Écrit pour être diffusé
Le fait déterminant d’une proposition japonaise est qu’elle voyage sans vous. Il est transmis, imprimé, discuté lors d'une réunion à laquelle vous n'êtes pas présent et décidé par des personnes qui n'ont aucun contexte au-delà de la page.
Tout le reste en découle. Le document doit lui-même répondre aux questions évidentes, car personne n’est présent pour y répondre, et il doit être suffisamment court pour qu’un lecteur occupé puisse le terminer.
| Section | japonais | Réponses |
|---|---|---|
| Arrière-plan | 景 | Pourquoi maintenant |
| Problème | 課題 | Ce qui est faux |
| Proposition | 提案内容 | Ce que tu veux faire |
| Effet | 期待効果 | Ce qui améliore |
| Coût | 費用 | Ce que ça coûte |
| Calendrier | スケジュール | D'ici quand |
| Risques | リスク | Qu'est-ce qui pourrait mal se passer |
Ce sont ces trois derniers éléments qui rendent une proposition réalisable. Sans coût, calendrier et risque, un lecteur ne peut rien décider et le reportera simplement.
La ligne récapitulative
Commencez par une phrase indiquant ce que vous proposez. Un lecteur qui ne lit rien d’autre devrait savoir ce qui est demandé.
Écrire cette ligne en premier est également un test utile de votre propre réflexion : une proposition qui ne peut être résumée en une phrase n’est généralement pas prête.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Je propose d'introduire le nouveau système. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Je propose de réviser le workflow. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | La proposition est la suivante. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Le but est de réduire le temps de travail. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Trois options ont été comparées. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | En conclusion, l'option A est recommandée. |
Problème avant solution
La section des problèmes fait le travail de persuasion. Un lecteur qui n’accepte pas l’existence d’un problème n’acceptera pas la proposition, aussi bonne soit-elle, et c’est la section que les apprenants ont tendance à écrire trop brièvement.
Quantifiez autant que possible. Un problème énoncé avec un chiffre est beaucoup plus difficile à ignorer qu'un problème énoncé sous forme d'impression.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Actuellement, une vingtaine d'heures par mois sont nécessaires. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Étant manuel, les erreurs se produisent facilement. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Trois incidents se sont produits l'année dernière. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | La charge qui pèse sur le responsable est lourde. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Dans l’état actuel des choses, aucune amélioration n’est attendue. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Une réponse est urgente. |
Les trois premiers sont quantifiés et les autres ne le sont pas. Une proposition avec des chiffres dans la section problème est nettement plus convaincante.
Coût et calendrier
Une proposition sans coût ni calendrier est une idée plutôt qu'une proposition, et elle sera retournée ou différée. C'est également dans ces sections que l'honnêteté paie : une sous-estimation découverte plus tard cause plus de dommages qu'un chiffre honnête plus important ne l'aurait fait.
Lorsqu’un chiffre est incertain, qualifiez-le d’estimation plutôt que de le présenter comme ferme.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Le coût initial est d'environ cinq cent mille yens. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Un coût de fonctionnement mensuel apparaît séparément. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Ceci est une estimation et peut varier. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | L'introduction devrait prendre trois mois. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | La première phase commence le mois prochain. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | L'effet sur les travaux existants est limité. |
Nommer l’objection
Chaque proposition comporte une objection évidente, et le lecteur y pensera, que vous la mentionniez ou non. Le nommer et y répondre est une force ; l’omettre semble soit naïf, soit évasif.
C’est aussi là qu’une proposition gagne la confiance, puisqu’un écrivain qui a anticipé la difficulté a plus de chances d’avoir réfléchi au reste.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Les préoccupations suivantes peuvent être soulevées. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | La charge augmente temporairement lors de l'introduction. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Ce problème est résolu par une introduction progressive. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Le risque est considéré comme limité. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Une alternative a été envisagée mais coûte plus cher. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Si des préoccupations sont soulevées, il sera révisé. |
Mentionner que vous avez envisagé une alternative et pourquoi vous l'avez rejetée est l'un des éléments les plus forts qu'une courte proposition puisse inclure.
Avant de circuler
Comparez le document au lecteur qui le verra sans vous. Peuvent-ils dire ce qui est proposé, ce que cela coûte, quand cela se produit et ce qui pourrait mal se passer, à partir de la seule page ?
La cohérence du style est importante ici comme dans les rapports : les propositions utilisent un style écrit simple et des terminaisons polies mélangées pour marquer le document comme un message plutôt que comme un document.
- La première ligne énonce la proposition.
- La section problème contient au moins un numéro.
- Le coût est divisé en initial et continu.
- Un planning avec une date de début est inclus.
- L’objection évidente est nommée et répondue.
- Le style est cohérent et simple partout.