當信件仍然勝過電子郵件時
對於大多數目的，日本的通信已轉向電子郵件和訊息傳遞。信件保留在那些正式和努力是訊息一部分的地方：感謝某人的重大恩惠、正式通知和商務問候，以及寫信給那些期待收到信件的人，包括許多老年人。
由於框架是固定的，寫一封信並不像看起來那麼困難。開頭和結尾的語言大部分是固定短語；你自己的話放在中間。
正式信件的組成部分
每個部分都有其工作，並且它們總是以相同的順序出現。
| 部分 | 它的作用 | 實踐中的例子 |
|---|---|---|
| 開場白 | 表示正式程度 | Haikei 標準正式信函 |
| 季節問候 | 確認一年中的時間 | 當月的固定片語 |
| 健康線 | 向讀者詢問或祝愿 | 祝福讀者身體健康 |
| 主要內容 | 說明這封信的用途 | 與 sate 一起引入，意思是現在然後 |
| 收線 | 結束語並祝福讀者一切順利 | 祝福身體健康或未來得到支持 |
| 結束語 | 匹配開頭詞 | Keigu將結束與haikei的一封信 |
| 日期和姓名 | 記錄何時何人 | 日期、寄件者、收件人 |
開頭詞和結尾詞成對出現
開頭詞決定結束詞。混合配對是一個明顯的錯誤，因此首先選擇配對。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 拝啓 | haikei | 標準正式開業 |
| 敬具 | keigu | 與haikei相符的結束語 |
| 謹啓 | kinkei | 更正式的開頭，用於非常尊重的信件 |
| 謹白 | kinpaku | 與 kinkei 相符的結束語 |
| 前略 | zenryaku | 省略季節性問候語的開頭 |
| 草々 | sōsō | 與 zenryaku 相符的結束語 |
| 拝復 | haifuku | 開始回覆信件 |
| かしこ | kashiko | 主要由女性使用的傳統閉合方式，適合許多開口 |
按月份劃分的季節問候
開場白之後是季節性的問候。正式信件通常使用以 no kō 結尾的固定短語，意思是季節，而溫暖的信件則使用有關天氣的簡單句子。
將短語與信件到達的時間相匹配，而不是您開始寫信的時間。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 新春の候 | shinshun no kō | 一月：新春的季節 |
| 春暖の候 | shundan no kō | 四月：春暖花開的季節 |
| 新緑の候 | shinryoku no kō | 五月：新綠葉的季節 |
| 盛夏の候 | seika no kō | 七月和八月：盛夏 |
| 秋冷の候 | shūrei no kō | 十月：秋高氣爽的季節 |
| 師走の候 | shiwasu no kō | 12月：一年中最忙碌的最後一個月 |
| 暑い日が続いておりますが | Atsui hi ga tsuzuite orimasu ga | 隨著炎熱天氣的持續：更柔和的替代品 |
詢問讀者並切入主題
在季節性的問候之後是一行表達希望讀者一切安好的句子。私人信件是寫給該人或其家人的；商業信函強調公司的繁榮。
主要內容然後從 sate 開始，其作用就像現在一樣或轉向手頭的事情。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 皆様にはお健やかにお過ごしのことと存じます。 | Minasama ni wa o-sukoyaka ni o-sugoshi no koto to zonjimasu. | 我相信你們都保持良好。 |
| 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 | Kisha masumasu go-seiei no koto to o-yorokobi mōshiagemasu. | 我們很高興聽到貴公司持續繁榮。 |
| さて、 | Sate, | 現在：介紹一下主要內容 |
| 先日は大変お世話になりました。 | Senjitsu wa taihen o-sewa ni narimashita. | 非常感謝您當天的幫忙。 |
結束行、日期和名稱
結束語結束了這封信，通常在結束語之前表達對讀者健康或持續善意的祝愿。
在垂直字母中，日期位於結束字詞之後，距離頂部稍低。您的姓名位於頁面底部附近，收件人姓名位於最後，靠近頂部，後面是 sama 或其他頭銜。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 末筆ながら、皆様のご健康をお祈り申し上げます。 | Mappitsu nagara, minasama no go-kenkō o o-inori mōshiagemasu. | 最後，祝大家身體健康。 |
| まずは略儀ながら書中にてお礼申し上げます。 | Mazu wa ryakugi nagara shochū nite o-rei mōshiagemasu. | 請暫時接受我的致謝信。 |
| 今後ともよろしくお願い申し上げます。 | Kongo tomo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | 我期待您的繼續支持。 |
| 山田太郎様 | Yamada Tarō-sama | 收件人姓名帶有 sama |
弔唁信是這種結構的主要例外。他們跳過開場白和季節性問候，直接表達同情。
信件或電子郵件，並大聲說出
如果您不確定某種情況是否需要寫信，最安全的方法是發送一封及時電子郵件，並在郵件後附上一封信，以表達任何涉及重大感謝或正式關係的事情。
其中許多短語也出現在正式演講中，尤其是活動中的演講和問候中。在 Unihongo 的 3D 教室或在告別派對演講任務中與 AI 老師一起練習口語版本，可以讓書面形式感覺熟悉而不是記住。