La structure standard
Les procès-verbaux suivent une présentation conventionnelle qui varie peu d'une entreprise à l'autre, ce qui signifie que la majeure partie du document peut être préparée avant le début de la réunion.
Remplir l'en-tête à l'avance vous laisse libre de vous concentrer sur les deux choses qui nécessitent réellement d'être écoutées : les décisions et les actions.
| Champ | japonais | Qu'est-ce qu'il y a dedans |
|---|---|---|
| Titre | 議事録 | Le nom du document |
| Date et heure | 日時 | Date, début et fin |
| Lieu | 場所 | En salle ou en ligne |
| Participants | 出席者 | Des noms, parfois des départements |
| Ordre du jour | 議題 | Les éléments discutés |
| Décisions | 決定事項 | Ce qui a été convenu |
| Actes | 宿題事項 | Qui fait quoi et quand |
Les deux dernières lignes constituent le point central du document. Tout ce qui se trouve au-dessus d'eux est administratif et peut être rempli au préalable.
Enregistrer les décisions
Une ligne de décision doit indiquer ce qui a été convenu et rien d'autre. Résistez à la tentation d’enregistrer qui a défendu quoi, ce qui est rarement souhaité et peut causer des problèmes plus tard.
La formulation de fin de nom est standard ici et garde les entrées courtes. Les phrases polies complètes rallongent les minutes sans les rendre plus claires.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Introduction du nouveau système approuvé. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | La proposition de budget est reportée à la prochaine fois. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Convenu d'adopter l'option A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | La politique actuelle se poursuit. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | La conclusion est différée. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Détails à considérer séparément. |
Enregistrer les actions
Une action nécessite trois choses : quoi, qui et quand. Une action sans propriétaire ni date limite n'est pas une action, et les procès-verbaux qui omettent l'un ou l'autre constituent la plainte la plus courante à leur sujet.
Si aucune date limite n’a été indiquée lors de la réunion, demandez-la avant de rédiger le procès-verbal plutôt que de la laisser vide.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka : préparer le matériel, d'ici vendredi prochain |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Chaque personne : soumettre des avis, dans cette semaine |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Ventes : confirment les chiffres |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Préparez trois propositions d'ici la prochaine fois |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Propriétaire pas encore décidé |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | La date limite sera communiquée |
Les deux dernières sont des entrées légitimes alors que rien n’était décidé. Il est plus utile d’enregistrer qu’un propriétaire est indécis que de laisser la ligne de côté.
Que laisser de côté
Les minutes sont plus utiles lorsqu’elles sont plus courtes. L'erreur la plus courante est la transcription de la discussion, ce qui produit un document que personne ne lit et qui peut créer des difficultés si des opinions sont attribuées.
Laissez de côté l’argumentation et conservez le résultat, à moins qu’il n’y ait une raison spécifique pour enregistrer comment une décision a été prise.
- Qui n’est pas d’accord avec quoi, à moins que cela doive être enregistré.
- Le va-et-vient d’une discussion.
- Votre propre interprétation de ce que quelqu'un voulait dire.
- Bavardages et digressions.
- Tout ce que vous n'êtes pas certain d'avoir entendu correctement ; demandez plutôt.
Prendre des minutes dans une langue seconde
Prendre quelques minutes tout en apprenant le japonais semble impossible et est gérable, car vous n’avez pas besoin de tout suivre. Vous avez besoin de décisions et d’actions marquées par des phrases prévisibles.
Écouter ces marqueurs plutôt que le contenu est la technique qui fait que cela fonctionne.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Donc, sur cette base. (une décision arrive) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Qui sera responsable ? (une action) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | La date limite est vendredi prochain. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | D'ici la prochaine réunion, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Cette affaire est reportée. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Ceci conclut la réunion. |
Circulant et corrigeant
Envoyez les minutes le jour même. Les corrections sont faciles lorsque les gens se souviennent et impossibles une semaine plus tard, et circuler tôt est aussi le moyen de savoir si vous avez bien compris la réunion.
Il est normal de demander explicitement des corrections et cela soulage la pression exercée sur un document rédigé dans une langue seconde.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | J'envoie le procès-verbal. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Veuillez les vérifier. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Veuillez signaler toute erreur. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Je renvoie la version corrigée. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Il y a des parties que je n'ai pas pu saisir. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Je serais reconnaissant pour tout ajout. |
Il vaut mieux dire clairement que vous n’avez pas pu attraper quelque chose que deviner. Les collègues comblent facilement le vide et le dossier finit par être exact.