L’écoute vaut mieux que la transcription
L’instinct dans une langue seconde est d’écrire autant que possible, car vous ne faites pas confiance à votre mémoire. Ce n’est pas le bon métier : l’écriture consomme l’attention dont la compréhension a besoin, donc des notes détaillées signifient généralement que vous avez moins compris.
La meilleure approche consiste à décider à l’avance de ce que vous capturez et de laisser passer le reste. Pour la plupart des réunions, il s’agit de décisions, de chiffres, de délais et de tout ce qui vous est adressé.
Katakana pour la vitesse
Le katakana est plus rapide à écrire que le kanji et sans ambiguïté à relire, c'est pourquoi de nombreux preneurs de notes japonais l'utilisent pour plus de rapidité, indépendamment de la façon dont le mot serait normalement écrit.
Pour un apprenant cela supprime un véritable goulot d'étranglement, puisqu'il n'est plus nécessaire de rappeler ou de produire un kanji tout en l'écoutant.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| カクニン | kakunin | Confirmation, rédigée rapidement |
| シメキリ | shimekiri | Date limite |
| タントウ | tantō | Responsable |
| ヨサン | yosan | Budget |
| ケッテイ | kettei | Décision |
| シュクダイ | shukudai | Élément d'action |
Les écrire en katakana est un raccourci reconnu plutôt qu'une erreur. Les notes sont pour vous et la vitesse compte plus que l'orthographe.
Abréviations standards
Les lieux de travail japonais utilisent un ensemble d'abréviations conventionnelles qui apparaissent sur les tableaux blancs, dans les notes et dans les messages internes. Les connaître signifie que vous pouvez lire les notes de vos collègues et rédiger les vôtres plus rapidement.
| Court | Complet | Signification |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 打合 | Réunion |
| よろしくお願いします | よろ | Cordialement, notes informelles |
| 確認 | 確 | Vérifier |
| 至急 | 至急 | Urgent |
| 以上 | 以上 | C'est tout, termine une liste |
| 各位 | 各位 | À tous les concernés |
Les deux derniers apparaissent constamment à la fin et au début des notices internes, et leur reconnaissance accélère considérablement la lecture.
Des symboles au lieu de mots
Les relations entre les idées sont beaucoup plus rapides à enregistrer sous forme de symboles que sous forme de mots, et elles survivent à la relecture, contrairement aux phrases à moitié terminées.
Un petit ensemble cohérent vaut mieux qu’un ensemble élaboré dont vous devez vous souvenir.
- Une flèche pour une conséquence ou une prochaine étape.
- Un point d'interrogation pour tout ce que vous n'avez pas saisi, avec un espace à remplir.
- Une case ou une étoile pour tout ce qui vous est attribué.
- Un cercle autour de chaque date et numéro.
- Une ligne dans la marge pour tout ce sur quoi vous devez agir aujourd'hui.
Que capturer textuellement
Certaines choses doivent être écrites exactement et ne peuvent pas être reconstituées ultérieurement : les nombres, les dates, les noms et tout chiffre ayant des conséquences. Dans une deuxième langue, la mémoire de ces langues est nettement pire que dans la première, et la confiance à leur sujet est déplacée.
Tout le reste peut être un mot-clé. La distinction entre ce qu’il faut capturer exactement et ce qu’il faut résumer est au cœur d’un système fonctionnel.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 三月十日まで | sangatsu tōka made | Avant le 10 mars : écrivez exactement |
| 二十個 | nijukko | Vingt unités : écrivez exactement |
| 田中さん担当 | Tanaka-san tantō | Responsable Tanaka : écrivez exactement |
| 予算五十万 | yosan gojūman | Budget cinq cent mille : exactement |
| 方針変更 | hōshin henkō | Changement de politique : un mot-clé suffit |
| 次回検討 | jikai kentō | Réfléchissez la prochaine fois : un mot-clé suffit |
Combler les lacunes par la suite
Les notes prises dans une deuxième langue sont toujours incomplètes, et la différence entre les notes utiles et inutiles réside dans les dix minutes qui suivent la réunion.
Remplissez les points d'interrogation pendant que le contexte est encore dans votre tête. Une heure plus tard, vous aurez oublié de quoi il s'agissait ; un jour plus tard, les notes sont inutilisables.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| すみません、一点確認させてください。 | Sumimasen, itten kakunin sasete kudasai. | Désolé, puis-je confirmer un point ? |
| さきほどの数字をもう一度お願いします。 | Sakihodo no sūji o mō ichido onegai shimasu. | Le chiffre de tout à l’heure, encore une fois s’il vous plaît. |
| 締め切りは来週金曜でしたか。 | Shimekiri wa raishū kin'yō deshita ka. | La date limite était-elle vendredi prochain ? |
| メモを取りきれませんでした。 | Memo o torikiremasen deshita. | Je n'ai pas pu tout noter. |
| あとで議事録を確認します。 | Ato de gijiroku o kakunin shimasu. | Je vérifierai les minutes plus tard. |
| 共有いただけると助かります。 | Kyōyū itadakeru to tasukarimasu. | Cela aiderait si vous pouviez le partager. |
Poser une question de clarification immédiatement après une réunion est facile et normal. Demander trois jours plus tard, alors que vous ne pouvez pas agir, n'est ni l'un ni l'autre.