聆聽節拍抄寫
使用第二語言的本能是盡可能地寫下來，因為你不相信自己的記憶力。這是錯誤的做法：寫作消耗了理解所需的注意力，所以大量的筆記通常意味著你理解得更少。
更好的方法是提前決定要捕獲什麼，然後放棄其餘的。對於大多數會議來說，這就是決定、數字、截止日期和任何針對您的內容。
片假名代表速度
片假名的書寫速度比漢字快，而且讀起來也很明確，這就是為什麼許多日本記筆記的人都使用片假名來提高速度，而不管單字通常用什麼寫法。
對於學習者來說，這消除了真正的瓶頸，因為您不再需要在聽的同時回憶或產生漢字。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| カクニン | kakunin | 確認，寫得快 |
| シメキリ | shimekiri | 最後期限 |
| タントウ | tantō | 負責人 |
| ヨサン | yosan | 預算 |
| ケッテイ | kettei | 決定 |
| シュクダイ | shukudai | 行動項目 |
用片假名寫這些是公認的速記而不是錯誤。筆記是為你準備的，速度比拼字法更重要。
標準縮寫
日本工作場所使用一組出現在白板、筆記和內部訊息中的傳統縮寫。了解它們意味著您可以閱讀同事的筆記並更快地編寫自己的筆記。
| 短的 | 滿的 | 意義 |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 打合 | 會議 |
| よろしくお願いします | よろ | 問候，非正式筆記 |
| 確認 | 確實 | 查看 |
| 至急 | 至急 | 緊迫的 |
| 以上 | 以上 | 這就是全部，清單結束 |
| 各位 | 各位 | 致所有相關人士 |
最後兩個經常出現在內部通知的結尾和開頭，識別它們可以大大加快閱讀速度。
用符號代替文字
思想之間的關係以符號的形式記錄比以文字的形式記錄要快得多，而且它們可以以半成品句子無法回讀的方式保存下來。
一套小的、一致的比你必須記住的複雜的一套要好。
- 結果或下一步的箭頭。
- 任何你沒有聽清楚的地方都用問號表示，並有空格可以填寫。
- 一個方框或星星表示分配給您的任何內容。
- 每個日期和數字周圍都有一個圓圈。
- 今天必須採取行動的任何事情的邊緣都有一條線。
逐字捕捉什麼
有些東西必須準確地寫下來，並且以後不能重建：數字、日期、名稱和任何具有後果的數字。在第二語言中，對這些內容的記憶明顯比第一語言差，並且對它們的信心是錯誤的。
其他一切都可以是關鍵字。準確捕捉什麼和總結什麼之間的差異是可行系統的核心。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 三月十日まで | sangatsu tōka made | 3 月 10 日前：準確填寫 |
| 二十個 | nijukko | 二十個單元：準確寫出 |
| 田中さん担当 | Tanaka-san tantō | 田中負責：寫得準確 |
| 予算五十万 | yosan gojūman | 預算五十萬：正好 |
| 方針変更 | hōshin henkō | 政策變化：一個關鍵字就夠了 |
| 次回検討 | jikai kentō | 下次考慮：一個關鍵字就夠了 |
之後填補空白
用第二語言做的筆記總是不完整的，有用和無用的筆記之間的差異就在於會議結束後十分鐘內發生的事情。
當上下文仍在你的腦海中時，填寫問號。一個小時後，你就會忘記這個差距是什麼；一天後，這些筆記就無法使用了。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| すみません、一点確認させてください。 | Sumimasen, itten kakunin sasete kudasai. | 抱歉，我可以確認一點嗎？ |
| さきほどの数字をもう一度お願いします。 | Sakihodo no sūji o mō ichido onegai shimasu. | 之前的圖，請再說一次。 |
| 締め切りは来週金曜でしたか。 | Shimekiri wa raishū kin'yō deshita ka. | 截止日期是下週五嗎？ |
| メモを取りきれませんでした。 | Memo o torikiremasen deshita. | 我無法把這一切都記下來。 |
| あとで議事録を確認します。 | Ato de gijiroku o kakunin shimasu. | 我稍後會查看會議記錄。 |
| 共有いただけると助かります。 | Kyōyū itadakeru to tasukarimasu. | 如果你能分享的話會有幫助。 |
會議結束後立即提出澄清問題是很容易也很正常的事。三天后，當你無法行動時再問，也不是。