi qu'une adresse e-mail et un numéro de téléphone si une réponse par téléphone peut vous aider. Si vous écrivez depuis l'extérieur du Japon, mentionnez votre fuseau horaire ou votre pays afin qu'aucun appel téléphonique ne soit tenté à minuit.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、ご回答いただけますと幸いです。 | O-tesū o okake shimasu ga, go-kaitō itadakemasu to saiwai desu. | Je suis désolé pour le dérangement, mais je serais reconnaissant d'avoir une réponse. |
| どうぞよろしくお願いいたします。 | Dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Merci beaucoup. |
Faire un suivi quand personne ne répond
Les messages se perdent dans les filtres anti-spam et les boîtes de réception occupées. Après quelques jours ouvrables, envoyez un court suivi faisant référence à votre premier e-mail et permettant la possibilité qu'une réponse croise la vôtre.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 先日お送りしたお問い合わせについて、再度ご連絡いたしました。 | Senjitsu o-okuri shita o-toiawase ni tsuite, saido go-renraku itashimashita. | Je vous écris à nouveau au sujet de la demande que j'ai envoyée l'autre jour. |
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka. | Comment ça avance ? |
| 行き違いでしたら、申し訳ございません。 | Ikichigai deshitara, mōshiwake gozaimasen. | Si nos messages se sont croisés, veuillez accepter mes excuses. |
Une enquête complète, ligne par ligne
Voici une courte et complète enquête auprès d’une école de langues. Il utilise uniquement les expressions ci-dessus et sera lu comme étant clair et convenablement poli.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| さくら日本語学校 ご担当者様 | Sakura Nihongo Gakkō go-tantōsha-sama | Au responsable de l'école japonaise Sakura |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | Veuillez excuser ce message inattendu. |
| マリア・ロペスと申します。 | Maria Ropesu to mōshimasu. | Je m'appelle Maria Lopez. |
| 来年4月入学のコースについて、お伺いしたいことがございます。 | Rainen shigatsu nyūgaku no kōsu ni tsuite, o-ukagai shitai koto ga gozaimasu. | J'ai quelques questions sur le cours qui débutera en avril prochain. |
| 出願の締め切りと必要な書類を教えていただけますでしょうか。 | Shutsugan no shimekiri to hitsuyō na shorui o oshiete itadakemasu deshō ka. | Pourriez-vous s'il vous plaît m'indiquer la date limite de candidature et les documents requis ? |
| お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 | O-tesū o okake shimasu ga, dōzo yoroshiku onegai itashimasu. | Je suis désolé pour le problème et merci beaucoup. |
La version orale d’une enquête utilise en grande partie le même langage. La mission Réserver un restaurant par téléphone d'Unihongo est une bonne pratique pour demander clairement et poliment quand l'autre personne attend votre réponse.