如何填寫日文表格而不驚慌

為什麼表格看起來比實際上更難

表格使用日文標籤：兩個或三個漢字代表整個問題。 氏名不是一個句子，它是你的全名的盒子，一旦你知道了它，你就到處都知道它。詞彙集很小，並且在銀行帳戶申請、電話合約、健身房會員資格、醫院初診表和學校入學文件中重複出現。學習二十個標籤涵蓋了您將學到的大部分內容。

第二個難點是佈局。日文表格要求資訊按照從一般到具體的固定順序排列：姓在名之前，縣在城市之前，年在月在日之前。如果您按照自己習慣的順序書寫，方框將不會排成一行，檢查表格的人會將其退還。市政櫃檯有自己的慣例，在市政廳程序指南中有所介紹，因此這篇文章與報紙本身有關。

幾乎每個表單上都會出現的字段

拍下這張桌子並將其保存在手機上。當出現新表單時，首先將其標籤與清單進行匹配，然後只詢問不熟悉的方塊。表格因公司和辦公室而異，因此將右側欄視為常見做法而不是規則。

你的名字及其下方的注音線

日本表格將姓氏放在前面，許多在兩個單獨的方框上方印上「姓」（代表姓氏）和「名」（代表名字）。使用居留卡上的順序和拼寫，因為表格和居留卡不符是文件被退回的最常見原因。如果你的名字很長，把方框填緊就可以了；重要的是每個字符都清晰可見。

你名字下面的一行要求閱讀。當標籤以平假名列印為ふりがな時，請寫平假名；當用片假名列印為「furigana」時，請寫片假名。外國名字通常兩行都用片假名書寫，這感覺像是重複，但卻是辦公室所期望的。如果您已經在卡片上這樣寫了，請用中間的點將名稱分開。

兩個日曆中的日期

日本同時使用西暦年和紀年。出生日期行通常會用小圓圈列印最近的時代名稱，以便您可以撥打正確的日期，然後留下代表年、月和日的方塊。如果沒有列印任何內容，則西曆年份通常沒問題。一旦你知道每個時代的起始年份，轉換就是簡單的算術，而轉換年份是唯一值得仔細檢查的年份。

由於紀元在一年中會發生變化，因此 1989 年初或 2019 年前幾個月的日期既可以屬於舊紀元，也可以屬於新紀元。如果您出生在其中一個窗口，請對照官方文件檢查一次並記住答案，而不是每次都重新計算。

地址，從郵遞區號到房間號

日語地址是從最大單位到最小單位，這與許多學習者習慣的順序相反。從〒標記後面的郵遞區號開始，然後是都道府縣、市或區、區，以及識別街區、地段和房屋的三個數字。建築物名稱和房間號碼放在最後，而忽略它們是郵寄和交付失敗的最常見原因。

有些表格將地址分成兩行，第二行標示「建物名」作為建築物名稱。依照合約上的內容用片假名填寫建築物名稱，包括 ハイツ 或 マンション 部分，並在號室後面填寫房間號碼。如果一個盒子只要求番地，那麼它需要的是不包括建築物的數字。

電話、電子郵件、工作場所和緊急聯絡人

接觸塊簡單但精確。電話號碼用連字符書寫，表格中通常有單獨的行，用於家庭的“自宅”和用於手機的“攜帯”；如果您沒有固定電話，請在手機線路上寫上您的手機，在另一條線路上寫上“なし”。電子郵件地址按實際情況採用大寫和小寫字母，值得將您的電子郵件地址讀回給工作人員，因為一個錯誤的字元會默默地破壞以後的每個通知。

勤務先需要您雇主的名稱，較大的表格也要求提供其地址和電話號碼，因此請將其放在手機上。 緊急連絡先是如果你發生什麼事可以打電話給続柄的人，詢問他們與你的關係。盡可能選擇在日本可以聯繫到的人，並告訴他們您已列出了他們的電話號碼。

圈選、勾選和必填欄位標記

英語形式需要一個勾號，而日語形式通常需要一個圓圈。該指令當するものに〇をつけてください的意思是在適用的選項周圍畫一個丸，並且圓圈乾淨地圍繞整個單詞而不是在它旁邊。在日本，“罰點”讀作“取消”或“錯誤”，因此切勿使用十字來標記您的選擇。複選框方塊確實存在，並且那裡的指令通常是 rene 或 チェkku。

• 〇をつける：在適合你的選項周圍畫圈
• 當するものすべてに〇：圈出所有適用的選項，而不僅僅是一個
• re點を入れる 或 チェkkする：在印刷的方塊內打勾
• 必須或紅色※：此欄位必須填寫
• 任意：可選，留空是安全的
• 太枠內のみご記入ください：只寫在粗體框內
• 黒のボールペンでご記入ください：使用黑色原子筆，而不是鉛筆或可擦墨水
• 楷書でご記入ください：用清晰、分開的字符書寫，而不是連體書寫

以可接受的方式修復錯誤

修正液和修正帶通常在官方表格上被拒絕，因為它們隱藏了先前的內容。可接受的修復是雙線：在錯誤文字上畫兩條水平直線，然後在其上方或旁邊的空白處寫下正確的版本。舊文本仍然可讀，這正是重點。有些辦公室會要求您在更正旁邊蓋上一個小印章，稱為「訂正印」。

如果錯誤很大，或者您在完全錯誤的欄位中填寫了個人訊息，請索取一張新的表格，而不是修補它。工作人員整天分發新表格，他們寧願這樣做也不願處理他們無法閱讀的表格。辦公室和公司之間的做法各不相同，因此一個簡短的問題比猜測更快地解決問題。

簽名、印章和簽名日期

表格底部通常同時包含三件事：記入日代表日期，署名或お名前代表您的名字，以及一個小圓圈或方形標記印章作為印章。簽名必須由您手寫；在該框中輸入或列印您的姓名不算在內。在印章盒出現的地方，許多日常表格現在都接受簽名，但銀行、合約和一些官方文件仍然需要印章。

如果您擁有印章，請在柔軟的表面上均勻用力地直接按下它，然後抬起而不要扭曲，這樣讀數就可以保持乾淨。弄髒的印章通常會在第一個印章旁邊重新蓋印，而不是擦掉。用於較重要合約的註冊印章是一個單獨的類別，工作人員會在需要時明確說明。

向工作人員詢問某個領域的狀況

櫃檯工作人員整天都在解釋表格，並且不會因為你的詢問而輕視你。最有用的舉動是指著盒子並指出問題所在，而不是長篇大論地道歉。從 sumimasen 開始，指出並提出一個明確的問題；如果答案太快，mō ichido onegai shimasu 會為您購買較慢的重複次數，而不會中斷交換。

有兩個回應值得立即認可。 こちらにご記入ください，kochira ni go-kinyū kudasai，意思是請寫在這裡，通常用手指放在盒子上。 ここは書かなくて大丈夫です, koko wa kakanakute daijōbu desu，意味著你可以不理會那部分，這樣你就不用為員工的字段發明答案了。

本週你可以進行的排練

• 將表格中的二十五個標籤複製到一頁上並大聲朗讀，直到您無需翻譯即可認出每個標籤。
• 用日文在白紙上寫下自己的姓名、住址和電話號碼，然後與在留卡逐一進行比較。
• 將您的出生日期轉換為紀元系統一次，並將結果寫在同一張紙上。
• 選擇您的緊急聯絡人，徵求他們的許可，並記下他們的電話號碼和您將使用的「続柄」一詞。
• 大聲說出十個反問題，每次都指著一個假想的盒子，這樣手勢和句子就會同時出現。
• 保留一張正確填寫的表格的照片作為下一份表格的範本。