已寫好供傳閱
日本求婚的一個決定性事實是，它的旅行無需您的參與。它會在您沒有參加的會議上轉發、列印、討論，並由沒有頁面之外任何背景的人做出決定。
其他一切都由此而來。該文件本身必須回答顯而易見的問題，因為沒有人在場來回答這些問題，而且文檔必須足夠短，以便忙碌的讀者能夠讀完。
| 部分 | 日本人 | 答案 |
|---|---|---|
| 背景 | 背景 | 為什麼現在 |
| 問題 | 課題 | 怎麼了 |
| 提議 | 提案內容 | 你想做什麼 |
| 影響 | 預期效果 | 有何改進 |
| 成本 | 費用 | 費用是多少 |
| 行程 | 蘇克尤魯 | 到什麼時候 |
| 風險 | 里斯庫 | 可能會出現什麼問題 |
最後三點是使提案具有可操作性的因素。如果沒有成本、進度和風險，讀者就無法做出任何決定，只會推遲。
概要線
用一句話開始，說明你的建議。一個不讀其他書的讀者應該知道所要求的是什麼。
先寫下這句話也是對你自己思考的一個有用的測試：一個不能用一句話概括的提案通常還沒準備好。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | 我建議引入新系統。 |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | 我建議修改工作流程。 |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | 提案如下。 |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | 目的是為了縮短工作時間。 |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | 比較了三種選擇。 |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | 綜上，推薦方案A。 |
解決之前的問題
問題部分負責說服性工作。不承認有問題的讀者不會接受該提案，無論該提案有多好，而學習者在這一部分往往寫得過於簡短。
盡可能量化。用數字表述的問題比用印象表述的問題更難消除。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | 目前每月約需二十個小時。 |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | 由於是手動操作，很容易出現錯誤。 |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | 去年發生了三起事件。 |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | 責任人的負擔很重。 |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | 就目前情況而言，預計不會有任何改善。 |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | 迫切需要做出回應。 |
前三個是量化的，其餘的不是。在問題部分包含數字的提案顯然更有說服力。
成本和時間表
沒有成本和時間表的提案只是一個想法而不是提案，它將被退回或推遲。這些部分也是誠實付出代價的地方：後來發現的低估比更大的誠實數字造成的損失更大。
如果數字不確定，請將其標記為估計值，而不是將其表示為確定的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | 初始成本約為五十萬日圓。 |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | 每月的運行費用單獨產生。 |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | 這是估計值，可能會有所不同。 |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | 介紹預計需要三個月的時間。 |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | 第一階段將於下個月開始。 |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | 對現有工作的影響有限。 |
命名異議
每個提案都有一個明顯的反對意見，無論你是否提及，讀者都會想到它。說出它的名字並回答它是一種力量；忽略它看起來要么天真要么迴避。
這也是提案贏得信任的地方，因為預見到困難的作者更有可能已經考慮了其餘的部分。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | 可以提出以下問題。 |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | 引入期間負擔暫時增加。 |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | 這是透過分階段引入來解決的。 |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | 風險被認為是有限的。 |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | 考慮過另一種選擇，但成本更高。 |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | 如果提出疑慮，我們將對其進行修改。 |
提及您考慮過的替代方案以及拒絕它的原因是簡短提案中最有力的內容之一。
流通前
對照那些在沒有您的情況下也會看到的讀者來檢查該文件。他們能否僅從頁面上得知正在提議的內容、成本、何時發生以及可能出現什麼問題？
風格一致性在這裡很重要，就像在報告中一樣：提案使用簡單的書面風格，並且混合禮貌的結尾將文件標記為訊息而不是文件。
- 第一行陳述了該提案。
- 問題部分至少包含一個數字。
- 成本分為初始成本和持續成本。
- 包括帶有開始日期的時間表。
- 明顯的反對意見被指出並得到答覆。
- 整體風格一致、樸素。